TCH Teilnehmermanagement – für den Mittelstand

Anbieter für Teilnehmermanagement gibt es fast so viele wie Sand am Meer. Doch sie unterscheiden sich zum Teil deutlich voneinander. Manchmal ist weniger einfach mehr. Vor allem dann, wenn du Veranstaltungen für den Mittelstand organisierst. Da kann ein komplexes Tool einfach schon mal ‚etwas zu viel des Guten‘ sein. Wer mit einem flexiblen und dennoch praktikablen Tool gute Erfahrungen gemacht hat, ist Heike Thomas von TCH – Top Conference Hotels.

TCH Teilnehmermanagement für Events

Welche Funktionen brauche ich für mein Teilnehmermanagement unbedingt?

Heike Thomas von TCH Top Conference Hotels
Heike Thomas von TCH Top Conference Hotels

Ganz wichtig ist, dass du mit deinem Tool alle Angaben deiner Teilnehmer registrieren kannst. Dazu gehören die Kontaktdaten wie Namen, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer etc. Letzteres klingt vielleicht komisch, jedoch wollen unsere Kunden häufig ihre Datenbestände auffüllen und aktualisieren. Also, zu einer Event-Registrierung gehört auch die Telefonnummer. Jedenfalls erlebe ich das bei TCH so.

Darüber hinaus brauchst du natürlich die Angaben für alle Event-Bestandteile. Das sind bei durch tch organisierten Veranstaltungen so Angaben wie

  • nehme teil: ja/nein
  • komme mit Partner: ja/nein
  • an folgenden Pre-Events oder Workshops nehme ich teil
  • bin Nicht/Mitglied
  • an folgenden Dinnern nehme ich teil
  • ernähre mich vegetarisch/vegan
  • reise wie folgt an, evtl. Flugnummer und Shuttle-Wunsch

Immer wichtiger werden auch bei TCH diese zwei Einverständnisse:

  • dass fotografiert werden darf
  • Datenverarbeitung – Stichwort: DSGVO

Welche (weiteren) Punkte du davon abfragen musst, hängt von deinem Event ab. Vielleicht gibt es bei dir ja gar keine organisierten Shuttles oder parallele Workshops.

Außerdem sollte dein Onlinetool Bestätigungen an deine Teilnehmer senden und Buchungsänderungen ermöglichen. So weiss dein Teilnehmer stets selbst, was er gebucht hat und kann es auch selbständig ändern.

Was rätst du kleineren Veranstaltern beim Set-up eines Teilnehmermanagement-Systems, TMS?

Wie eben schon angedeutet, hängt das sehr von deiner Veranstaltung ab. Es lohnt sich jedoch auch schon für kleinere Veranstaltungen oder Roadshows. Nutze also die Chancen, die ein digitales Tool bietet.

Du könntest die Termine und das Anmeldeportal für deine Roadshow schon am Anfang des Jahres veröffentlichen. Und selbst wenn sich pro Termin nur relativ wenige Teilnehmer anmelden, musst du auch das nicht mehr manuell erledigen. Wenn du nur bei jedem der sagen wir 20 Teilnehmer dreimal nachhaken musst, hast du schon enorm viel Zeit gespart. Außerdem bewirbst du die anderen Termine so automatisch mit. Cross Selling eben. Das gibt dir außerdem mehr Planungssicherheit.

Wenn du Bedenken hast, dass du den Kontakt zu deinen Teilnehmern verlierst, kann ich dich beruhigen. Das digitale Tool nimmt dir nur die Standard-Aufgaben ab und du sparst so viel Zeit. Außerdem werden deine Daten korrekter, weil der Teilnehmer sie ausfüllt. Und du dadurch auch deine Datenbank vervollständigst.

Ich sage immer: Probiere ein digitales Teilnehmermanagement-System, wie z.B. das von TCH, einmal aus. Erlebe einmal, wie viel Zeit und Nerven du dir ersparen kannst. Dann willst du auch gar nicht mehr zu Excel & Co. zurück.

digitale Tools statt Excel fürs Teilnehmermanagement nutzen
digitale Tools statt Excel fürs Teilnehmermanagement nutzen
Nutze ein digitales Tool für dein Teilnehmermanagement. Wenn du nur bei jedem der sagen wir 20 Teilnehmer dreimal nachhaken musst, hast du schon enorm viel Zeit gespart. 💪💪💪 Klick um zu Tweeten #eventprofs Probiere ein digitales Teilnehmermanagement-System einmal aus. Erlebe einmal, wie viel Zeit und Nerven du dir ersparen kannst. Dann willst du auch gar nicht mehr zu Excel & Co. zurück. 👍👍👍 Klick um zu Tweeten

Was kann das Tool von TCH besonders gut?

Der große Vorteil für dich: Wir von TCH richten dir die Veranstaltung ein. Und wenn du über uns das Tagungshotel und die Zimmer buchst, ist das für dich sogar kostenfrei. Dass wir dabei von den üblichen Vermittlungsprovisionen leben, ist kein Geheimnis.

Wie richten wir das Tool für dich ein? Mit Hilfe einer Checkliste, die du für uns ausfüllst. Dann passen wir alles auf deine Veranstaltung an; natürlich auch das Corporate Design. Anschließend senden wir dir den fertigen Registrierungslink. Diesen kannst du dann intern ausgiebig testen und uns Änderungswünsche mitteilen. Sobald wir von dir das GO haben, löschen wir die Testbuchungen und los geht’s. Für das Set-up brauchen wir meist einen halben Tag Zeit. Wenn deine Veranstaltung komplexer wird, kann das auch mal länger dauern.

Wir wissen, dass es ‘da draußen’ noch viel umfangreiche Anmeldetools gibt. Doch für unsere mittelständischen Kunden reicht dieser Funktionsumfang sehr gut aus.

Ein weiteres Plus unseres Tools ist die Service-Hotline für deine Teilnehmer. Die können wir für dich übernehmen, denn wir haben ja schon die Registrierung aufgesetzt. So kennen wir bereits den Charakter deiner Veranstaltung. Oder wir können die Telefonnummer auf jemanden aus deinem Team weiterleiten. Ganz wie du es möchtest.

Für wen eignet sich euer Tool?

Unser Tool eignet sich für den Mittelstand. Für kleine und mittelgroße Events. Auch für Workshop-Reihen mit – sagen wir – 20 Teilnehmern je Workshop. Natürlich können wir auch Kontingente für Workshops einrichten. Oder einen dreitägigen Kongress mit parallelen Workshops digital abbilden.

#eventprofs Das Tool von TCH eignet sich für den Mittelstand. Für kleine und mittelgroße Events. Auch für Workshop-Reihen mit - sagen wir - 20 Teilnehmern je Workshop. ✅ ✅ ✅ Klick um zu Tweeten

Was kann das TCH Tool nicht?

Verglichen mit anderen Tools konzentrieren wir uns auf die Kernaufgaben und passen das Tool sehr individuell auf deine Bedürfnisse an. Deshalb entwickeln wir das Tool immer weiter. Manches funktioniert noch nicht; wir sind allerdings dran. Z. B. arbeiten wir daran, dass du auch Nachweise für bestimmte Teilnehmergruppen hochladen kannst. Also der klassische Studentenausweis, der zu einem günstigeren Teilnehmerpreis führt. Das laden wir dann einfach manuell für dich im Backend hoch.

Workshops mit unterschiedlichen Kosten für diese und das Inkasso des Teilnahmebeitrages können wir derzeit auch nicht abbilden. Allerdings fragen auch von 100 unserer Kunden nur 2 nach solchen Funktionen. Die meisten Veranstaltungen, die wir betreuen, sind für den Teilnehmer kostenfrei.

Was bedeutet “individuell” anpassbar bei TCH?

Du kannst in unserem Tool frei definieren:

  • wie die Kontaktfelder heißen und welche es geben soll,
  • alle weiteren Abfragen frei gestalten,
  • sämtliche Workshops, Hotelzimmer, Zahlungsdaten etc. abfragen,
  • Teilnehmerstati verwalten,
  • das Corporate Design anpassen,
  • Informationen über DSGVO einbinden,
  • Teilnehmerbestätigungen anpassen, auch so dass wir als TCH gar nicht mehr sichtbar sind,
  • die Hotline für Teilnehmer definieren
  • und vieles mehr.

Das bedeutet, wir passen das Tool von TCH deiner Veranstaltung an. Auch in den Wortlauten.

Bietet ihr personelle Unterstützung an? Also kann ich euch fürs Teilnehmermanagement buchen?

Ja, das ist sogar im Standard-Paket drin. Wir übernehmen für dich beispielsweise das Einladungsmanagement, laden Abstracts hoch, fragen Ausstellerdaten ab oder erledigen das mit den Studentenausweisen. Wenn du möchtest, stellen wir auch die Badges aus oder übernehmen die Betreuung der Teilnehmer vor Ort.

Wie geht ihr bei TCH mit der Transparenz von Preisen und dem Ärger um Plattformen wie hrs & Co. um?

Eine berechtigte Frage, die immer wieder zu Verwirrungen bei Teilnehmern oder auch Veranstaltern führt. Teilnehmer verstehen meist nicht, was Hotels da mit den Preisen machen. Wir sind immer wieder in Konkurrenz mit hrs & Co. Allerdings bieten diese Onlineportale oft nur ein Lockangebot. Da ist dann beispielsweise kein Frühstück drin oder du kannst es schlichtweg nicht stornieren. Meist handelt es sich auch nur um ein kleines Kontingent. So entsteht viel Erklärungsbedarf.

#eventprofs Teilnehmer verstehen meist nicht, was Hotels da mit den Preisen machen. 🤔 Oft bieten diese Onlineportale nur ein Lockangebot. So entsteht viel Erklärungsbedarf. Klick um zu Tweeten

Buchen die Teilnehmer wirklich noch über euch? Oder lieber direkt?

Wer einmal die Lockangebote durchschaut hat, kommt wieder gern zu uns und bucht zu transparenten Preisen und Konditionen. Daher buchen die Teilnehmer wieder zunehmend über uns. Außerdem schätzen sie es, dass sie uns direkt anrufen können – ganz im Gegensatz zu diesen Buchungsportalen.

Hotelzimmer buchen zu transparenten Preisen und Konditionen
Hotelzimmer buchen zu transparenten Preisen und Konditionen

Wie schafft ihr es, mit den Hotels zu kooperieren? Ich kenne Städte, da sind die Hoteliers so satt, dass sie kaum zur Kooperation zu bewegen sind. Also nicht mal Angebote senden oder Kontingente reservieren.

Wir sind seit 10 Jahren auf dem Markt. Außerdem kommen alle aus meinem Team aus der Hotellerie. Wir kennen uns also sehr gut aus; auch mit den Anforderungen und Gepflogenheiten in Hotels. Ich habe extra einen Mitarbeiter nur für die Kontaktpflege mit den Hotels und das zahlt sich aus.

Außerdem liefern wir rechtzeitig die Listen, welche auch stimmen und halten uns an die vereinbarten Fristen. Wenn es um eine Veranstaltung geht, sitzen wir zusammen mit dem Hotel und allen anderen Dienstleistern in einem Boot. Das vergessen manche Agenturen.

Allerdings kann es auch uns passieren, dass auch wir kein Angebot erhalten. Dann ist der Markt wohl einfach gesättigt. Sprich die Hotels sind schon ausgebucht. Für diesen Fall haben wir einen Freesale-Link über hotel.de. So können wir noch Kontingente in Hotels in der Nähe anbieten.

Der USP von TCH ist…

das Tool ist für dich gratis, wenn wir Tagungsräume und Hotelzimmer für dich managen dürfen. Das klingt für viele Erstkunden erst einmal ungewohnt. Dabei nehmen wir unsere Kunden an die Hand. Oder anders ausgedrückt:

Wir liefern dir das fertige Gericht statt einfach nur die einzelnen Zutaten zu senden.

fertiges Menü statt einzelner Zutaten
fertiges Menü statt einzelner Zutaten

Über die Interviewpartnerin

Heike Thomas, Geschäftsführerin und Gründerin von TCH Top Conference Hotels GmbH, kurz tch., organisiert mit ihren 11 Mitarbeitern mit und für dich Veranstaltungen. Und das sogar kostenfrei, wenn sie für dich die Hotelvermittlung übernehmen darf.

 

Hier noch ein paar Anregungen für dich:

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