Virtuelle Events: So verlierst du Teilnehmer bei der Anmeldung

Zugegeben, welche Hürden ein Teilnehmer nimmt und welche er wirklich nicht überspringen mag, ist individuell sehr verschieden. Manch einer ist hartnäckiger als ein anderer. Jedoch gibt es so einige Aspekte, die dazu führen, dass du potenzielle Besucher bei virtuellen Events verlierst. Einiges von dem, was ich dir hier vorstelle, habe ich selbst erlebt, anderes habe ich von anderen erfahren.

Das viel zu überfrachtete Anmeldeformular bei virtuellen Events

Es ist verständlich, dass du für deine virtuellen Veranstaltungen möglichst viel über deine Teilnehmer wissen möchtest. Zum einen kannst du dein virtuelles Event so besser auf die Wünsche deiner Teilnehmer abstimmen und zum anderen funktioniert Matchmaking einfach viel besser mit mehr Daten. Das wiederum fördert das Networking unter den Teilnehmern oder auch das zwischen Teilnehmern und Ausstellern bzw. Sponsoren. Übrigens: Du könntest diese zusätzlichen Daten auch beim Onboarding deiner Teilnehmer abfragen.

Das hier ist mir deutlich für ein kostenfreies Webinar zu lang und hat zu viele Pflichtfelder. Und das ist noch nicht das längste Formular, das ich bisher sah:

"mittellanges" Anmeldeformular
„mittellanges“ Anmeldeformular

Allerdings verschreckst du damit auch potenzielle Event-Besucher. Vor allem, wenn du nur ein kleines Webinar anbietest, musst du nicht die vollständige Firmenanschrift abfragen. Und bei kostenfreien Events versteht kaum jemand, warum er seine Kreditkartendaten oder eine Rechnungsanschrift eintragen soll. Wähle für deine Event-Registrierung daher unbedingt solche Teilnehmermanagement-Lösungen, mit denen du das Anmeldeformular flexibel gestalten kannst. D.h. du blendest sämtliche Zahlungsdaten und -infos bei kostenfreien Events vollständig aus.

Mir ist beides schon passiert. D.h. ich habe Anmeldeprozesse abgebrochen, weil es mir irgendwann zu viel wurde, was der Veranstalter wissen wollte. Und wenn ich nach Kreditkartendaten bei einem kostenfreien Event gefragt werde, bin ich auch weg. 

halte den Anmeldeprozess bei virtuellen Events kurz
halte den Anmeldeprozess bei virtuellen Events kurz

Der fehlende oder unvollständige Kalendereintrag bei virtuellen Events

Organisierst du internationale Online-Events? Oder erwartest du bei deinen virtuellen Veranstaltungen zumindest ein paar Teilnehmer aus anderen Zeitzonen? Dann versende unbedingt in deinen Bestätigungsmails einen Kalendereintrag, der  die lokale Uhrzeit deines potenziellen Besuchers automatisch korrekt berücksichtigt und einträgt. So ersparst du deinem Teilnehmer das Umrechnen oder Recherchieren der korrekten Zeitzone.

Ist das wirklich so wichtig? Nun ja, wie viele E-Mails erhältst du so am Tag? Wie viele Sachen laufen gleichzeitig über deinen Schreibtisch und wie viel Ablenkung gibt es in deinem (Home-)Office? Bei mir rutschen Einladungen aus anderen Zeitzonen ohne Kalendereintrag-Service schon mal durch. 

Apropos Kalendereintrag: Viele Veranstalter versenden lediglich Kalendereinträge für Outlook. Allerdings gibt es mehr Tools als nur Outlook. Z.B. iCal (der Kalender von apple) und Google.

Schickst du mir einen Kalendereintrag ausschließlich als ics-Datei, ist die Chance, dass ich das in den Google-Kalender importiere fast Null.

Besser sind daher Bestätigungsmails die ungefähr so aussehen könnten:

Füge dieses virtuelle Event deinem Kalender hinzu.
Outlook | iCal | Google

Hier ein Praxisbeispiel, das ich erhielt und mich begeisterte, weil ich als Nicht-Outlook-User endlich auch einmal mitbedacht wurde.

Voice Weeks | Anmeldebestätigung
Voice Weeks | Anmeldebestätigung

 

So kannst du Kalendereinträge für unterschiedliche Dienste erstellen

Vielleicht erstellst du schon Kalendereinträge; vielleicht aber auch noch nicht. Hier ist eine Kurzanleitung für die gängigsten drei Services. Bei allen Varianten kannst du die Reminder bereits im Termin festlegen. Oder du erinnerst an dein Event mithilfe deines Mailing-Tools.

Outlook

Generiere einen neuen Termineintrag in Outlook und befülle ihn mit den Daten für dein virtuelles Event. Speicher den Termin und schließe in, um ihn gleich wieder zu öffnen. Jetzt kannst du über „Datei speichern unter“ eine Datei im „iCalender-Format“ speichern. Fertig. Termineinträge für Outlook fügst du als ics-Datei deinem Marketing- oder Bestätigungstool als Anhang hinzu und verlinkst diesen von einem Text oder einem Button.

ics aus Outlook generieren
ics aus Outlook generieren

iCal

Öffne iCal und trage dort einen Termin für dein virtuelles Event ein. Hast du alles angelegt und mindestens einmal gespeichert, ziehst du den Termin einfach auf den Desktop. Die so generierte ics-Datei kannst du als Anhang deinem Mailing-Programm hinzufügen und vom entsprechenden Text in deinen Bestätigungsmails auf den Anhang verlinken.

Termineintrag für ical für virtuelle Events generieren
Termineintrag für ical im Rahmen von virtuellen Events generieren

 

Du hast selbst kein iCal oder Outlook auf deinem Rechner? Dann nutze ics-Generatoren wie z.B. sitepackage.de. ?

ics Generator von sitepackage
ics Generator von sitepackage

Google 

Öffne den Google-Kalender und trage einen Termin für deine virtuelle Veranstaltung ein. Du musst den Termin mindestens einmal speichern, da sonst das Menü „Weitere Aktionen“ nicht erscheint. Klicke dann auf „Termin veröffentlichen“ und schon erscheinen die Links und der HTML-Code für deinen Termin. Diese fügst du dann einfach deinen Bestätigungsmails hinzu.

für Google Kalendereintrag generieren und bei virtuellen Events für Terminversand nutzen
für Google Kalendereintrag generieren und bei virtuellen Events für Terminversand nutzen
#eventprofs Hand aufs Herz. Verlierst du möglicherweise Teilnehmer schon im Anmeldeprozess, weil du keinen Google-Kalendereintrag anbietest? ? Klick um zu Tweeten

 

Fehlende Reminder bei virtuellen Events

Ich höre und erlebe es immer wieder: Virtuelle Events für die es keine Reminder gibt. Dabei sind gerade bei virtuellen Events die Erinnerungen an den Termin so wichtig. Schließlich plant (fast) niemand mehr eine Anreise oder eine Übernachtung. Daher rauschen auch Termine für spannende virtuelle Events bei zahlreichen Teilnehmern einfach so durch.

Kürzlich habe ich mich für eine virtuelle Preisverleihung angemeldet und erhielt die Reminder im folgenden Takt:

  • 1 Woche vor dem virtuellen Event
  • dann 1 Tag vor dem virtuellen Event
  • plus 1 Stunde vor dem virtuellen Event
  • sowie 10 Minuten vor dem virtuellen Event

Das mag dir vielleicht zu viel und zu „spammig“ erscheinen. Allerdings funktioniert es und senkt deutlich die No-Show-Rate deiner Teilnehmer. Es ist ein bisschen wie mit den Pop-Ups für Newsletterabos & Co. Ja, sie nerven, aber sie funktionieren.

E-Mails managen

Die manuelle Bearbeitung von Anmeldebestätigungen

Gut, damit verlierst du vielleicht nicht unbedingt Teilnehmer. Fragen hinterlässt das bei dem ein oder anderen schon. Vor allem, wenn du in der Agenda Themen wie Digitalisierung und Innovationen in den Mittelpunkt stellst und ein kostenfreies Event anbietest. Wer dann als Veranstalter manuelle Anmeldeprozesse zu erkennen gibt, verliert an Glaubwürdigkeit.

 

Oder warum muss bei einem kostenfreien, virtuellen Event eine Anmeldung noch einmal überprüft bzw. bearbeitet werden?

manuelle Prüfung von Anmeldungen bei virtuellen Events
manuelle Prüfung von Anmeldungen bei virtuellen Events
#eventprofs Hand aufs Herz. Prüfst du als Veranstalter bei einem kostenfreien Online-Event eine Anmeldung noch einmal manuell bevor du die Bestätigung verschickst? ? Klick um zu Tweeten

 

Behördensprache in der Kommunikation

Versuche so zu kommunizieren, dass das Wesentliche ansprechend herüberkommt. D.h. die Sprache sollte so gewählt sein, dass du Offensichtliches oder für den Empfänger Uninteressantes gar nicht mehr kommunizierst.

Formulierungen aus Sicht des Absenders – statt aus Sicht des Empfängers – sind u.a.:

„Ihre Willkommensmail“  ?  Damit unterscheidest du dich nicht von anderen Absendern. Stell dir daher unbedingt folgende Fragen: Was macht deine Willkommensmail aus? Und was kann der Leser schon vom Betreff der E-Mail ableiten? Warum sollte er diese öffnen?

„Newsletter 57/2021“ oder „März Newsletter 2021“ ? Eine Betreffzeile, die ich sehr häufig in Behörden und öffentlichen Institutionen sehe. Warum sollte ein Teilnehmer oder Leser sich dafür interessieren, wie viele Newsletter der Absender bereits verschickt hat? Und was verrät die Betreffzeile mit der Monatsangabe? Wenig. Deshalb ist die Öffnungsrate solcher E-Mails, Bestätigungen und Newsletter geringer als bei Nachrichten mit einer packenden, spannenden Betreffzeile.

Das gilt natürlich auch für die Betreffzeilen von Einladungen oder Bestätigungen zu virtuellen Events.

"You are invited" statt "Ihre Anmeldungsbestätigungsmail"
„You are invited“ statt „Ihre Anmeldungsbestätigungsmail“ | © Virtual Events Institute

 

#eventprofs Was verrät die Betreffzeile mit der Monatsangabe? Wenig. Deshalb ist die Öffnungsrate solcher E-Mails geringer als bei Nachrichten mit einer packenden, spannenden Betreffzeile. Klick um zu Tweeten

Fazit

Teilnehmer von virtuellen Events sind oftmals unter Zeitdruck, haben viele alternative Online-Events zur Auswahl und die Ablenkung ist stets nur einen Mausklick entfernt. Mach ihnen daher die Anmeldung zu deinem virtuellen Event so leicht wie möglich. Sonst sind sie weg bevor dein Event überhaupt begonnen hat.

 

 

 

 

 

Virtuelle Events: So verlierst du Teilnehmer bei der Anmeldung