Teilnehmermanagement Tool – so gelingt dir der Umstieg

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Stehst du auf deiner Veranstaltung mit einer Papierliste in der Hand am Check-In und hakst ab, wer da ist? Was meinst du, wie professionell das mittlerweile auf deine Kunden wirkt? Hm, wahrscheinlich outest du dich damit nicht gerade als digitaler Vorreiter. Und vielleicht auch nicht als professioneller Eventmanager? Du meinst, deine Zielgruppe ist nicht online affin? Dann lies doch mal diesen Erfahrungsbericht der Eventmanagerinnen Kathrin Horn und Katharina Lippertz von T-Systems. Der Umstieg auf ein Teilnehmermanagement Tool kann wirklich einfach sein. Wenn du einfach mal anfängst.

Übrigens findest du auf meinem Blog einige Tipps und Fragen zur Auswahl der richtigen Software für dein Teilnehmermanagement. In Kürze gibt’s auch ein ebook dazu. Mit einer echten Übersicht der Anbieter. Ja, so mit einer Vergleichstabelle – wie du es von Stiftung Warentest & Co. gewohnt bist. Willst du das auch haben, dann abonniere am besten gleich meinen Newsletter.

Nun aber los: Wie klappt denn nun der Einstieg und Umstieg auf eine neue oder andere Software für dein Teilnehmermanagement? 🤔

Wie seid ihr eigentlich auf die Idee gekommen, dass es höchste Zeit wurde für eine Teilnehmermanagement Tool?

Katharina Horn | Events bei T-Systems
Kathrin Horn | T-Systems Multimedia Solutions GmbH

Dafür gab’s gleich mehrere Gründe. Zum Einen sind wir ja ein Anbieter digitaler Lösungen. Wenn wir also digitale Lösungen an unsere Kunden verkaufen wollen, müssen wir selbst mit gutem Beispiel vorangehen. Wir wollten also selbst digitaler werden, um so auch glaubwürdiger gegenüber unseren Kunden zu sein.

Zum Anderen war der analoge Prozess des Teilnehmermanagements echt aufwändig. Sowohl was die vielen Änderungen in Excel durch Umbuchungen und Stornierungen betrifft als auch das Arbeiten beim Check-In vor Ort. Wir standen also mit gedruckten Listen am Check-In und haben manuell vermerkt, wer schon eingecheckt hat. Dazu kamen noch die Namensänderungen vor Ort. Du kennst das bestimmt: Da kommt Herr Mueller und wir hatten ihn auf der Liste mit “ü” statt mit “ue”. Gleiches dann natürlich für sein Namensschild. Und dann haben wir vor Ort das Schild nochmal schnell nachproduziert. Das dauerte viel länger als eine digitale Lösung das erledigen kann. Außerdem wirkt es einfach nicht besonders professionell.

Katharina Lippertz | Events bei T-Systems
Katharina Lippertz | T-Systems Multimedia Solutions GmbH

Auf anderen B2B-Events, vor allem auf Messen, haben wir als Teilnehmer gesehen, wie’s andere machen. Und siehe da: Mit einem Teilnehmermanagement Tool ging deutlich schneller und professioneller. QR-Code scannen und zack … waren wir eingecheckt. Da lagen einfach keine Papierlisten mit mehreren Seiten herum. Das hat uns gut gefallen. Das wollten wir auch als Standard bei uns etablieren.

Darüber hinaus ist bei uns das Thema Lead Management sehr wichtig. Unsere Vertriebler wollen natürlich wissen, wer von ihren Kunden schon bei der Veranstaltung vor Ort angekommen ist. Fragen wie “Ist denn Herr Mueller schon da?” haben wir immer mit einem langen “Mooooooment” beantwortet. Dann haben wir auf der mehrseitigen Liste per Hand gesucht, ob Herr Mueller schon abgehakt war. Das dauerte einfach zu lange – für uns und für die Kollegen aus dem Vertrieb.

Wen musstet ihr zuvor überzeugen, dass eine Software für euer Teilnehmermanagement her muss?

Wir können zwar glücklicherweise in unserem Job ziemlich frei entscheiden und eigenverantwortlich arbeiten, eine Freigabe für das neue Teilnehmermanagement Tool brauchten wir natürlich trotzdem. Unseren Vorgesetzten konnten wir ziemlich einfach von unserem Vorschlag überzeugen. Wir haben ihm die Vorteile dargestellt und los ging’s. Außerdem sind unsere anderen Kollegen ebenfalls ziemlich digital aufgestellt. In einem Unternehmen für digitale Dienstleistungen war die Argumentation also ziemlich einfach.

Unser Motto bei neuen Ideen lautet: “Ein Nein hast du schon, ein Ja kannst du bekommen”.

Für das neue Teilnehmermanagement Tool haben wir übrigens keinen konkreten Budgetrahmen vorgegeben bekommen. Allerdings müssen wir dafür mindestens 3 Angebote einholen. Das ist ja in den meisten Unternehmen so.

Ja zum Teilnehmermanagement Tool

Wie seid ihr bei der Suche nach einer neuen Software vorgegangen?

Wie schon gesagt: 3 Angebote mussten wir einholen. Und dann haben wir ganz klassisch gegoogelt. SEO und SEA sind also wichtig, wenn du als Anbieter einer Software für Teilnehmermanagement gefunden werden willst.

Außerdem haben wir Andere nach Empfehlungen und Erfahrungen gefragt. Und als Tochter der Telekom haben wir natürlich auch in der Muttergesellschaft schon IT-Anbieter auf unserer Liste. Das bedeutet, dass wir unsere Kollegen ebenfalls nach Erfahrungen befragen konnten.

Dann haben wir uns einen Leistungskatalog erstellt und eine User-Story entwickelt. Das bedeutet, wir haben notiert, wie soll der Weg des Kunden ablaufen.

Teilnehmermanagement Tool | User-Story entwickeln

Ihr habt also für die Auswahl eurer Software eine User-Story entwickelt?

Ja, wie eben schon angedeutet. Wir haben uns genau überlegt, wie der erste, der zweite, der dritte … Schritt aussehen soll.

In unsere engere Wahl sind übrigens sieben Anbieter gekommen. Drei von denen haben auch die Wünsche der User-Story und die weiteren Kriterien erfüllt.

Welche Auswahlkriterien waren euch für euer neues Teilnehmermanagement Tool wichtig?

Einige, zum Beispiel:

  • Für uns als Konzerntochter war vor allem der Datenschutz sehr wichtig. Wir wollen und müssen jederzeit wissen, wo die Daten liegen.
  • Außerdem wollten wir alles aus einer Hand erhalten. Also sowohl eine Software für Teilnehmermanagement als auch die digitale Lead-Erfassung. Du erinnerst dich an die Fragen unserer Vertriebskollegen? Das war uns ebenfalls wichtig.
  • Der Preis spielt natürlich auch eine Rolle. Doch am Ende des Tages waren die angebotenen Preise gar nicht so unterschiedlich.

Für uns war außerdem wichtig, dass wir genau die Leistungen buchen können, die wir brauchen. Bei manchen Anbietern war nur ein Gesamtpaket buchbar. Einige Teile davon brauchten wir aber gar nicht. Und die ließen sich dann nicht aus dem Angebot herausnehmen. Du musst also vorher genau wissen, was du brauchst für dein Teilnehmermanagement oder für dein Eventmanagement.

Teilnehmermanagement Tool muss Datenschutz beachten

Wie viele Anbieter habt ihr euch zuvor angeschaut?

Sieben Anbieter für Teilnehmermanagement hatten wir uns insgesamt rausgesucht. Mit denen haben wir dann auch telefoniert und per E-Mail kommuniziert. Zu zwei Anbietern sind wir auch persönlich hingefahren, d.h. in deren Showroom. Allein aus Zeitgründen konnten wir nicht alle persönlich besuchen oder gar zu uns einladen.

Zurück zu den Showrooms: Das ist eine tolle Sache! Wir haben uns von den Anbietern zeigen lassen, wie das System funktioniert und wie es wirkt. Da waren dann zum Beispiel Counter aufgebaut und wir konnten eine Teilnehmerregistrierung live erleben. Das hat uns wirklich sehr geholfen. So konnten wir uns das Teilnehmermanagement wirklich vorstellen. 😍

Unser Tipp für alle, die eine Software suchen oder anbieten: Macht den Check-In oder die neue Software so anfassbar wie möglich.

Teilnehmermanagement Tool zum Anfassen

#eventtech Unser Tipp für alle, die eine Software suchen oder anbieten: Macht den Check-In oder die neue Software im Auswahlprozess so anfassbar wie möglich. ✅ ✅ ✅ Klick um zu Tweeten

Wann habt ihr mit der Suche nach einer neuen Software für Teilnehmermanagement angefangen?

So circa 9 Monate vor der Veranstaltung. Bis die neue Software dann wirklich richtig funktionierte, haben wir schon noch die ein oder andere Schleife gedreht.

Wir empfehlen: Sobald die Eckdaten der Veranstaltung feststehen, solltest du mit der Suche nach deiner Eventsoftware beginnen. Spätestens so vier bis sechs Monate vorher.

#eventtech Sobald die Eckdaten der Veranstaltung feststehen, solltest du mit der Suche nach deiner Eventsoftware beginnen. Spätestens so vier bis sechs Monate vorher. ✔️✔️✔️ Klick um zu Tweeten

Rückblickend: Hat sich der Einsatz der Software gelohnt? Hat er die Kosten gerechtfertigt?

Auf jeden Fall!

  1. Kosten und Nutzen stehen in einem guten Verhältnis! Unser manueller Aufwand entfällt jetzt. Das bedeutet für uns, dass wir deutlich weniger Personalkosten verursachen. Außerdem haben wir nun weniger Fehler im System. Du erinnerst dich an die Geschichte von Herrn Mueller und seinem Namensschild?
  2. Auch bei unseren Kunden kam die neue Software fürs Teilnehmermanagement sehr gut an. Sogar bei unserer eher konservativen Zielgruppe. Unsere Kunden haben wie selbstverständlich digital eingecheckt – auch die Skeptiker. Auch die, die sonst alles ihre Sekretärin buchen und ausdrucken lassen.
  3. Unseren Kunden hat vor allem die integrierte Event App mit der Agenda, also dem Programm) und das Votingtool gefallen. An den Umfragen haben viele begeistert teilgenommen. Wir haben also die Veranstaltung auch deutlich interaktiver gemacht.
  4. Darüber hinaus haben sich unsere Kollegen vor allem aus dem Vertrieb über das neue Tool fürs Teilnehmermanagement gefreut. Sie wussten einfach immer sofort, wer von ihren Kunden da ist und wer nicht.PS: Wir haben uns auch gefreut, weil wir auf Knopfdruck wussten, wie viele Personen schon eingecheckt sind und ob wir mit dem Vortragsprogramm beginnen können oder noch warten sollten.

Zeit und Geld sparen

Was würdet ihr mit dem heutigen Wissen bei der Auswahl eures Teilnehmermanagement Tool anders machen?

Eine gute Frage. 😎 In der Tat würden wir etwas anders machen. Besser gesagt würden wir mit heutigem Wissen auch auf andere Leistungen des Teilnehmermanagement Tools Wert legen.

Erstens wäre uns wichtig, dass wir die Daten der Veranstaltung direkt, also automatisch!, in unser CRM einspielen können. In Echtzeit. Also: Wer hat wann wie und wo eingecheckt? Und nicht nur: “Herr Mueller war angemeldet und auch persönlich vor Ort”.

Wir haben das jetzt nach der Veranstaltung erledigt und das war wirklich aufwändig. Vor allem weil wir auch die Leads per xls-Liste übertragen mussten. Eine echte Schnittstelle wäre hier wirklich hilfreich und zeitsparend.

Und Zweitens: Die Teilnehmer-App lief auf allen drei wichtigen Betriebssystemen (iOS, Android, Microsoft), jedoch die Leaderfassungs-App nicht. Die war nur für unsere Vertriebler gedacht und von denen dachten wir, dass sie alle iOS (also iPhones) haben.
An unsere Kunden haben wir also sehr gut gedacht; nur unsere Vertriebskollegen haben wir nicht gründlich genug befragt. 😱

Teilnehmermanagement Tool | Schnittstellen sind sehr wichtig

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Was ist denn aus eurer Sicht der größte Vorteil der neuen Software für eure Veranstaltungen?

Da gibt’s viele Vorteile.

Beispielsweise sind wir jetzt beim Check-In viel schneller. Wir haben jetzt einen Self-Service Check-In und nur noch eine Kollegin dort, die den Kunden hilft oder sie freundlich begrüßt. Das ewige Suchen und Abhaken auf der Teilnehmerliste entfällt. Die Warteschlangen damit ebenfalls.

Außerdem wissen wir in Echtzeit: Wer ist da? Wer fehlt? Wie viele Leute sind gerade vor Ort? Können wir mit dem Programm starten?

Darüber hinaus positionieren wir uns als Digital-Dienstleister. Intern und extern. Dieses Image haben wir auf jeden Fall dank des Teilnehmermanagement Tools stärken können. Unsere Teilnehmer haben immer wieder gesagt: “Ach, das ist toll, das ist ja digital.” und wie selbstverständlich den QR-Code genutzt. Es kommt also gut bei unserer Zielgruppe an.

Schneller Einchecken dank QR-Code

Übrigens wurden wir von vielen Teilnehmern auf unsere persönliche Kommunikation angesprochen. Denn wir haben die QR-Codes für den Einlass immer mit einem persönlichen Absender versehen. Also vorname.name@… Das kam sehr gut an. Die meisten erinnerten sich, dass sie von uns persönlich eine E-Mail erhielten. Und eben nicht von service@, newsletter@, event@… Auch wer seine E-Mail mit dem QR-Code nicht gleich parat hatte, an unsere Namen erinnerte er sich.

Über die Interviewpartnerinnen

Kathrin Horn und Katharina Lippertz arbeiten bei der T-Systems Multimedia Solutions GmbH und sind verantwortlich für die Live-Marketing Maßnahmen des Unternehmens. Die T-Systems Multimedia Solutions GmbH begleitet Großkonzerne und mittelständische Unternehmen bei der digitalen Transformation.

👉 Events von T-Systems Multimedia Solutions

 


 

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Teilnehmermanagement Tool – so gelingt dir der Umstieg

4 Gedanken zu „Teilnehmermanagement Tool – so gelingt dir der Umstieg

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