Die Zeit von Excellisten zur Verwaltung deiner Teilnehmer ist spätestens 2020 vorbei. Wer Teilnehmer managen will und muss, die sowohl onsite als auch online dabei sein können, braucht eine professionelle Software für hybride Events. Ein Teilnehmermanagement, welches dich dabei unterstützt Abstände zwischen den Teilnehmern einhalten zu können und zugleich Zugang zu den virtuellen Parts deines Events ermöglicht. Was eine Teilnehmer-Software für hybride Events im Detail können und welche Features sie haben sollte, erfährst du in diesem Beitrag.
Teilnehmer onsite und online managen
Oftmals ist eine Teilnehmer-Software auf auf eine Variante spezialisiert: Onsite oder online. Dabei wird es jetzt wichtig, dass du alle Teilnehmer über ein System managen kannst. Und zwar möglichst effizient und nahtlos (gern auch ‘frictionless’ genannt). D.h. dein Teilnehmer soll nicht merken, dass er von einem Tool ins andere geschickt wird und sich dort nochmal registrieren müssen. Außerdem willst du wahrscheinlich keine Teilnehmerliste aus deiner ‘Kern-Software’ an den Anbieter virtueller Events per xls oder csv senden, und dann von diesem eine Liste mit Passwörtern zurückgeschickt bekommen. Kann man machen. Dauert aber ewig und gerade kurz vor dem Event hast du einfach keine Zeit für solche manuellen Tätigkeiten. Das ist IT ad absurdum.
Such dir daher einen Anbieter, der das nahtlos bereits integriert hat oder für dich eine Schnittstelle bauen kann. Von deinem Teilnehmermanagement-Tool zu deiner virtuellen Eventplattform und zurück. Also einen, der sowohl die onsite-Teilnehmer als auch die online-Teilnehmer handeln kann.
Kontaktloser Check-in
Excellisten und Namensschilder beim Check-in auslegen, war einmal. Ebenfalls die liebgewonnene Angelegenheit, dies durch Hostessen oder das eigene Team auszugeben. Jetzt kommt es allerdings auf den kontaktlosen Check-in an.
Nutze eine Teilnehmer-Software, die den Check-in kontaktlos abbilden kann. Beispielsweise durch Scannen eines Barcodes an einer Säule, die niemand mehr manuell bedienen muss. Natürlich kannst du auch transparente Trennwände aufstellen, um deine Mitarbeiter und deine Besucher zu schützen.
Wähle dabei stets Check-in Systeme, die nicht berührt werden müssen. Eben ganz so wie es mittlerweile an jeder Supermarktkasse möglich ist.
Abstände wahren – Teilnehmerdichte entzerren
Schau mal in den Ratgeber des „Netzwerk Event Hygiene“. Auch dort siehst du, dass es ab sofort wichtig ist, die Teilnehmerdichte zu entzerren. Dazu schlagen die Experten dir unter anderem vor, dass deine Teilnehmer-Software individuelle Zeitslots für den Check-in deiner Besucher ermöglicht.
Natürlich könntest du sie immer noch wie im Supermarkt einfach in einer größeren Schlange warten lassen, allerdings wartet niemand gern. Auch, wenn wir das gerade einigermaßen verständnisvoll ertragen. Besser ist es, wenn du die Wartezeit für deine Teilnehmer verkürzt und ihnen individuelle Check-in Zeiten ermöglichst.
Versuchst du das mit einer Excelliste umzusetzen, kommst du schnell an deine Grenzen. Denk nur einmal daran, wie das System in sich zusammenbricht, sollte auch nur wenige Gäste später erscheinen – weil die U-Bahn unpünktlich war. Eine gute Teilnehmer-Software kann mit solchen Ausfällen und Nachrückern umgehen, denn sie hat gleich von Anfang an einen entsprechenden Algorithmus eingebaut. Per Hand wirst du wahnsinnig – das kann ich dir aus eigener Erfahrung schon vom manuellen Handling von Wartelisten verraten.
Apropos Abstände wahren: Alles, was dir Indoor Analytics erlaubt, wird künftig hilfreich und relevant. Zum einen für die Abstände, zum anderen für dynamische Preisgestaltung bei der Vermietung von Ausstellerflächen und Co. Oder auch fürs automatische Reinigen von stark frequentierten Bereichen – z.B. von WC-Räumen.
Teilnehmer tracken – für alle Sessions
Noch immer gibt es keine Tracing-App für Deutschland. Deshalb ist es umso wichtiger, dass du mithilfe deiner Teilnehmer-Software nachvollziehen kannst, wer wann bei dir zu Gast war. Damit meine ich sowohl dein Hauptevent als auch die einzelnen Breakout-Sessions.
Für manch einen war das schon vorher wichtig, z.B. weil Ärzte für ihre Fortbildungspunkte nachweisen mussten, wie lange sie in welchem Workshop waren. Nun wird es für die Kontaktverfolgung wichtig und ebenso für die Einhaltung der Teilnehmerdichte.
Sitzplätze mit der Teilnehmer-Software reservieren
Was es schon lange, allerdings nur von wenigen Anbietern von Teilnehmer-Software gibt: Sitzplätze mittels Teilnehmermanagement-System verwalten. Das geht unter anderem mit colada oder allseated. So erhalten deine Teilnehmer garantiert einen Platz, können den bevorzugten schon wie im Flieger oder bei Konzerten auswählen und du kannst dynamische Preise dafür festlegen. Oder auch an Sponsoren & Co. komplette Tische verkaufen.
Der Anbieter pretix sagt übrigens von sich selbst, dass er Covid-19 konforme Sitzplatzbuchungen vornehmen und dabei zugleich deine Räume maximal auslasten kann.
Revisionssichere Datenerfassung und Dokumentation
Neben der Kontrolle des Zutrittsrechts, der gebuchten Ankunftszeiten, dem kontaktlosen Check-in schlagen die Experten des Netzwerks Event Hygiene auch vor, dass du künftig eine manipulationssichere, elektronische Anwesenheitserfassung und -speicherung vornimmst. Dazu gehören zum Beispiel die automatische Dokumentation und Speicherung von Kontaktdaten inklusive Zeitstempel für den Einlass beim Event bzw. für die besuchten Bereiche.
Dazu gehört auch eine Speicherung zur Nachverfolgung möglicher Infektionsketten.
Alternativ kannst du das auch manuell erfassen und ablegen. Je größer dein Event wird, desto schwieriger wird diese Aufgabe auf manuellem Wege.
In Echtzeit mit allen Teilnehmern kommunizieren
Was immer auch auf deinem Event geschieht, es ist wichtig, dass du in Echtzeit mit allen Akteuren und Teilnehmern kommunizieren kannst. Zum Beispiel über Push-Nachrichten in der Event-App oder auch über Nachrichten an bestimmte Gruppen deines Events. Sollten beispielsweise eine Person in einem bestimmten Workshop Symptome aufweisen, solltest du zumindest alle betreffenden Workshop-Teilnehmer informieren können. Taucht ein Verdachtsfall bei einem Dienstleister auf, solltest du in dieser Gruppe gezielt informieren können.
Was auch immer passiert, du musst gezielt und schnell kommunizieren können. E-Mail-Verteiler an alle sind da einfach zu langsam und mit zu hohen Streuverlusten. Besser sind Push-Nachrichten übers Smartphone an genau die Teilgruppe, die es betrifft – über eine smarte Teilnehmer-Software.
Fazit
Spätestens 2020 wird’s Zeit, dass du eine professionelle Teilnehmer-Software nutzt. Wie umfangreich deren Funktionen sein sollten, hängt sehr von dem Charakter und der Größe deines Events ab.
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