[Sponsored Post] Willst du eine virtuelle Konferenz oder Tagung durchführen, hast du fast unendlich viele Möglichkeiten – von Videokonferenz-Tool über Event- bis hin zur Messe-Plattform. Allerdings sind diese oftmals auf die Bedürfnisse von Online-Meetings, Events oder eben Messen zugeschnitten. Willst du deine Tagung, vor allem eine wissenschaftliche, ins Netz bringen, brauchst du ganz bestimmte Features. Beispielsweise Abstractmanagement, Poster-Präsentationen oder auch ein Registrierungstool für komplexe Anmeldepreise und Zugangsberechtigungen. Genau das findest du beim Anbieter Converia, der für virtuelle Konferenzen die “Converia Virtual Venue” auf den Markt gebracht hat. Und das steckt dahinter.
Die Funktionen der Converia Virtual Venue für (d)eine virtuelle Konferenz
Lass mich mit den Funktionen speziell für deine virtuelle Konferenz beginnen. Danach schauen wir uns auch noch die Features an, die Converia bereits als klassischer Anbieter eines Registrierungssystems mitbringt.
Die integrierte Videokonferenz-Lösung
Integriere, was du möchtest oder was du schon lizenziert hast, z.B. Zoom. Oder du nimmst von Converia das integrierte BigBlueButton. So kannst du deinen Live-Stream an die Bildschirme deiner Konferenzteilnehmer übertragen oder auch 1:1 Videosessions unter den Teilnehmern ermöglichen.
Die Streams können auf drei verschiedenen Wegen in die Converia Virtual Venue kommen:
- Als Livestream mit sehr hoher Qualität, der direkt z.B. aus einem Studio in die Virtual Venue übertragen wird. Das funktioniert natürlich auch mit vorproduzierten Videos.
- Aus externen Anwendungen, z.B. Zoom und Co., die du in die Converia Virtual Venue einbinden kannst.
- Als interaktiver Stream. D.h. weitere Teilnehmer kannst du direkt aus der Virtual Venue dazu schalten – mit BigBlueButton. So werden aus Zuschauern echte Teilnehmer.
[bctt tweet=“#eventprofs Kennst du schon die Converia Virtual Venue? Extra für wissenschaftliche Konferenzen. Du kannst Zoom und Co. integrieren. Oder nutze das integrierte BigBlueButton. #medizinkongress #eventtech“ username=“KatrinTae“]
Die Networking-Features für deine virtuelle Konferenz
Neben der Übertragung der Inhalte brauchst du unbedingt Features fürs Networking auf deiner virtuellen Konferenz. Die Converia Virtual Venue hat deshalb folgende Funktionen bereits integriert:
- 1:1 VideoChat,
- Matchmaking auf Basis der Interessen deiner Teilnehmer sowie
- Breakout-Sessions.
Die 1:1 Videochats sind normalerweise so eingebaut, dass die Calls vorab durch deine Teilnehmer terminiert werden.
Die Matchmaking-Funktion sorgt für gezieltes Networking auf deiner virtuellen Konferenz. Dafür füllen deine Teilnehmer einfach beim Einloggen ihr Profil auf der Plattform aus. Sie können dafür von dir vorgegebene Tags nutzen oder auch weitere eingeben. Durch die Kontaktvorschläge, die die Plattform darauf basierend generiert, finden sich Teilnehmer mit denselben oder möglichst ähnlichen Interessen. Und in den Breakout-Sessions können sich deine Teilnehmer gegenseitig sehen und hören und so in kleineren Gruppe zu einem bestimmten Thema austauschen.
[bctt tweet=“#eventprofs Fürs Networking gibt’s 1:1 Videosessions, Breakout-Rooms und Match-Making. Basierend auf den Interessen deiner Teilnehmer. Für wissenschaftliche Konferenzen – vor allem. “ username=“KatrinTae“]
Features für Sponsoren deiner virtuellen Konferenz
Binde deine Aussteller und deine Sponsoren möglichst umfangreich und attraktiv in eine virtuelle Konferenz ein. Dafür kannst du auf der Converia Virtual Venue Unternehmensprofile einrichten und ausfüllen. Diese virtuellen Stände beinhalten eine Beschreibung sowie hochladbare Bilder, Links, Videos und Broschüren deiner Aussteller bzw. Sponsoren. Außerdem können deine Teilnehmer zu den Sponsoren-Vertreter direkt Kontakt aufnehmen – per Text- und per Videochat. Das kann spontan erfolgen oder auch via Terminabfrage zwischen den beteiligten Personen.
Darüber hinaus kannst du auf der Converia Virtual Venue deine Sponsoren direkt ins Programm einbauen. Zum Beispiel mit kleinen Videoclips am Ende des Livestreams oder über die Bannerwerbung auf der Plattform. Genau dafür hat Converia einen Platzhalter in ihre Venue eingebaut. Dort kannst du übrigens Grafiken mehrerer Sponsoren hinterlegen. Bei jedem neuen Aufruf der Startseite wird dann die Werbung eines anderen Sponsors angezeigt.
Die Sponsorenprofile ebenso wie die gesamte Plattform kannst du im Selfservice einpflegen oder von Converia aufsetzen lassen – ganz wie du möchtest.
[bctt tweet=“#eventprofs Die Sponsorenprofile ebenso wie die gesamte Plattform kannst du im Selfservice einpflegen oder von Converia aufsetzen lassen – ganz wie du möchtest.“ username=“KatrinTae“]
Die virtuelle Poster-Session
Dieses Feature ist vor allem für Tagungen und Kongresse mit Wissenschaftlern interessant. Dank der virtuellen Poster-Session kannst du die akzeptierten Poster in einer dafür vorgesehenen Rubrik auflisten und über eine Vorschau sichtbar machen. Und weil’s oftmals viele Poster sind, gibt’s dafür auch eine Filter- sowie eine Suchfunktion. Außerdem können sich deine Teilnehmer die Poster im Großformat anschauen und Poster-Autor·innen direkt über den integrierten Textchat kontaktieren.
Natürlich kannst du auch wie bei Präsenzkongressen eine Poster-Session durchführen. Bei Converia nutzt du dafür einfach die integrierten Breakout-Sessions, in der sich die Autor·innen gegenseitig sehen und zu den Postern austauschen können. So kann jeder sein Poster vorstellen, während alle anderen dazu live und mit ihrem Videobild Fragen stellen und Anmerkungen abgeben können.
Schau dir außerdem noch die Features an, die Converia bereits seit Langem mitbringt und sich vor allem für wissenschaftliche Tagungen und Konferenzen eignen.
[bctt tweet=“#eventprofs Kennst du die Converia Virtual Venue? Darin kannst du sogar virtuelle Poster-Sessions abbilden und umsetzen. #pco #tagung #kongress #verein #medizinkongress“ username=“KatrinTae“]
Das Abstractmanagement für deine virtuelle Konferenz
Weil’s hier vor allem um eine virtuelle Konferenz geht, möchte ich dir unbedingt noch das Abstractmanagement von Converia vorstellen. Dieses Modul eignet sich auch für größere Tagungen mit mehreren hundert Einsendungen. Darin kannst du Abstracts
- einreichen (lassen),
- bewerten (lassen),
- zusammenfassen (lassen),
- den Reviewing-Prozess überwachen,
- sämtliche Kommunikation zu Abstracts darüber laufen lassen
- und das alles ganz einfach handhaben.
Die Preise dazu findest du auf der Website von Converia.
Barrierefreie virtuelle Konferenz
Übrigens kannst du mit dem Service von Converia deine virtuelle Konferenz barrierefrei gestalten. Zum Beispiel, in dem du Untertitel bei den Online-Sessions einblenden lässt.
Das Teilnehmermanagement
Jede größere Konferenz – egal ob virtuell, in Präsenz oder hybrid – benötigt ein professionelles Teilnehmermanagement-System. Bei Converia erhältst du alles, was du dafür brauchst. Von dem konfigurierbaren Online-Anmeldeformular, über die automatische Generierung von Anmeldebestätigungen und deren Versand, über individuelle Gutscheine bis hin zum papierlosen Check-In.
Außerdem erhältst du von Converia umfangreiche Leistungen in den Bereichen:
- Zahlungsmanagement,
- Programmplanung,
- Konferenz-Website,
- Check-In und
- Konferenz-App.
Für wen sich die Converia Virtual Venue besonders eignet
Die Converia Virtual Venue eignet sich für dich besonders, wenn du wissenschaftliche Tagungen und Konferenzen organisierst und diese eben virtualisieren willst. Egal ob du bei einem Verband, einem Verein oder einem PCO arbeitest. Wann immer du komplexe Registrierungsprozesse hast, Posterausstellungen umsetzen und Abstracts managen möchtest, bist du bei Converia richtig.
Besonders gelungen finde ich dabei, dass die Anmeldedaten deiner Teilnehmer ganz einfach in die Converia Virtual Venue kommen. Einfach, weil’s aus einem Hause kommt. Das lohnt sich für dich vor allem dann wenn du viele unterschiedliche Kategorien und Preise im Rahmen deines Registrierungsportals hast. Und wenn diese dann auch noch unterschiedliche Zugangsberechtigungen haben sollen. Mit Converia ganz einfach umsetzbar. Ohne hin- und hersenden von Teilnehmerdaten oder gar der Passwörter per E-Mail und in Excellisten.
Natürlich kannst du auch Businessevents auf dem Portal umsetzen.
[bctt tweet=“#eventprofs Die Converia Virtual Venue eignet sich für dich besonders, wenn du wissenschaftliche Tagungen und Kongresse organisierst und diese eben virtualisieren willst. #eventtech #pco #medizinkongress“ username=“KatrinTae“]
DSGVO und Converia
Die Converia Virtual Venue ist eine Lösung, die 100%ig DSGVO-konform ist. Zum einen stehen die Server, auf denen sich die Daten befinden, in Deutschland und zum anderen kannst du sehr granular einstellen, was auf deiner Plattform möglich sein soll.
Datenschutz individuell konfigurieren
Beispiel: Nicht jeder deiner Teilnehmer möchte wirklich online netzwerken. Manche möchten sich auch einfach nur die Inhalte anschauen und ohne die Einblendung ihres Namens dabei sein. Genau solche anonymen Teilnahmen kannst du mit der Converia Virtual Venue umsetzen.
So individuell wie du die Vorgaben für den Datenschutz konfigurieren kannst, so individuell sind auch die Preise für die Plattform. Es hängt zum Beispiel sehr davon ab, ob du 10 oder 100 Speaker einsetzen willst und ob du 5 oder 500 Aussteller und Sponsoren präsentieren möchtest. Oder ob du das Abstract-Management oder eine Poster-Session benötigst oder eben auch nicht. Frage daher am besten direkt ein konkretes Angebot bei Converia ab.
Zum Thema Datenschutz und Videokonferenz-Tools:
Bei Zoom und anderen externen Tools benötigst du eine Lizenz der Videokonferenz-Lösung und musst dafür deren Datenschutzvereinbarung akzeptieren. BigBlueButton hostet Converia auf eigenen Servern, weshalb sie damit eine DSGVO-konforme Lösung anbieten können.
Fazit
Die Converia Virtual Venue ist eine Plattform, die sich vor allem auf die Bedürfnisse von virtuellen Konferenzen und Kongressen spezialisiert hat. Dabei erhältst du neben den wichtigen Features für deine virtuelle Konferenz – wie Networking, Sponsoren einbinden, Poster-Session & Co. – auch umfangreiche Funktionen für die Verwaltung deiner Teilnehmer und der Abstracts.
Tipp: Mit der Converia Virtual Venue bindest du auch jüngere Wissenschaftler in deine Tagungen und Konferenzen ein. Egal ob heute oder zukünftig. Denn gerade diese haben oftmals beschränkte Reisebudgets, benötigen jedoch noch viel mehr als etablierte Wissenschaftler eine gewisse Sichtbarkeit auf Konferenzen – sei es nun in Präsenz oder virtuell.
Ansprechpartner
Philipp Wünscher
T: +49 3643/811 807 60
philipp.wuenscher@converia.de
> virtual-venue.io
> converia.de