Die Zeiten sind hektisch, unsicher und hart. Das weiß auch ich – sowohl persönlich als auch von vielen bekannten Akteuren in der Eventbranche. Doch auch in dieser Zeit; nein gerade wegen dieser Zeiten gibt es ein paar Dinge, die wir als Eventmanager bei der Virtualisierung von Events momentan einfach nicht tun sollten.
Keine Idee, kein Ziel und kein Konzept für die Virtualisierung
Bevor du losläufst und eine Alternative für dein reales Event suchst, brauchst du eine ungefähre Idee, was du erreichen und umsetzen möchtest. Ganz so wie in der realen Welt. Dabei lautet Idee nicht: Ich setze eins zu eins um, was ich vorher offline durchgeführt habe. Digitale Events sind nun einmal anders. Manches klappt besser anderes weniger. Virtuelle Weiterbildung, wenn sie didaktisch gut gemacht ist, ist schon sehr weit. Wogegen virtuelles Networking noch deutlich besser werden kann. Doch auch dafür gibt es schon Ansätze, z.B. in einem virtual Showroom mit einer 1:1 Videosession oder in einer digitalen Konferenz mit einer 1:1 Videosession.
[bctt tweet=“#eventprofs Bevor du losläufst und eine Alternative für dein reales Event suchst, brauchst du eine ungefähre Idee, was du erreichen und umsetzen möchtest.“ username=“KatrinTae“]
Keine Recherche betrieben
Seit circa zwei Monaten treffen bei mir und vielen anderen Anbietern in der Branche viele Fragen ein. Das ist auch total in Ordnung und gewünscht. 🙂 Allerdings merke ich oft, dass der Anfrager keinerlei Recherche zur Virtualisierung betrieben hatten und “völlig blank dasteht”. Dabei gibt es mittlerweile wirklich viele Informationsquellen. Eine davon liest du gerade, eine weitere ist mein ebook “So organisierst du Online- und Hybrid-Veranstaltung” und noch viele mehr gibt es z.B. von Fachzeitschriften, Verbänden und IT-Anbietern.
Keine Preisvorstellung
Auch die Preise für die Virtualisierung sind mittlerweile einigermaßen bekannt, z.B. in dem Blogeintrag “virtuelle Messe, virtuelles Event – so geht’s” und im eben genannten ebook.
Bevor du Anbieter anfragst, brauchst du eine ungefähre Budgetvorstellung für dein Eventvorhaben. Sind es 500 Euro, 5.000 Euro oder eher 50.000 Euro oder noch mehr? Kannst du die Budgets deiner bisherigen analogen Events komplett einsetzen oder möchtest du nur eine schnelle preiswerte Alternative im Online-Marketingmix haben?
?Was ein Online-Event ungefähr kostet.
[bctt tweet=“#eventprofs Bevor du Anbieter anfragst, brauchst du eine ungefähre Budgetvorstellung für dein Eventvorhaben. 5.000 oder 500.000 Euro. “ username=“KatrinTae“]
Standard- und Individuallösung vermischen
Wer eine individuelle Lösung programmieren lassen will, braucht in der Regel relativ große Budgets. Standardisierte virtuelle Eventlösungen dagegen gibt es deutlich billiger, dafür sind diese eben weniger individualisierbar.
Es ist wie beim Kauf einer Küche. Die kannst du im Standard u.a. bei einem schwedischen Möbelhaus kaufen oder du lässt dir eine nach deinen Wünschen beim Küchenplaner anfertigen. Natürlich gibt’s auch bei erstem Anbieter individualisierte Küchen. Aber so wird der Unterschied deutlicher.
Dein Profi-Küchenplaner – meist vor Ort – plant mit dir zusammen deine Küche. Somit ist alles genau so, wie du es willst. Dafür ist jedoch auch das Gesamtvorhaben deutlich teurer. Und der Küchenplaner hat oftmals keinen vorgefertigten Gesamtpreis. Wie auch? Die Möglichkeiten sind unendlich – sowohl bei der Küchenplanung als auch bei deiner virtuellen Veranstaltung.
Im Blogbeitrag „Online Messe: Standard, Full-Service oder individuell?“ erläutere ich das auch noch einmal ausführlicher. Du siehst dort auch gleich, welche Anbieter u.a. in welche Kategorie fallen.
[bctt tweet=“#eventprofs Standardisierte virtuelle Eventlösungen dagegen gibt es deutlich billiger, dafür sind diese eben weniger individualisierbar.“ username=“KatrinTae“]
Angebote nicht genau ansehen
Ja, die Angebote für die Virtualisierung von Veranstaltungen lesen sich wirklich fast wortgleich. Das gebe ich zu, das ist schwer zu durchschauen. Versuche es dennoch und schau dir die Bilder und die Worte genau an. Kommt es für dich nicht klar heraus, was genau angeboten wird, frage beim Anbieter nach.
Beispiele:
Live-Chat – Sowohl derjenige, der einfach den integrierten Chat seines Videokonferenz-Tools nutzt als auch derjenige, der für dich auf seiner Eventplattform eine 1:1 Videosession anbietet, schreibt das in ähnlichen Worten auf seine Webseite. Darüber hinaus gibt es nur darauf spezialisierte Tools: Interaktions- und Votingtools und Live-Chat-Anbieter.
? Übrigens habe ich hier einmal die wichtigsten Begriffe rund um Online-Events zusammengestellt.
Virtueller Messe Zwilling – Die Bandbreite dieses Begriffes reicht von: „Wir machen ein Bild von einem Messestand, der dein Logo trägt“ bis zu „du kannst durch deinen Messestand wie in einer Spielekonsole laufen und dich drehen und alle Räume und Produkte von allen Seiten anschauen“.
Was du dabei gern umsetzen möchtest, ist fast egal. Sei dir nur bewusst, was du wirklich willst und brauchst.
Kostenfreie Beratung ausnutzen
… und dann mit der erhaltenen Leistung zu einem billigeren Anbieter gehen. Kein Einzelfall. Davon höre ich in diesen Tagen immer wieder. Es ist wie im Einzelhandel, in dem wir uns die Produkte ansehen und dann doch online kaufen.
Oder wie bei den Pitches, die du für Events mühsam erstellst und dann zuschauen musst, wie es eine andere Agentur umsetzt. Macht man einfach nicht – auch nicht bei der Virtualiserung von Messen, Kongressen oder Networkingevents. Erst recht nicht in den Zeiten, in denen einige keine Umsätze mehr haben und andere 24/7 arbeiten.
Premiumleistung fordern und Discount-Preise zahlen wollen
Wenn du ein Tool suchst, das 100%ig DSGVO-konform ist und all deine Wünsche abdeckt, dann wird das auch etwas kosten. Outgesourcte IT-Mitarbeiter in Indien sind günstiger als IT-Leistung aus Deutschland. Vergleiche daher die Premium-IT-Lösungen nicht mit den Gratisversionen großer oftmals amerikanischer Anbieter. Da stehen andere Geschäftsmodelle und andere Sicherheitsstandards dahinter. Wer IT-Sicherheit und Individualisierung bei der Virtualisierung von Veranstaltungen will, muss dafür auch bezahlen.
[bctt tweet=“#eventprofs Wenn du ein Tool suchst, das 100%ig DSGVO-konform ist und all deine Wünsche abdeckt, dann wird das auch etwas kosten.“ username=“KatrinTae“]
Ausschreibungen verschicken
OK, ich weiß, manchmal muss das sein. Manche Behörden, Institutionen etc. müssen einfach ausschreiben – erst recht bei größeren Summen. Doch mal ehrlich, du weißt doch selbst, wie viel Arbeit so eine Ausschreibung macht. Wer soll denn jetzt die Zeit haben, diese seitenlangen Papiere für die Virtualisierung deines Events auch nur zu lesen? Entweder sind alle Kollegen in Kurzarbeit oder sie sind völlig überlastet. Eine Ausschreibung, die in meinem Posteingang landet, zeigt mir, dass der Absender nicht verstanden hat, wie sich die Welt gerade dreht.
[bctt tweet=“#eventprofs Wer in diesen Zeiten noch seitenlange Ausschreibungsdokumente verschickt, hat nicht verstanden, wie es in der Eventbranche gerade zugeht. #eile #hektik #umsatzeinbrüche #kurzarbeit“ username=“KatrinTae“]
Nicht an den Imagefaktor denken
In der realen Welt beachten wir den Imagefaktor beim Einkauf von Leistungen oder Services. In der digitalen Welt bei der Virtualisierung von Events scheint das nicht mehr berücksichtigt zu werden. Überlege dir, welches Image du mit deinem virtuellen Event erzeugen möchtest. Premium oder Standard? Luxus oder Massenware?
Anders ausgedrückt: Würdest du den CEO deines Konzernes mit der U-Bahn zum Messegelände schicken? Nein, natürlich nicht. Du würdest eine Limousine ordern. Er würde mit dem neuesten Smartphone und einem maßgeschneiderten Anzug dort aufschlagen. Keinesfalls mit einem Anzug von der Stange. Bedenke das auch bei deinen virtuellen Events.
Mit Messe-Worten ausgedrückt: Bist du einer der führenden Anbieter deiner Branche mietest du keinen 9 qm Stand. Wobei das für ein StartUp oder ein kleineres Unternehmen der Branche total in Ordnung ist. Dann darf der Stand auch fast so aussehen, wie der von allen anderen.
[bctt tweet=“#eventprofs Bist du einer der führenden Anbieter deiner Branche mietest du keinen 9 qm Stand. Bedenke das auch bei der Auswahl deiner IT für ein virtuelles Event.“ username=“KatrinTae“]
Fazit
Bevor du dich an die Virtualisierung deiner Events machst, überlege dir, was du willst und wer ungefähr zu deinem Vorhaben passen könnte. Recherchiere gut und schone die Zeitbudgets derer, die gerade 24/7 arbeiten oder wegen Kurzarbeit gar nicht antworten können.