Lust auf ein Jahr voller TOP-Events mit zufriedenen Teilnehmer·innen, wiederbuchenden Aussteller·innen und einer Work-Life-Balance für dich? Dann nimm such' dir aus diesen Vorschlägen den oder die für dich passenden heraus. Probier's aus, bleib dran und schau regelmäßig, was es dir gebracht hat. Viel Erfolg!
1. Reduziere den größten Zeitfresser
Was frisst in deinem Event-Management die meiste Zeit? Sind es die unzähligen Tools, die nicht miteinander "reden"? Oder die vielen Excel-Tabellen, die du mühevoll füllst? Sind es die internen oder externen Absprachen? Die Schleifen, die du dank deiner Vorgesetzten oder Auftrageber·innen drehst? Finde DEN für dich größten Zeitfresser und setze alles daran, diesen zu reduzieren oder eliminieren.
Du meinst, das wäre unmöglich? Dann finde Verbündete in deinem Team oder deiner Organisation. Schließlich wollen auch die meisten Chef·innen, dass du effizient arbeitest.
Mit der nun gewonnenen Zeit kannst du dich um die wirklich wichtigen Dinge kümmern, statt im Hamsterrad zu rennen und bürokratischen Kleinkram zu erledigen.
2. Finde ein Projektmanagement-Tool, dass zu dir passt
... zu dir, deinem Team oder deiner Organisation.
Findest du das Tool, mit dem alle Beteiligten schnell Zugriff auf wichtige Informationen haben und ihr gemeinsam priorisieren könnt, holst du nochmal richtig viel an Effizienz raus. Und an Freude. Denn effizient und effektiv an der gemeinsamen Sache - eurem Event - arbeiten zu können, ist unheimlich sinnstiftend und erfüllend.
Frustrierend hingegen ist die Jongliererei mit unzähligen Excel-Listen. Schaff' die so weit es geht ab, denn die sind in dem Moment, in dem du sie versendest schon wieder veraltet. Und du kennst das ja: 10 Varianten des Projektplans liegen auf dem Server rum. Aber welcher ist der aktuelle? Und warum könnt ihr nicht zu dritt in Echtzeit daran arbeiten?
Sehr beliebte Projektmanagement-Tools findest du im Beitrag 12 Digitale Projektmanagement-Tools für Event-Teams.
3. Verfolge einkommensproduzierende Aktivitäten
... statt dich den ganzen Tag mit irgendwelchen Dingen zu beschäftigen. Denn am Ende des Tages zählt es, ob du die richtigen Aktivitäten und Ziele verfolgst. Auch wenn du für eine NGO arbeitest oder sonst den monetären Aspekt deines Jobs nicht glasklar erkennen kannst.
Welche Aktivitäten das sein können und was du außerdem für deine Produktivität und damit am Ende auch für dein Einkommen tun kannst, erfährst du im Artikel Kenne deine einkommensproduzierenden Aktivitäten [Buchtipp].
4. Plane Zeit für Weiterbildung ein
Egal ob eine fachliche Weiterbildung oder der Besuch von inspirierenden Veranstaltungen – plane das bereits am Jahresanfang ein. Nur so kannst du entweder deine·n Chef·in überzeugen oder einfach Urlaub beantragen und in privater Mission dort aufschlagen.
Was? Urlaub und privat finanzieren? Ja, das ist etwas, was ich seit Jahren selbst praktiziere. So muss ich niemanden fragen, ob ich irgendwohin fahren darf oder ob sich jenes Event wirklich lohnt. Das entscheide ich ganz allein und betrachte es als Investition in meine Zukunft.
Schau doch mal in die Liste der MICE-Events 2024.
5. Binde in jedes Event eine Networking-Aktion ein
Networking ist DER Grund, warum Menschen zu deinen Events kommen. Sie wollen Gleichgesinnte treffen und sich austauschen können. Allerdings nicht nur in der Warteschlange zu den Toiletten oder am Pausen-Buffet. Sie wollen auch nach dem Vortrag mit den Referent·innen sprechen oder mit dem bzw. der Sitz-Nachbar·in. Baue daher ganz bewusst mindestens ein Networkingformat in jedes deiner Events ein. Und wenn es "nur" das Get-together" vor oder nach dem Event ist. Besser allerdings ist ein Format, das mittendrin stattfindet.
Im Blogbeitrag Networking-Ideen für deine Präsenzevents findest du Inspirationen für Events auch mit kleinem Budget und mit wenig Orga-Aufwand.
6. Binde in jedes Event interaktive Elemente ein
Egal ob Sales-Kick-Off, ob Incentive-Event, ob fachliche Jahrestagung oder Messe – die meisten Menschen wollen sich aktiv einbringen können. Finde den richtigen Mix aus Keynotes, inspirierenden Vorträgen und Mitmach-Elementen für dein Event. Wie interaktiv es sein darf oder muss hängt ganz von deinem Eventziel und von deiner Zielgruppe ab. Es ist allerdings erwiesen, dass Menschen, die sich einbringen, das Event besser beurteilen und im Nachgang die besprochenen Themen oder das Gelernte besser erinnern. Willst du also, dass dein Event und deine Eventbotschaft positiv in Erinnerung bleibt, bau ganz bewusst Interaktion ein.
Schau gleich mal in den Artikel 12 Interaktive Eventformate, mit denen du deine Teilnehmer begeisterst.
Fazit
Starte das Jahr mit guten Vorsätzen für ein produktives und erfolgreiches Eventmanagement. Deine eigene Work-Life-Balance, dein Lohnzettel, deine Teilnehmenden und deine Geldgeber·innen werden es dir danken.
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