Wer eine neue Teilnehmermanagement Software sucht, hat Fragen über Fragen. Zumindest erging es mir so, als ich welche für meine Events und meinen damaligen Arbeitgeber suchte. Damit du weißt, woran du bei der Auswahl und Umsetzung denken solltest, habe ich 50 Praxistipps für dich zusammengestellt.
1. Strategie statt Aktionismus bei der Wahl der Teilnehmermanagement Software
Überlege dir genau, was du brauchst und was deine Software für dich leisten soll. Was sind die “Must haves” und was die “Nice to haves”?
2. Think big, start small
Starte mit einer Standardlösung. Diese kannst du nach und nach anpassen oder später sogar eine eigene Lösung entwickeln (lassen).
3. Sorge für Datenqualität
Shit in – shit out. Lautet ein beliebter Satz unter IT’lern. Bereinige also deine Daten bevor du sie z. B. von Excel in eine Teilnehmermanagement Software importierst.
[bctt tweet=“#eventprofs Shit in – shit out. Bereinige deine Daten bevor du sie z. B. von Excel in ein Anmeldetool importierst. 49 weitere Tipps für deine neue TN-Software findest du hier. #eventtech “ username=“KatrinTae“]
4. Denke an Schnittstellen
Das ist ein Punkt, den viele zunächst verdrängen und der spätestens nach der ersten Veranstaltung aufpoppt. Wie sollen deine neu gewonnenen Daten in dein “altes” CRM übertragen werden? Lass dafür eine durchdachte Schnittstelle konfigurieren.
5. User Stories statt Pflichtenhefte
Schreibe eine sogenannte User-Story statt ellenlanger Pflichtenhefte. So erklärst du kurz und knapp deinem ITler, was die neue Teilnehmermanagement Software können soll.
6. Gestalte das Anmeldeportal in deinem Layout
Corporate Design ist heutzutage unheimlich wichtig. Deine Teilnehmer sollen dich wiedererkennen können. In einem guten Tool kannst du das Layout anpassen. Wie umfangreich hängt von deiner Anforderungsliste ab – siehe Punkt 1.
7. Bestimme die Pflichtfelder in der Teilnehmermanagement Software
In einer guten Teilnehmermanagement Software kannst du selbst festlegen, welches die Abfragen und Angaben sind, die du unbedingt brauchst.
8. Denke an die E-Mail-Überprüfung
Wie viele Leute vertippen sich bei der Angabe ihrer E-Mail-Adresse. ? Stelle daher sicher, dass dein Anbieter eine Funktion zur Überprüfung eingebaut hat. Z.B. die logische Überprüfung ob ein @-Zeichen enthalten ist oder dass die Adresse zweimal eingetippt werden muss.
[bctt tweet=“#eventtech Tipp: Wie viele Leute vertippen sich bei der Angabe ihrer E-Mail-Adresse. ? Stelle daher sicher, dass dein Anbieter eine Funktion zur Überprüfung eingebaut hat. Weitere 49 Tipps findest du hier ???“ username=“KatrinTae“]
9. Überlege dir, wie viele Ticketkategorien du brauchst
Wie viele unterschiedliche Preise, z. B. zeitlich gestaffelt, brauchst du? Wie viele Teilnehmergruppen mit unterschiedlichen Preisen soll es geben? Denke an Early Bird, Spätbucher, Referenten, Studenten, Aussteller, Standpersonal, Hostessen, Partner, VIPs und viele mehr.
10. Lege fest, ob es automatische Buchungsbestätigungen geben soll
Vielleicht soll es die automatisch geben; vielleicht möchtest du diese zuvor manuell prüfen. Lege fest, was für dich und dein Event am besten ist und wähle deine Teilnehmermanagement Software dementsprechend.
11. Denke an Social Sharing
Möchtest du, dass deine Teilnehmer ihre Event-Teilnahme gleich und komfortabel in den Sozialen Netzen teilen können? Dann integriere so eine Funktion in dein Tool.
12. Ermögliche Empfehlungsmarketing
Das ist ganz dicht am vorherigen Tipp. Möchtest du, dass deine Teilnehmer aktiv für dich Werbung machen, integriere eine Funktion hierzu. Am besten mit Vorteilen für den Werbenden und den Geworbenen.
13. Automatisiere den Rechnungsversand
Eine Teilnehmermanagement Software kann dir sehr viel Arbeit abnehmen. Oder deiner Buchhaltung. Automatisiere daher so weit wie möglich den Rechnungsversand. Und denke daran: Je mehr Sonderfälle du zulässt, desto komplexer wird das Ganze. Und desto mehr (manuellen) Aufwand wirst du damit haben.
[bctt tweet=“#eventtech Automatisiere den Rechnungsversand und wähle einen IT-Anbieter, der das kann. Weitere 49 Tipps findest du hier ???“ username=“KatrinTae“]
14. Lass deine Teilnehmer umbuchen
Hier kannst du wirklich Zeit sparen. Lass sie doch ihre Umbuchungen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt selbst vornehmen. Natürlich muss das dann dein Anmelde-Tool auch können.
15. Denke auch an die Perspektive deiner Buchhaltung
Wenn du die beiden vorherigen Punkte automatisierst und auslagerst, musst du auch die Folgeprozesse beachten. Vor allem die automatische und korrekte Behandlung von Rechnungen, Stornierungen, Gutschriften und Nummern-Kreisen.
16. Erleichtere die Übertragung der Daten in die Buchhaltung
Am besten ist’s, wenn du eine Schnittstelle in die Buchhaltung hast. Denke daran, dass diese auch funktionieren muss und nicht nur “einfach da ist”.
17. Akzeptiere unterschiedliche Zahlungsmittel
Teilnehmer werden immer anspruchsvoller – vor allem je diverser dein Teilnehmerkreis ist. Biete daher auch unterschiedliche und zeitgemäße Zahlungsmittel. Denke dabei allerdings auch an die klassischen Zahler.
18. Beachte deine Liquidität
Je nach Wahl des Zahlungsmittels oder des IT-Anbieters kann es unterschiedlich lange dauern, bis die Einnahmen auf deinem Konto ankommen. Beachte dies bei der Gestaltung deiner Liquidität und denke an manch hohe Vorauszahlung, die du weit im Voraus leisten musst.
19. Automatisiere die Mahnungen
Kann deine Teilnehmermanagement Software die Mahnungen automatisch versenden, hast du dir wieder eine Menge Arbeit erspart. Wenn das Tool darüber hinaus noch Ausnahmen zulässt, ersparst du dir auch den Ärger mit besonderen Kunden oder bei Einzel-Absprachen.
20. Integriere die Hotelbuchungen smart
Wenn du die Vermittlung von Hotelzimmern in deinen Anmeldeprozess integrieren möchtest, wähle ein Tool, was dies möglichst umfangreich und effizient erledigen kann. Mehr dazu findest du auch in meinem ebook.
21. Steuere die Kapazität einzelner Sessions digital
Eine gute Teilnehmermanagement Software kann auch auch die Kapazität von einzelnen Workshops & Co. steuern. So verhinderst du das Überbuchen einzelner Sessions und kannst wenn nötig und möglich, einfach Räume miteinander tauschen. Oder du bietest einen zweiten Workshop zu dem beliebten Thema an.
22. Verwalte auch deine Räume
Neben der reinen Kapazität kannst du in einer Software für dein Eventmanagement auch die Ausstattung der Räume verwalten. Wenn das für dein Event relevant und in deinem Tool möglich ist.
23. Nutze automatisierte Wartelisten
Versuche bloß nicht, diesen Part manuell abzudecken. Ich habe es mehrfach erfolglos versucht. Teilnehmer rühren sich dann einfach nicht mehr, wenn “es darauf ankommt”. Binde eine automatische Funktion für Wartelisten ein oder lass ganz die Finger davon.
[bctt tweet=“#eventtech Wenn du Wartelisten für dein Event anbietest, dann automatisiere diese. Alles andere raubt dir Zeit und Nerven. 49 weitere Tipps ???“ username=“KatrinTae“]
24. Profitiere von exportierbaren Session- und Raumlisten
Wenn du die eben vorgestellten Funktionen nutzen möchtest, müssen sie natürlich exportierbar sein. Am besten smart vorformatiert – also ohne manuelle Zusatzarbeit für dich.
25. Lass dir bei allen Listen und Statistiken helfen
Je besser die Listen und Statistiken sind, die du brauchst, umso leichter hast du es. Und umso weniger formatierst du immer wieder manuell. Oftmals bieten Eventtech-Anbieter dir Komplett-Listen zum Download an. Das ist auch super. Doch je mehr vorkonfigurierte Listen du für verschiedene Zwecke hast, desto besser für dich.
26. Denke an Listen aus unterschiedlichen Perspektiven
Nochmal die Listen: Manchmal brauchst du sie für jeden Raum, jeden Tag, jede Session, jeden Referenten, jeden Teilnehmer. Manchmal ganz ausführlich und manchmal kompakt. Besonders hilfreich sind Listen, in der alle Buchungen eines Teilnehmers in einer Zeile erscheinen. Das ist besonders für Seriendrucke wie Teilnehmerzertifikate etc. wichtig.
27. Nutze Design- und Druckvorlagen
Was auch immer du gestalten oder drucken möchtest, sobald es in der Teilnehmermanagement Software Vorlagen gibt, ersparst du dir viel Arbeit. Natürlich sollten die Vorlagen auch die richtigen “Seriendruckfelder” aus der hinterlegten Datenbank nutzen. Alles andere wäre (deine) Zeitverschwendung.
28. Lass dir beim Check-In helfen
Es gibt viele Eventtech-Anbieter, die dich beim Check-In umfangreich unterstützen – wenn du das möchtest und brauchst.
29. Nutze nervenschonenden live Badge-Druck
Gerade wenige Tage vor dem Event ist der Zeitdruck am höchsten und die Nerven liegen schnell blank. Entzerre so viele Tätigkeiten wie möglich. Erst recht die, bei denen sich “5 Minuten” vor dem Event noch einmal “alles” ändert. Drucke doch die Badges vor Ort aus. Und zwar mit dem richtig geschriebenen Namen des Teilnehmers.
30. Setze eine Event App ein, wenn es sich lohnt
Je größer und komplexer dein Event, desto eher lohnt sich eine Event App oder eine Matchmaking-App. So förderst du die Interaktion deiner Teilnehmer untereinander. Es gibt Software-Anbieter, die haben solche Event-App-Funktionen bereits integriert.
31. Lass dir die Event App sponsern
Gerade solche gut sichtbaren Kommunikationsmittel kannst du gut an Sponsoren verkaufen. Binde sie dabei smart ein. Lass sie sichtbar werden und vom Matchmaking profitieren. Denn Sponsoring muss sich für beide Seiten lohnen.
32. Nutze die Event App proaktiv
Wenn du sie hast, nutze sie auch. Überlege vorher, wann du welche Nachrichten über die App verschicken willst. Egal ob Reminder oder spontane Planänderungen. Hören deine Teilnehmer nichts von dir über diesen Kanal, kannst du dir ihn auch sparen.
33. Integriere dein Projektmanagement
Wie steuerst du derzeit dein Eventmanagement für alle anderen Aufgaben? In Excel? Dann frag doch einmal bei deinem (Wunsch-) IT-Anbieter nach einer echten Funktion fürs Projektmanagement. Du bist ja eh schon täglich in der Software für dein Teilnehmermanagement unterwegs. Oder wähle ein externes Tool, wie z.B. asana.
34. Denke an Umfragen und Evaluierungen
In deiner Teilnehmermanagement Software sind schon alle Teilnehmer hinterlegt. Startest du von hier aus Umfragen und Evaluierungen, sind diese gleich integriert. Natürlich kannst du dafür auch separate Voting- und Evaluierungstools nutzen.
35. Plane die Sitzplätze digital
Hast du Sessions oder Gala-Abende, bei denen du gerne Sitzplätze reservieren möchtest? Oder sogar einzelne Tische verkaufen willst? Dann nutze ein Tool, was das für dich digital erledigen kann. Am besten mit den vorhandenen Daten aus der Teilnehmerregistrierung. Und noch besser: Mit Zugriff für alle Beteiligten im Umsetzungsprozess. Das bedeutet, der Caterer muss am Ende auch wissen, wo der Veganer sitzt.
36. Bestimme weitere Features
Überlege dir, welche weiteren Funktionen dir besonders wichtig sind. z. B.
- Instant Booking,
- Locationrecherche,
- Gesichtserkennung,
- Abstractmanagement bzw. Call for Papers,
- CME-Handling
- und vieles mehr.
Oder ob du bestimmte Funktionen für Festivals, Messen, Tagungen, Seminare, Schulungen etc. brauchst.
37. Denk an die Datensicherheit
Auch mit Blick auf die DSGVO solltest du dir überlegen, wo und wie deine Daten gespeichert werden sollen. In meinem ebook haben die Anbieter angegeben, wo sie deine Daten speichern.
38. Und denke an die Datenqualität
Lege die zentrale Datenbank fest. Welches soll deine “single source of truth” sein? Dein CRM oder das Tool deines Anbieters? Überlege dir das vorher und wähle deine Software dementsprechend.
39. Denk auch an die Dubletten
Gerade bei den zuvor genannten Punkten solltest du immer an Dubletten denken. Meide sie wie die Pest. Denn irgendwann machen sie dich wahnsinnig. Und deine Teilnehmer haben ein schlechtes Bild von dir. Spätestens dann, wenn sie merken, dass du deine Daten nicht im Griff hast.
40. Bestimme, mit welcher IT deine neues Teilnehmermanagement Software kompatibel sein soll
Mit Windows, iOS oder Linux? Standard ist heute übrigens Browserbasiert. Dann entfällt die Frage nach dem Betriebssystem automatisch.
41. Wähle den Support-Umfang
Überlege dir vorab, wie umfangreich der Support für dich und dein neues Online-Anmeldeportal sein soll. Brauchst du Schulungen? Oder einen eigenen Ansprechpartner oder ein online Helpdesk? Vielleicht einen Chatbot?
42. Lege einen Service-Level fest
Überlege dir also auch, wie schnell du Hilfe von deinem Eventtech-Anbieter erwartest und natürlich auch bezahlen kannst bzw. willst. Während einer Veranstaltung muss die Hilfe sicherlich schneller sein als unterhalb des Jahres.
43. Kalkuliere die Kosten deiner alten Lösung
Bevor du überlegst, was du für das neue Tool ausgeben würdest, addiere doch einmal alle Kosten deiner bisherigen Lösung. Denk auch an die bisherige Arbeit deiner Kollegen, an eingehende Anfragen oder an Ressourcen wie Papier.
44. Kalkuliere die Kosten für das neue Tool
Recherchiere alle anfallenden Kosten und berechne einmal für deine Events, was dich das in Euro ausgedrückt kosten würde. Unser Gehirn ist nicht dafür ausgelegt “1% von der Teilnehmergebühr” richtig verarbeiten zu können. Rechne es daher wirklich einmal um. Bei 500.000 Euro Einnahmen von Teilnehmern wäre das 5.000 Euro für das Tool. Passt das in dein Budget? Und zum Leistungsumfang?
45. Frage, ob es eine Demoversion gibt
Dann kannst du auch mal den Look & Feel der neuen Teilnehmermanagement Software testen. Kommst du damit klar? Ist die Bedienung intuitiv?
46. Mach’ Testbuchungen
Buche einmal jede Ticketkategorie, jeden Anmeldezeitpunkt, jedes Seminar etc. Lass dir alle Bestätigungsmails senden – auch einmal die Mahnungen. Am besten auch einmal an deine private E-Mail-Adresse. Denn oftmals stellen diese E-Mails und Anhänge anders dar.
47. Überprüfe alle Zahlenformate
Egal ob Währungen oder Datumsangaben. Gerade, wenn du mit international tätigen Anbietern arbeitest, solltest du diese Angaben überprüfen. Klingt banal, kann ich dir aus Erfahrung jedoch mit auf den Weg geben.
48. Denke an die IT-Systeme deiner Teilnehmer
Manch einer arbeitet mit Outlook, der nächste mit Lotus Notes und wieder jemand anderes mit dem Mail-Programm vom Mac. Beachte diese z.T. sehr unterschiedlichen Empfängerformate. Manchmal wird nicht einmal die Kopfzeile dargestellt. Also nicht einmal “wenn Sie das nicht lesen können, klicken Sie bitte auf die Webversion”.
49. Überzeuge deinen Chef von den Vorzügen eines digitalen Anmeldetools
Überlege, wie diese/r tickt mit Hilfe des DiSG-Modells oder probiere doch mal die SCQA-Methode.
50. Binde Power User in deine neue Teilnehmermanagement Software ein
Suche dir IT-affine Kollegen, die das Tool als Erste nutzen wollen und sollen. Diese können dann später weitere Kollegen ins Boot holen und die häufigsten Fragen intern beantworten. Das spart dir auch unnötige Kosten beim IT-Support.