Kennst du das? Manche Kolleg·innen oder Referent·innen halten sich einfach nicht an die vorgegebene Zeit? Oder, wenn’s keine Zeitvorgaben gibt, reden auch so viel, viel länger als andere. Das führt dazu, dass die eher Introvertierten kaum zu Wort kommen. Oder, dass der Zeitplan eures Meetings, deiner Session oder deiner Gesamt-Veranstaltung völlig aus dem Ruder läuft. Beides ist wirklich blöd – für alle Beteiligten. Besser, wenn du gleich auf ein striktes Timekeeping setzt – so bleibst du bis zum Schluss im Zeitplan. Ein paar organisatorische Tipps und ein Tool dafür gibt’s in diesem Blogbeitrag.
Organisatorische Tipps fürs Timekeeping
Willst du beim Meeting oder bei deinem Event im Zeitplan bleiben, solltest du dich vorab gut vorbereiten. Dazu zählt:
- Erstelle und kommuniziere eine klare Agenda.
Mit Zeiten, konkreten Themen und Personen. - Trenne die Moderation von der Funktion des Timekeepers.
Beides ist in einer Person kaum leistbar. - Halte dich vor allem am Anfang streng an den Zeitplan und geh mit gutem Beispiel voran.
Das ermutigt – hoffentlich – alle anderen, es dir gleich zu tun.
Bei Präsenz-Events sollte dein Timekeeper mit den Referent·innen vorab ein Zeichen vereinbaren. So wissen beide Seiten, wie sie die verbleibende und die abgelaufene Zeit kommunizieren. Z.B. könnte 5 Minuten vor Beitragsende der oder die Timekeeper ein Schild mit einer „5“ in Richtung Referent·in hochhalten. Oder du stellst auf der Bühne einen Countdown auf, den deine Referent·innen einsehen können. Ganz so wie ihre Speakernotizen.
Tooltipp: Timeblocks hilft dir beim Timekeeping
Gerade bei Online-Meetings und Online-Events ist das Timekeeping deutlich schwieriger. Denn so über den Bildschirm rüberrufen, dass die Zeit nun um sei, ist weniger höflich. Manchmal holen die Speaker auch kaum Luft, so dass ein Timekeeper kaum eingrätschen kann. Deshalb ist ein Timer, der rückwärts läuft und den alle einsehen können, eine gute Hilfe. So weiß der Beitragende, wie viel Zeit er oder sie noch hat und die Gruppe der Zuhörenden weiß es auch. Über diesen sozialen Druck kommen die Viel- und Langredner·innen häufig doch pünktlich zum Schluss.
Einen solchen Countdown bietet dir z.B. das kostenfreie und webbasierte Tool Timeblocks an.
So funktioniert Timeblocks:
Timeblocks ist super einfach zu bedienen:
- Ruf die URL auf,
- leg ein Meeting an,
- leg die Agenda mit Themen, Personen und Zeiten an.
- Fertig.
Außerdem kannst du noch ein paar Einstellungen vornehmen. Du kannst Töne für die Zeitblöcke an- oder ausschalten und die Übergangszeiten zwischen zwei Themenblöcken festlegen.
In der mitlaufenden Uhr kannst du in den nächsten Block vorspringen, kannst zurückspringen oder auch das Meeting bzw. die Uhr komplett stoppen. Damit alle den Timer sehen, kannst du ihn über deinen Bildschirm teilen.
Die Vorteile von Timeblocks:
Das Tool ist kostenfrei, webbasiert, super einfach eingerichtet sowie leicht kopiert für das nächste Meeting.
Die Nachteile von Timeblocks:
Wenn der Timekeeper den Bildschirm teilt, können bei den allermeisten Videokonferenz-Tools die anderen Teilnehmer·innen ihren Bildschirm nicht mehr teilen. Ausnahme: trember. Bei trember können mehrere Personen gleichzeitig ihren Bildschirm teilen. D.h. in den meisten Fällen sind Präsentationen von anderen in einem Meeting nicht mehr möglich. Oder sie zeigen diese, aber dann ist dein Timer weg – der ja alle Beteiligten disziplinieren sollte.
Fazit
Ein kostenfreies, einfach bedienbares Tool, mit dem du dein Timekeeping unterstützen kannst: Timeblocks.
Übrigens: Es gibt auch Tools für Eventplaner·innen, die so ein Timekeeping bereits integriert haben, z.B. colada.scripts. Mehr dazu erfährst du auch im Blogbeitrag Endlich Regieplan und Redner virtuell im Griff behalten.
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