Das Event-Catering entscheidet darüber, ob deine Veranstaltung ein Erfolg war oder nicht. Ganz egal, wie viel Energie, Liebe und Herzblut du in eine B2B-Messe, ein Team-Event oder ein Festival steckst.
Stimmt die unterste Ebene der Maslow'schen Bedürfnispyramide nicht, können wir uns nicht auf die anderen Bedürfnisse konzentrieren. D.h. wir können den namhaften Speakern, den tollen Insights, den Gesprächen und vielem mehr einfach nicht mehr richtig folgen. Deshalb wird auch jede Event-Evaluation schlecht(er) ausfallen, wenn das Catering nicht stimmte. Schau daher bei deiner Catering-Planung etwas genauer hin. Hier sind die Praxistipps.
Bedürfnispyramide nach Maslow - updated version 😉
1) Gutes Event-Catering ist vielfältig
Wie sieht das Buffett, das Fingerfood oder das Menü auf deinen Events aus? Bedienst du die "klassische B2B-Zielgruppe", zu der viele ältere, weiße Herren zählen? Dann gibt es vielleicht, weil das schon immer so war, viel Fleischgerichte wie Braten, Currywurst oder Würstchen auf deinem Event. Auch wenn das die Mehrheit deiner Besucher·innen vielleicht so mag, es könnte sein, dass dein Event-Catering-Mix eine neue Kombi braucht.
Denn circa zwölf Prozent der Menschen in Deutschland ernähren sich mittlerweile vegetarisch oder vegan – so eine aktuelle Forsa-Umfrage. Neun Prozent der Bevölkerung ernähren sich vegetarisch, drei Prozent vegan. Besonders stark ist dies bei Frauen und unter 30-Jährigen ausgeprägt. Hinzukommen weitere 41 Prozent, die sich als Flexitarier·innen sehen und nur gelegentlich Fleisch essen. Ist dein Cateringangebot vorallem fleischlastig oder hat Fleischelemente, die sich nicht weglassen lassen, könnte schon an dieser Stelle die Hälfte der Besucher·innen mit der Auswahl nicht mehr so ganz glücklich sein.
Auf dem OMT 2023 gab es in diesem Jahr ein Speisenangebot, welches je zu einem Drittel aus Fleisch (Hühnchen und Garnelen), aus vergetarischen Speisen und rein veganen Lebensmitteln bestand.
Diese Kombination aus leichtem Fleisch und viel vegetarischer Kost ist übrigens auch besonders umweltfreundlich.
2) Gutes Event-Catering lässt sich schnell konsumieren
Und damit ist explizit kein Hetzen oder Massen-Durchschleusen gemeint.
Nein. Hier geht es um den Umgang mit Warteschlangen. Denn diese lassen sich viel häufiger vermeiden, als so manch eine·r denkt.
Beispiel: Ich war kürzlich auf einer B2B-Messe und auf einer B2B-Konferenz. In beiden Fällen war das Catering großflächig und großräumig geplant, so dass es nicht zu langen Warteschlangen an den Ausgabestationen kam. Außerdem gab es bei der B2B-Konferenz sogar parallel noch ein Vortragsprogramm, mit der Absicht, den Andrang beim Essen etwas zu dämpfen. Und es hat hervorragend funktioniert, denn es wurde auch gleich zur Eröffnung sehr gut kommuniziert.
Das komplette Gegenteil erlebte ich kürzlich im neu eröffneten MotelOne-Hotel in Würzburg. Dort gab es für einen sehr großen "Frühstücksraum" ein einziges Komplett-Buffet, das sehr eng gestellt wurde und das man nicht von allen Seiten begehen konnte. So bildeten sich sofort eine lange Warteschlange, wenn mehr als drei Personen sich dem Buffet näherten. Zudem befand sich das Geschirr unter dem Buffet. Also an jener Stelle, die sowieso schon sehr eng und stark frequentiert ist. Hinzukommt, dass ältere Menschen oder jene, die nicht so beweglich sind, an die Tassen und Teller weit unten und weit hinten überhaupt nicht mehr herankommen.
Besser wäre es gewesen, mehrere Stationen aufzubauen, die von rechts, links, vorn und hinten erreichbar sind.
Praxistipp: Hast du mehrere Cateringflächen auf einem Großevent und es gibt Bereiche, die sehr stark frequentiert sind und andere weniger? Dann nutze deine Event-App und sende Push-Nachrichten an deine Gäste. Alternativ könntest du natürlich auch Durchsagen machen, allerdings ist das wegen des Geräuschpegels nicht immer möglich.
3) Gutes Event-Catering ist gut kalkuliert
Auch in der Quantität sollte dein Event-Catering stimmen. Bestelle nicht zu viel, aber auch nicht zu wenig. Zu viel belastet dein Budget und die Umwelt und zu wenig sorgt für Unmut bei deinen Teilnehmenden.
Wie kalkulierst du nun am besten? Frag' die Daten während der Event-Registrierung ab und lass dir ruhig sagen,
- an welchen Tagen die Person dabei sein wird,
- bei welchen Mahlzeiten sie vor Ort sein wird,
- welche Ernährungsweise (Mischkost, vegetarisch, vegan) sie bevorzugt oder ob es andere Einschränkungen gibt.
Solltest du aufwändigere Abendveranstaltungen mit Getränkeflat oder ähnlichem planen, sind kostenfreie Events immer ein Risiko. Vermeide kostenfreie Anteile, die alle ohne irgendeine Verbindlichkeit nutzen können, soweit du kannst. Was nichts kostet, ist nichts wert und daher ist gerade hier die No-Show-Rate besonders hoch. Schon ein geringer Betrag von 9,90 oder 19,90 erhöht die Teilnahme-Rate enorm. Darüber hinaus ersparst du dir die Diskussionen mit jenen, die sich nicht angemeldet haben, vor Ort jedoch auf ihr "all-inclusive-Teilnahmerecht" pochen.
Praxis-Erfahrung: Was du dir sparen kannst, sind Nachfass-Mailings an deine Teilnehmenden, ob sie denn zum kostenfreien Event kommen. Die Antworten sind recht unverbindlich. Auch der Appell an die mögliche Lebensmittelverschwendung bringt wenig. Wenn Appelle an die Vernunft etwas bringen würden, hätten wir keine Klimakrise.
4) Gutes Event-Catering ist gesund
Auch wenn du Massen auf deinem Event mit Speisen und Getränken versorgen willst, es sollte gesund sein. Damit meine ich einen bunten Mix an frischen Lebensmitteln oder zumindest eine Basis, die gut sättigt und ein paar frische Beilagen.
Wusstest du, dass wir schon mit so geringen Mengen an Obst und Gemüse unseren Bedarf an verschiedenen Vitaminen decken können?
Obst oder Gemüse | Vitamin | % des Tagesbedarfs |
|---|---|---|
1 frische Karotte, 100 g | A | 100%+ |
Weizenkeime, 100 g | B1 | 200% |
1/2 Paprika | C | 100 % |
Eine sehr übersichtliche Liste wichtiger Vitamine und ihrer Vorkommen in Lebensmitteln findest du z.B. bei eatsmarter.de.
5) Gutes Event-Catering verzichtet auf Müll
Gib bei deinem Event keine Plastikflaschen oder gar Essen auf Plastiktellern aus. Das ist umweltschädlich und isst oder trinkt sich auch nicht so gut wie Essen mit richtigem Geschirr und Besteck. Dein Event soll doch hochwertig wahrgenommen werden, oder? Dann achte auch auf diesen Aspekt.
6) Gutes Event-Catering ist gut ausgeschildert – von Weitem und im Detail
Manche mögen und essen Fleisch, andere bevorzugen Fisch oder Vegetarisches und wiederum andere ernähren sich vegan. Schau nochmal in die Forsa-Umfrage unter Punkt 1. Es sind deutlich mehr Menschen, die sich heute vegetarisch, vegan oder fleischarm ernähren als viele Eventplaner·innen das denken oder berücksichtigen. Wichtig dabei ist, dass diese Speisenangebote von Weitem gut erkennbar sind. "An welche Warteschlange stell ich mich an?" ist die Frage die hinter der Fern-Beschilderung steckt.
Und an den Gerichten auf der Angebotstafel oder am Buffett an den einzelnen Speisen sollte im Detail stehen, was das ist und ob es vegan oder vegetarisch ist. So vermeidest du, dass Menschen sich etwas nehmen und nicht aufessen oder dass Menschen mit bestimmten Diät-Vorschriften sich gar nicht trauen, etwas zu nehmen. Außerdem geht's für alle schneller. Erinnere dich: vermeide die Warteschlangen.
Auch wenn dein Caterer meint, es wäre sonnenklar, dass die Blätterteigröllchen mit Schinken garniert sind. Bei einer Abend- oder Partybeleuchtung ist das für deine Gäste gar nicht mehr so klar. Mach es ihnen also so einfach wie möglich.
7) Gutes Event-Catering gibt es auch im Sitzen
Echt jetzt? Ja, echt jetzt! Essen im Stehen bedeutet Stress und das merkt der gesamte Verdauungsapparat. Klar, von einmal im Stehen essen bekommen wir noch lange keinen nervösen Magen oder eine schlecht funktionierende Verdauung. Aber viele von uns sind häufiger auf Events, Meetings, Dienstreisen etc. Da ist eine möglichst entspannte Atmosphäre beim Essen Gold wert. Das überträgt sich im wahrsten Sinne des Wortes auf deine Teilnehmenden und sie selbst sind dann entspannter als sie beim Nebenbei-Herunterschlingen von Lebensmitteln wären. Was du davon hast? Sie nehmen dein komplettes Event als angenehmer, runder, schöner ... - you name it - wahr.
8) Gutes Event-Catering berücksichtigt Allergien und Unverträglichkeiten
Laktosefrei, glutenfrei, nussfrei – Unverträglichkeiten und Allergien nehmen zu. Willst du auf Nummer sicher gehen, solltest du nicht nur vegetarische und vegane Optionen bereitstellen, sondern auch auf gängige Unverträglichkeiten achten.
Praxistipp: Markiere allergenfreie Speisen klar auf den Buffetschildern oder der Menükarte und stelle sicher, dass das Servicepersonal über Zutaten Bescheid weiß.
9) Gutes Event-Catering hat ausreichend Getränkeoptionen
Wasser und Kaffee sind Standard, aber was ist mit Alternativen? Tee, alkoholfreie Cocktails, Smoothies oder infused Water machen dein Catering abwechslungsreicher und gesünder.
Praxistipp: Stelle Trinkstationen bereit, an denen sich Gäste selbst bedienen können. So vermeidest du unnötige Warteschlangen an Getränketheken.
10) Gutes Event-Catering passt sich an den Tagesverlauf an
Morgens, mittags, abends – jedes Event hat seinen eigenen Rhythmus. Ein schweres Buffet um 9 Uhr morgens? Eher nicht ideal. Aber ein leichtes Frühstück mit gesunden Snacks schon.
Praxistipp: Plane das Catering so, dass es zur Tageszeit und dem Energiebedarf deiner Gäste passt. Morgens leicht, mittags ausgewogen, abends eher gesellig.
11) Gutes Event-Catering bietet nachhaltige Verpackungslösungen
Falls du To-Go-Optionen anbietest, sollten diese umweltfreundlich sein. Plastikverpackungen oder Einweg-Kaffeebecher hinterlassen Müll und einen schlechten Eindruck.
Praxistipp: Setze auf Mehrweg-Behälter oder kompostierbare Verpackungen und informiere Gäste über Rückgabestationen für Geschirr.
12) Gutes Event-Catering hat auch etwas für Spätankömmlinge
Nicht jede·r schafft es pünktlich zum Lunch-Buffet. Wer erst später ankommt, möchte nicht vor leeren Tischen stehen.
Praxistipp: Plane kleine "Late-Night-Bites" oder eine Snack-Station ein, die auch später noch etwas bietet. Und räume Kaffee und Kuchen nicht gleich weg, sobald die Pause zu Ende ist. Das sieht vielleicht ordentlich, aber auch schnell geizig aus.
13) Gutes Event-Catering sorgt für ausreichend Personal
Eine großartige Auswahl bringt nichts, wenn zu wenig Servicekräfte da sind. Lange Wartezeiten und unaufgeräumte Tische lassen das beste Catering unprofessionell wirken.
Praxistipp: Stelle sicher, dass genügend Personal für die Essensausgabe, das Abräumen und die Betreuung der Gäste vorhanden ist.
14) Gutes Event-Catering überrascht mit regionalen und saisonalen Spezialitäten
Warum immer nur Standardbuffets? Regionale und saisonale Speisen bringen Abwechslung und stärken die Nachhaltigkeit. Gäste freuen sich über lokale Spezialitäten, die sie vielleicht noch nicht kennen.
Praxistipp: Setze auf saisonale Produkte und ergänze das Buffet mit einem "Local Special", das auf einer Tafel oder per Ansage erklärt wird.
15) Gutes Event-Catering hat Alternativen zu Alkohol
Viele Eventgäste – und es werden immer mehr ! – trinken aus gesundheitlichen, religiösen oder persönlichen Gründen keinen Alkohol. Eine Auswahl an kreativen alkoholfreien Getränken wie Mocktails, Kombucha oder frisch gepresste Säfte zeigt, dass das Catering alle berücksichtigt.
Praxistipp: Biete eine alkoholfreie Getränkekarte an und gestalte alkoholfreie Drinks optisch ansprechend – nicht nur Cola und Wasser. Die Nicht-Alkohol-Trinkenden fühlen sich sonst schnell wie Teilnehmende zweiter Klasse.
16) Gutes Event-Catering ist barrierefrei
Nicht jede·r Teilnehmer·in kann sich mühelos am Buffet bedienen. Rollstuhlfahrer·innen, Menschen mit Sehbehinderung oder Mobilitätseinschränkungen sollten nicht benachteiligt werden.
Praxistipp: Achte auf niedrige Buffetstationen, breite Gänge und barrierefreie Sitzplätze. Servicekräfte sollten auf Wunsch Speisen an den Platz bringen.
17) Gutes Event-Catering nutzt innovative Konzepte
Live-Cooking, Foodtrucks, Flying Buffet – es gibt so viele kreative Catering-Ideen. Diese machen das Essen zum Erlebnis und sorgen für Abwechslung.
Praxistipp: Falls dein Event das hergibt, integriere eine besondere Catering-Station, z. B. einen Smoothie-Stand, eine Kaffeebar mit Barista oder eine Live-Cooking-Station.
18) Gutes Event-Catering verhindert Food Waste
Viel zu oft bleibt am Ende eines Events Essen übrig, das dann entsorgt wird. Doch das muss nicht sein!
Praxistipp: Kooperiere mit Foodsharing-Organisationen. Oder biete Gästen die Möglichkeit, am Ende kleine Reste mitzunehmen – z.B. in nachhaltigen Behältern. Eine clevere Mengenplanung, z.B. mit digitalen Tools, hilft ebenfalls.
19) Gutes Event-Catering ist interaktiv
Warum nicht mal Gäste mitentscheiden lassen? Eine interaktive Menüwahl per App oder eine Wunschstation für individuelle Zusammenstellungen, z. B. Salatbar, Burrito-Station, macht das Catering persönlicher.
Praxistipp: Falls du eine Event-App nutzt, biete eine Abstimmung an: „Was wünschst du dir als Snack?“ Das steigert die Zufriedenheit enorm.
20) Gutes Event-Catering denkt auch an "To-Go"
Nicht alle Gäste haben Zeit für eine längere Pause, manche wollen lieber zwischendurch snacken. Eine „Grab & Go“-Option sorgt für Flexibilität.
Praxistipp: Richte eine kleine Theke mit vorportionierten Snacks ein, z. B. Obstbecher, Energy Balls oder Sandwiches – natürlich in nachhaltigen Verpackungen.
Fazit
Event-Catering ist viel wichtiger als manch eine·r meint. Auch wenn du selbst gern Fleisch isst oder dir Essen im Stehen nichts ausmacht – andere sehen das zum Teil ganz anders.