10 Tipps für (d)eine digitale Konferenz

Eine digitale Konferenz ist doch noch ein wenig anders als eine reale. Vor allem, weil die Aufmerksamkeitsspanne im Netz viel kürzer ist und weil wir die Teilnahme daran noch nicht so lange geübt haben. Damit du die Inhalte deines digitalen Events bestmöglich ins Internet bringst, habe ich hier 10 Tipps für dich zusammengestellt.

digitale Konferenz oder Messe | Orgatipps
digitale Konferenz oder Messe | Orgatipps

1) Lege Ziele fest und entwickle ein Konzept.

Das wichtigste überhaupt: Was willst du mit der digitalen Konferenz erreichen und wie willst du es umsetzen? Es ist wie bei einer realen Veranstaltung: Du musst wissen, was du willst.

Was macht dein reales Event aus? Was davon soll im Digitalen erhalten bleiben und was nicht? Übertrage es nicht einfach 1:1 ins Internet. Müssen es wirklich 3 Tage á 10 Stunden Vortragszeit sein? Wie wäre es mit einer deutlich kürzeren Variante mit Vorträgen im Pecha Kucha Stil? Kürze auch beherzt die bislang z.T. ausufernden Grußworte.

2) Binde eine*n professionelle*n Moderator*in ein.

Neulich habe ich an einem sehr, sehr professionell gemachten Web-Seminar teilgenommen. Eins, das von A bis Z durchdacht war. Ein sehr wichtiger Bestandteil war eine professionelle Moderation. Auch das kennst du schon von realen Veranstaltungen. Du brauchst einfach jemanden, der professionell anmoderiert, Fragen stellt und den Übergang zwischen den einzelnen Vorträgen schafft. Ein Profi auf der Bühne macht den Unterschied – so auch bei einem digitalen Event.

3) Limitiere die Inhalte und die Verfügbarkeit deines digitalen Events

Was limitiert ist, hat einen höheren Wert. Deshalb ist es eine gute Idee, wenn du die Inhalte einer digitalen Konferenz oder Messe zeitlich begrenzt – oder sogar die Zahl der verfügbaren Tickets.

Release-Konzerte, die auch schon in der Vergangenheit via Livestream übertragen wurden, sind dafür ein hervorragendes Beispiel. Da findet ein Konzert in einer relativ kleinen Halle exklusiv statt und wird zeitgleich ins Netz gestreamt. Doch danach gibt es den Inhalt erst einmal nicht mehr. Vielleicht Monate oder gar eins, zwei Jahre später als DVD – aber es ist eben nicht dauernd verfügbar. Das macht den Reiz aus, dem Livestream auch wirklich in Echtzeit zu folgen.

On-demand Videos haben natürlich ihre Berechtigung und sind eine sehr gute Idee für die Leadgenerierung, verknappend wirken sie jedoch nicht.

4) Setze einen Registrierungsprozess für die digitale Konferenz auf

Eine extra Registrierung für ein kostenfreies Web-Seminar oder eine kostenfrei digitale Konferenz? Ja, denn allein schon der Prozess der Anmeldung erhöht die Verbindlichkeit. Der Anteil der No Shows ist bei realen Veranstaltungen schon recht hoch, online ist die Versuchung noch größer. Da wartet der Kunde auf Antworten, da kommt der Chef mit neuen Aufträgen… die Liste der potenziellen Ablenkungen ist lang. Außerdem vergessen wir viel leichter, was wir mal eben zwischendurch angeklickt haben. Ein Facebook- oder LinkedIn-Event ist schnell angeklickt, aber wer nimmt das schon als verbindliche Anmeldung wahr?

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass sehr viele Personen in den sozialen Netzen auf “nehme teil” klicken. Nur ein Bruchteil davon meldet sich dann wirklich zum Web-Seminar an und davon wiederum ein Teil nimmt an dem digitalen Event teil. Was die Verbindlichkeit ebenfalls ein wenig erhöht: Ein symbolischer Eintrittspreis.

5) Sei kreativ

In den letzten Tagen habe ich viele Beispiele von virtuellen Messen, Kongressen, Barcamps und Co. gesehen und z.T. auch daran teilgenommen. Mein erstes Fazit: Kopf schlägt Kapital* – wie schon Professor Faltin betonte.

Anders ausgedrückt: Da waren Veranstalter, die mit ganz geringen Geldbeträgen in Windeseile ihre Messe ins Netz gebracht haben. Und es wirkte durchdacht und spannend. Allerdings gab es auch Veranstalter, die in sechs- bis siebenstellige Beträge investiert haben und dennoch kam bei denen kein Event-Feeling dabei herüber. Daher mein Tipp: Sei kreativ und kombiniere die Tools, die es schon gibt. Setze sie ruhig zweckentfremdet ein.

Nutze beispielsweise ein leistungsstarkes Chattool wie LiveChat* und biete Backstage-Chats mit deinen VIPs an.

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6) Fülle die Pausen und ermögliche Networking

Networking ist der Grund, dein reales Event zu besuchen. D.h. deine digitale Konferenz oder Messe braucht auch irgendeine Form von Networking.

Du könntest zum Beispiel in den Pausen eine virtuellen Cafeteria einrichten. D.h. ein Raum, der für alle und auch in der Vortragsfreien Zeit offen bleibt. In diesem können sich mehrere Personen via Videochat austauschen. Oder du bietest ein virtuelles 1:1 Matchmaking an – z.B. mit converve.

Was ich persönlich jedoch wenig attraktiv finde, ist eine Liste mit den Namen deiner Teilnehmer zu zeigen und die ich dann mit Textnachrichten anchatten kann. Das empfinde ich als sehr unnatürlich; erst recht, wenn es kein Foto von dem anderen Teilnehmer gibt. Außerdem was sollte ich einem fremden Teilnehmernamen schon sagen? Da bräuchte ich schon mehr Infos wie ein aussagekräftiges Profil und Profilbild, gleiche Interessen oder dass wir die gleiche Session besucht haben.

Eine digitale Konferenz oder Messe braucht Networking
Eine digitale Konferenz oder Messe braucht Networking
#eventprofs Auch (d)ein digitales Event braucht irgendeine Form von Networking. ✅ Klick um zu Tweeten

7) Organisatorische Hinweise für die digitale Konferenz

Was für Web-Seminare mittlerweile schon Standard ist, gilt auch für jegliche digitale Konferenz. Gib organisatorische Hinweise auch in mündlicher Form – entweder von deinem Aufnahmeraum aus oder durch den Moderator auf der Bühne. D.h. sende die Hinweise nicht nur in Textform an die Teilnehmer sondern bringe diese auch in Sprach-/Videoform herüber. Wir nehmen mehr Informationen auf, wenn wir sie auch hören statt nur lesen. Und wer kann sich schon alle Informationen merken, die er irgendwo mal vor dem Beginn der Veranstaltung gelesen hat?

Zu den organisatorischen Hinweisen gehören z.B.

  • Infos über eine mögliche Aufzeichnung,
  • über Screenshots von dem digitalen Event und wie man es vermeidet, auf diesen Bildern zu erscheinen.

Dazu gehört auch, wie Referenten auf anonymisiert auf Teilnehmerfragen aus dem Chat antworten werden bzw. sollten.

Informiere deine Teilnehmer auch darüber, wie sie dieses Conferencing-Tool bedienen und wo sie welche Räume finden. Je mehr Sessionräume, Ausstellungsflächen, Chats etc. du anbietest, um so wichtiger ist die Orientierung.

8) Testlauf mit allen Akteuren

Mach einen Testlauf für deine digitale Konferenz oder Messe – vor allem mit den Moderatoren und Referenten. Was bei realen Veranstaltungen nur für besonders wichtige Parts gemacht wird, empfehlen dir alle IT-Anbieter von Adobe Connect bis Zoom. So kannst du bei jedem Akteur noch einmal das Setting auf Bild- und Tonqualität prüfen und sicherstellen, dass sie dein Tool bedienen können und die Verbindungsqualität stimmt. Letztere kann in diesen Tagen natürlich immer noch haken oder ausfallen, weil insgesamt die Netze total überlastet sind. Im Normalfall siehst du aber gleich bei einem Testlauf, bei welchem Referenten oder Moderatoren die Internetverbindung nicht ausreicht.

Außerdem kannst du auf diesem Wege prüfen, ob wirklich alle Akteure mit der Bedienung des Tools klarkommen und ob sie die entsprechenden Rechte für ihren Part wirklich besitzen.

Übrigens teste ich in den nächsten Tagen einen Selfie-Stick mit LED-Licht* – für die bessere Ausleuchtung bei Calls und Konferenzen. Ein kleiner Praxisbericht dazu folgt dann.

9) Verschicke Erinnerungen für deine digitale Konferenz

Bestimmt schickst du für deine realen Veranstaltungen Reminder heraus. Für digitale Konferenzen und Messen ist das noch viel wichtiger. Die meisten Tools haben dafür auch vordefinierte Einstellungen und senden sie meist einen Tag und eine Stunde vor dem digitalen Event heraus. Denn ein digitales Event lässt sich noch leichter verpassen als ein reales.

Übrigens finde ich auch die Erinnerung ans Einloggen nach diesem Motto sehr gut: “Wir haben schon begonnen und vermissen dich beim Event ABC”.

#eventprofs Reminder für digitale Events: 'Wir haben schon begonnen und vermissen dich beim Event ABC.' Mehr Tipps 👇👇👇 Klick um zu Tweeten

10) Werte auch die Chatnachrichten aus

Die meisten Anbieter von Videokonferenzen, digitalen Events und Messen bieten umfangreiche Reportings und Auswertungen an. Wenn du einen – DSGVO-konformen- Einblick in die Chatverläufe hast, solltest du da reinschauen. Dort kannst du u.a. ebook virtuelle Veranstaltung | Previewerfahren, welche Themen deine Teilnehmer interessieren und welche Inhalte du für künftige Events anbieten kannst. Gibt es noch offene Fragen, die du beantworten solltest? Natürlich ist der Chat auch eine Form von Feedback an die Organisation. Funktionierte die Technik jederzeit einwandfrei? Was könntest du beim nächsten Mal besser machen?

Mehr Tipps rund um eine digitale Konferenz oder Messe erhältst du im ebook “So organisierst du eine virtuelle Veranstaltung”. Am 7. April veröffentliche ich auch die zweite Ausgabe des ebooks – inklusive der bereits angekündigten Anbieterübersicht.

Noch mehr Tipps:

👉 so organisierst du ein digitales BarCamp – inkl. allgemeiner Tipps für virtuelle Konferenzen oder Online-Messen

👉Vielleicht interessieren dich auch die größten DON’TS bei der Virtualisierung deiner Events?

👉Mehr Ideen für virtuelle Rahmenprogramme.

 

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