5 nützliche Tipps für erfolgreiche Hybridevents

Im März wanderten alle Veranstaltungen ins Netz oder sie wurden abgesagt. Mittlerweile finden immer mehr Hybridevents statt. Damit steigen sowohl die Ansprüche der Teilnehmer an dein Event als auch die Komplexität der Planung und Durchführung. Wenn du mich fragst, verursacht ein Hybridevent in Wahrheit so viel Aufwand und Planung wie zwei Events. Denn du managst den  Onlinepart und den realen Part. Den realen Teil deines Events kennst du garantiert sehr gut. Daher will ich in diesem Beitrag mehr auf den Online-Teil bzw. das Zusammenspiel beider Teile eingehen und meine Beobachtungen der letzten Wochen mit dir teilen.

wertvolle Tipps für erfolgreiche Hybridevents
wertvolle Tipps für erfolgreiche Hybridevents

Remote Sprecher ins Studio

Wenn wie im März alle aus dem Home Office senden und das auch alle erst seit Kurzem tun, sind die Qualitätsunterschiede beim Sendebild und Ton weniger gravierend. Wandern allerdings immer mehr Sprecher in ein Studio oder in deine reale Eventlocation, wird der Unterschied immer größer.

Die einen stehen in einem professionell ausgestatteten Studio mit ansprechendem Hintergrund, geregeltem Sound und guter Ausleuchtung. Und die anderen improvisieren im Home Office oder im Büro. Gerade bei Diskussionsrunden, in denen mehrere Sprecher gleichzeitig zugeschaltet werden, fällt der Unterschied den Teilnehmern besonders deutlich auf – und zwar negativ.

Daher mein Tipp: Lass deine remote Sprecher, wenn irgendwie finanziell und organisatorisch möglich, aus einem Studio senden.

Übrigens: Gut gemacht und durchdacht wäre das auch eine Einnahmequelle für Anbieter in der Eventbranche, z.B. für die gerade so zahlreich entstandenen Sendestudios, für mobile AV-Dienstleister oder für Hotels mit leerstehenden Meetingräumen.

#eventprofs Aus Erfahrung: Lass deine remote Sprecher, wenn irgendwie finanziell und organisatorisch möglich, aus einem Studio senden. Klick um zu Tweeten

Wie könnte das aussehen?

Statt Reisekosten erstattest du deinem Referenten eine Sendezeit in einem Studio. In so einem Mini-Studio, z.B. in einem Hotel, steht eine Kamera auf einem Stativ und es gibt einen einfachen Laptop, der Präsentationen abspielen kann. Darüber hinaus findet dein Speaker ein gutes Mikrofon vor und der Raum ist schallisoliert sowie mit einer stabilen Internetleitung ausgerüstet.

Wenn du ihn oder sie nicht im Rahmen einer online Diskussion eingeplant hast, könntest du seinen Beitrag auch vorab aufnehmen und on-demand abspielen.

So wie ich das im Rahmen der Future Fair gemacht habe. Da kam ein Kamerateam des Veranstalters Neyroo extra zu mir ins Home Office und brachte Profi-Equipment mit. Dafür brauchst du wirklich nicht viel Platz, allerdings wird die Aufnahme um so vieles besser – versprochen.

#eventprofs Statt Reisekosten erstattest du deinem Referenten eine Sendezeit in einem Studio. So wird der Online-Vortrag deutlich besser – für alle Beteiligten. Klick um zu Tweeten

Ohne Pre-Test kein Vortrag

Wir sind’s gewohnt, dass Referenten bei Präsenzevents von versierten Event-Technikern aufgefangen werden. Allerdings funktioniert das online nur sehr beschränkt. Bei den letzten Online- oder Hybridevents, die ich besucht habe, merkte ich mehr als deutlich, wann ein Speaker vorab keinen Test mit deinem Technik-Dienstleister absolviert hat.

Immer noch, nach mehr als 6 Monaten von Online-Events und Webinaren jeglicher Art, erlebe ich von schräg unten aufgenommene Speaker mit miserabler Tonqualität und stockender Internetverbindung. Ich weiß, dass das aus dem Home Office oder dem Büro gar nicht so einfach ist und dass man es als Speaker auch nicht immer in der Hand hat – z.B. das schwankende Internet. Allerdings erfahre ich häufiger vom Veranstalter oder vom Techniker, dass dieser oder jener Sprecher mit der schlechten Sendequalität vorab keinen Test wahrgenommen hat. Oder seine Sekretärin hat ihn absolviert – an einem anderen Laptop, aus einem anderen Büroraum und so weiter und so fort.

Kurz gesagt: Wer keinen Pre-Test für die Technik macht, sollte nicht auf deinem Onlineevent auftreten dürfen. Erst recht nicht, wenn du ein Hybridevent durchführst, denn da ist der Qualitätsabfall von allen die aus dem Studio senden hin zu dem, der nicht einmal einen Technik-Test mitgemacht hat, enorm.

Mir ist übrigens auch bewußt, dass gerade dieser Tipp aus vielfältigsten Gründen gar nicht so leicht umsetzbar ist. Vielleicht findest du in deinem Falle ja doch einen Weg.

#eventprofs Ohne Pre-Test kein Vortrag. Wer keinen Technik-Check vorab macht, sollte nicht auf deinem Onlineevent auftreten dürfen. #mehrQualtitätbeiVorträgen Klick um zu Tweeten

Onboarding-Support für Aussteller und Sponsoren

Manch ein Aussteller macht das so nebenbei, für manch anderen ist es jedoch eine große Herausforderung, einen online Stand im Rahmen einer Messe oder eines Kongresses zu befüllen. Zum einen liegt’s an der geringen Erfahrung mit Online- oder Hybridevents und zum anderen an fehlendem Know-how rund um Online-Marketing. Die Lücke zwischem dem, was Event-Tech-Anbieter können und kommunizieren und dem, was der ein oder andere aus der Eventbranche versteht und und umsetzen kann, ist riesig. Das merke ich bei meinen Gesprächen mit beiden Seiten der Eventbranche. Daher lautet mein Tipp an Event-Tech-Anbieter oder an dich als Eventveranstalter:

Biete deinen Ausstellern und Sponsoren daher proaktiv deine Unterstützung an. Das kannst du als Eventveranstalter oder als Plattform-Anbieter auch monetarisieren. Beispielsweise indem du Pakete schnürst, in denen das Befüllen der online Stände bereits inkludiert ist. Im Rahmen dieses Onboarding-Supports könntest du auch Tests für 1:1 Videosessions der virtuellen Standbetreuer oder für Online-Vorträge der Aussteller anbieten.

#eventprofs Biete deinen Ausstellern und Sponsoren daher proaktiv deine Unterstützung an. Das kannst du als Eventveranstalter oder als Plattform-Anbieter auch monetarisieren. Klick um zu Tweeten

Mitmachen zählt

Motiviere alle Teilnehmer und Aussteller an deinem Event wirklich aktiv mitzumachen. Für die Teilnehmer kannst du dir tolle Gamification-Aktionen ausdenken. Auf dem Blog von EventMobi findest du dafür zahlreiche Ideen – ein Gamification-Whitepaper gibt’s von diesem Plattform-Anbieter auch.

Noch viel wichtiger ist jedoch, dass deine Aussteller von Anfang an bei deinem Hybridevent wirklich dabei sind. D.h. sie sollten die 1:1 Videosessions auch wirklich nutzen, wenn du dieses Feature anbietest. Warum? Es ist ein bisschen so wie bei den Ausstellern, die sich auf Präsenzevents hinter ihrem Laptop verstecken, Office-Mails checken und sich hinterher bei dir über die geringe Resonanz beschweren. Warum ich dir den Tipp gebe? Weil ich schon öfter von Ausstellern gehört habe, dass sie “jetzt keine Lust haben, sich mit eingeschalteter Kamera hinter ihren Rechner zu setzen…”

Sei dir dieser Einstellungen bewusst, wenn du deine Online- oder Hybridevents planst und begegne diesen Argumenten proaktiv. So profitieren deine Aussteller von belebten Online-Ständen und deine Teilnehmer haben das Gefühl, dass da echt was los ist auf deinem Online-Event.

Bring reale und online Teilnehmer auf Hybridevents zusammen

Die beiden Gruppen erleben Hybridevents meist noch getrennt voneinander. Das beginnt schon damit, dass trotz ausführlichen Referentenbriefings viele Referenten die Fragen der Präsenzteilnehmer nur kopfnickend begleiten und dann beantworten. Allerdings müssten sie sie wiederholen, damit auch die remote Teilnehmer die Frage überhaupt hören können.

Tipp: Nimm diesen Aspekt der Frage-Wiederholung in dein Briefing für alle Speaker und für deine Moderatoren auf.

Darüber hinaus wäre es schön, wenn schon in der Teilnehmerliste auf deiner Event-Plattform klar wird, wer remote und wer real dabei ist. Davon hängt schließlich ab, wie ich als Teilnehmer mit wem in Kontakt trete.

Hast du einen Feed für deine Teilnehmer? Dann ermutige sie dort ihre Bilder hochzuladen. Am besten nimmst du dafür während deines Hybridevents Fotos aus deinem Team. Einige lädst du als remote Beispiel hoch und andere als Präsenzbeispiel.

Außerdem gibt es viele tolle Ideen und Anbieter, die sich genau mit diesem Thema täglich beschäftigen. Schau dir z.B. einmal ein Online-Fotomosaik an. Das vereint auf einem Bild beide Teilnehmergruppen und sorgt so für deutlich mehr Durchmischung als auf den meisten Hybridevents bislang zu sehen ist.

Fazit

Hybridevents sind deutlich anspruchsvoller als reine Online-Events. Wie du diese deutlich verbessern kannst, hast du in diesem Beitrag gesehen. Was ist deine Erfahrung? Was findest du noch besonders wichtig? Lass es mich gern wissen.

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