So nutzt du Voting- & Interaktionstools zielgerichtet

Die meisten Eventplaner·innen, mit denen ich Kontakt habe, nutzen Voting- und Interaktionstools vor allem, um Teilnehmer·innen bei der Stange zu halten. Das ist auch völlig OK. Doch nur wenige formulieren die Fragen und Aufforderungen so, dass sie wirklich ihr Event-ZIEL unterstützen. Wer beispielsweise Leads mit seinem Event generieren will, sollte solche Fragen stellen, deren Antworten im Follow-Up weiter verwertbar sind. Wie zielgerichtet nutzt du diese Tools? Noch nicht so sehr? Hier sind Anregungen, wie du es konkret machen könntest.

Voting- & Interaktionstools ZIELgerichtet nutzen
Voting- & Interaktionstools ZIELgerichtet nutzen

Was ist dein Event-Ziel?

Halte nochmal kurz inne und frag dich, was ist das Ziel deines Events? Oftmals ist das gar nicht so klar definiert oder ausgesprochen. Manchmal überschneiden sich auch Ziele und unterschiedliche Akteur·innen haben unterschiedliche Ziele. So will vielleicht dein·e Chef·in gut dastehen – wie ich neulich wieder in einer Diskussion auf LinkedIn las. Und deine Aussteller·innen wollen Leads generieren. Du vielleicht willst jedoch das Networking unter den Teilnehmer·innen fördern. Was auch immer du verfolgst, werde dir dessen bewusst und setze die Votings- und Interaktionstools zielgerichtet ein.

Mögliche Event-Ziele:

  • die Bindung zu den Kund·innen pflegen,
  • neue Leads generieren,
  • Austausch unter den Teilnehmer·innen fördern,
  • ein neues Produkt präsentieren und dafür Interessent·innen gewinnen,
  • Markt- oder Meinungsforschung zu einer Produktentwicklung betreiben,
  • Erfolge mit den Mitarbeiter·innen feiern,
  • Teilnehmer·innen unterhalten,
  • und vieles mehr.

Am besten ist’s natürlich, wenn dein Event-Ziel auch SMART formuliert ist.

Schauen wir uns nun beispielhaft einige Ziele und den zielgerichteten Einsatz von Voting- und Interaktionstools an.

Leads generieren | ein Ziel eines Online-Events
Leads generieren | ein mögliches Ziel eines Events

Interaktionen für Events mit dem Ziel der Leadgenerierung

Willst du mit deinem Event – egal ob online, onsite oder hybrid – vor allem Leads generieren, brauchst du Votings- und Interaktionstools bzw. Interaktionen, die darauf einzahlen. Zum einen wäre es für dich bzw. deine Sales-Kolleg·innen hilfreich zu wissen, wie groß der Anteil der Besucher·innen ist, die sich für ein Produkt interessieren. Zum anderen ist es auch wertvoll zu wissen, WER sich konkret dafür interessiert und WO deine potenziellen Kunden gerade stehen. So kannst du das Follow-Up zielgerichtet aufbauen.

Du könntest beispielsweise folgende Umfragen starten und die entsprechenden Follow-Up-Mails aufsetzen:

  • Kennen Sie unser Produkt P schon?
    Ja > der/die Teilnehmer·in erhält eine Follow-Up-Mail, die gewisse Vorkenntnisse voraussetzt
    Nein > der/die Teilnehmer ·in erhält eine Follow-Up-Mail für „Newbies“
  • Planen Sie die Einführung einer ähnlichen Lösung für XYZ  in den kommenden Monaten?
    Ja, wir sind schon dabei > Follow-Up-Mail mit Tipps für die Einführung
    Nein, wir recherchieren noch > Follow-Up-Mail mit Auswahltipps
  • Planen Sie Events in Excel oder mit einer Teilnehmer-Management-Software?
    Excel > Hier sind Tipps, warum eine Software deutlich effizienter ist
    Software > Hier sind Tipps, was eine bzw. unsere richtig gute Software kann

Du kannst die Antworten aus den allermeisten Voting- und Interaktionstools entweder über eine Schnittstelle oder über Im- und Export in dein Mailingtool, deine Marketing-Automation-Plattform oder dein CRM übertragen. Im einfachsten Falle generierst du zwei Listen. Eine mit den Antworten „Ja“, eine mit den Antworten „Nein“. Alle Empfänger auf der Liste „Ja“ erhalten dann einen anderen Mailtext als die Empfänger der Liste „Nein“. Die Listen mit den „Ja“ bzw. „Nein“-Antworten interessieren deine Sales-Kolleg·innen und noch spannender wird’s, wenn sie erfahren, wer in den richtig ausgerichteten Mailings auf bestimmte Links geklickt hat.

Der Betreff der E-Mail-Einladung ist entscheidend

Natürlich kannst du das Ganze noch viel weiter treiben. Und mit richtig miteinander verknüpften Marketing- und CRM-Tools kannst du auch ganze Lead-Scorings aufbauen und automatisierte Mailing-Strecken erstellen. Doch für den Anfang ginge es auch mal mit der A- und der B-Mail.

Ein wunderbares Beispiel für den zielgerichteten Einsatz einer Umfrage liefert wieder einmal die OMR. Schau’s dir selbst an: 

Nach der Auswertung, wer im Feedbackbogen angegeben hat, dass das Seminar wertvoll war, erhält diese Person eine Follow-Up-Mail mit passender Ansprache und passendem Call-to-Action. Und ein super Betreff ist auch wieder dabei. Willst du mehr über die OMR und ihr gelungenes Marketing erfahren, klick hier:

Interaktionen für Events mit dem Ziel des Networkings

Du willst mit deinem Event vor allem die Teilnehmer·innen untereinander vernetzen? Dann brauchst du Tools und Räume – im realen wie im virtuellen -, die das ermöglichen. Hilfreich dafür sind zum Beispiel:

  • eine durchsuch- und filterbare Teilnehmer·innen-Liste
    So sieht jede·r, wer noch dabei ist und kann den oder die andere via Chatfunktion anschreiben.
  • Matchmaking-Funktionen
    Diese sorgen dafür, dass das Tool automatisch andere Teilnehmer·innen vorschlägt, die zu den eigenen, angegebenen Interessen und erstellten Profilen passen.
  • 1:1 Termine
    Egal ob spontan oder terminiert, ob an einem Networking-Tisch oder in einem Videocall – mit den 1:1 Terminen unter den Teilnehmer·innen förderst du das Networking.
  • Breakout-Räume
    Gerade bei Online-Events eine gute Chance, in kleinen Gruppen in den Austausch zu kommen.
  • Interaktive Eventformate in Präsenz
    Ob Table Session, World Café oder BarCamp etc. – bei allen diesen Formaten geht es darum, sich bereits beim inhaltlichen Austausch kennenzulernen, statt auf die nächste Kaffeepause zu warten.
  • der moderierte SessionChat bei Online-Events
    Wer den SessionChat als Veranstalter·in befeuert, fördert die aktive Teilnahme der Anwesenden an diesen Text-Gesprächen. Das wiederum führt dazu, dass die Teilnehmer·innen sehen, wer sich ebenfalls äußert und wer welche Meinung vertritt. Und das ist ein exzellenter Gesprächseinstieg in einen privaten Chat oder Videocall.
  • aus einer Umfrage spontan Breakout-Sessions machen
    Du könntest auch eine Umfrage mit 3 Antwortmöglichkeiten starten. „Bevorzugen Sie A, B oder C?“ und dann erstellst du Breakout-Räume mit dem Thema A, B und C und bittest die Teilnehmer·innen sich in den entsprechenden Raum zu begeben und dort zum Thema weiter zu diskutieren. Bestimmt fällt dir dazu etwas passendes ein.

Networking | hybride Messen und Events

Interaktionen für Events mit dem Ziel der Marktforschung

Du willst ein neues Produkt auf den Markt bringen? Oder einmal erforschen, wie so „die Stimmung da draußen ist“? Wer bei diesen Events einfach nur seine Meinung frontal präsentiert, erfährt nicht, was die (potenziellen) Kund·innen denken. Da sie jedoch auch in einer Q&A-Runde am Schluss einer langen Frontalpräsentation nicht mehr besonders aktiv sind, musst du sie eher einbinden und abholen. Mit den richtigen Fragen und Umfragen.

Du könntest beispielsweise fragen:

  • Welche Veränderung der Marktsituation erwarten Sie in den kommenden Monaten?
    Antworten: Besser, schlechter, gleichbleibend
  • Welche Entwicklungen erkennen Sie gerade in der Branche ABC?
    Antworten über eine Wortwolke einfangen oder als Freitext im SessionChat
  • Wie schätzen Sie die Chancen im Bereich ABC ein?
    Antworten: Sehr gut, gut, moderat, eher schlecht, schlecht
  • Welches sind aus Ihrer Sicht die größten Hürden bzw. Risiken?
    Antworten als Freitexte in Form einer Wortwolke oder im Chat

Du kannst auch mal Ranking-Fragen einsetzen. Das sind Fragen, bei denen eine Teilnehmer·innen den vorgegebenen Optionen eine Rangfolge zuordnen können. Beispiel: Bitte ordnen Sie die folgenden Optionen in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit von 1 bis 4, wobei 1 für Sie am wichtigsten und 4 für Sie am wenigsten wichtig ist.

So erfährst du im Detail, wie „die Stimmung da draußen ist“ und kannst das intern weitergeben.

Votings- und Interaktionstools zielgerichtet einsetzen; z.B. für Marktforschung
Votings- und Interaktionstools zielgerichtet einsetzen; z.B. für Marktforschung

Interaktionen für Events mit dem Ziel der Kundenbindung

Willst du Kund·innen binden, brauchst du andere Fragen und demzufolge andere Voting- und Interaktionstools als bei der Leadgenerierung. Stellst du diesen „warmen Kontakten“ genau die gleichen Fragen wie völlig neuen Leads, verwirrst oder verärgerst du diese nur. Überlege dir daher genau, was du von deinen Bestandskund·innen wissen willst oder was du für sie Gutes tun willst. Z.B. könntest du sie zu einer Community zusammenführen, damit sie sich kennenlernen und austauschen können. Unterstützend kannst du dafür ein Fotomosaik nutzen, dass die Online- und Onsite-Teilnehmer·innen auf einem Bild zeigt.

Oder du könntest ihnen neue Produkte und Ideen vorstellen, die sie als erste erfahren. Alternativ kannst du sie einbinden und ihr Feedback nutzen, um eure Produkte oder Services zu verbessern oder auszuweiten. Die richtigen Hinweise und Antworten erhältst du allerdings nur, wenn du auch in diesem Falle Voting- und Interaktionstools zielgerichtet einsetzt.

Du kannst beispielsweise fragen:

  • Bitte nennen Sie uns drei Dinge, die wir tun können, um unseren Service zu verbessern.
    Mit einem Votingtool; mit einer Freitext-Frage oder durch Multiple-Choice.
  • Welche unserer Produkte kennen Sie bereits?
    Es ist erstaunlich, wie viele Kund·innen andere Produkte oder Services nicht kennen. Lass sie über Multiple-Choice-Fragen oder über Freitexte antworten.
  • Welchen Service sollten wir ausweiten?
    Vielleicht willst du in deinem Votingtool schon ein paar Services vorschlagen?
  • Was hat Ihnen in unserem Hotel/Hause/… besonders gut gefallen?
    Gib Ideen vor, lass Freitexte zu und füge auch eine Antwort „Sonstiges: …“ hinzu.

Außerdem könntest du mit einem Votingtool die Weiterempfehlungs-Warscheinlichkeit ermitteln. Also den Net-Promoter-Score, kurz NPS. Dieser fragt auf einer Skala von null bis zehn ab, wie wahrscheinlich es ist, dass dein·e Kunde·in dich bzw. eure Produkte oder Services weiterempfiehlt. Den kannst du einmalig abfragen oder auch über einen längeren Zeitraum. Mehr erfährst du z.B. im Blogbeitrag Der Net-Promoter-Score im Zeitverlauf – So geht’s mit TEDME.

Du könntest deine Bestandskunden mit deinem Event enger an dich binden wollen und einige besonders aktive Personen für ihr Engagement – generell oder im Rahmen des Events – belohnen. Besonders gut eignen sich dafür in Event-Plattformen oder Event-Apps eingebaute „Leaderboards“ (Siegerlisten). Mithilfe von eingebauter Gamification werden hier jene Personen oben auf der Liste angezeigt, die deine gestellten Aufgaben und Aktivitäten besonders engagiert verfolgt und mitgemacht haben. Was das sein kann, hängt von deinem Event-Ziel ab. Belohne die Aktivitäten mit hohen Punkten, die zu deinem Ziel passen. Z.B.:

  • Anfrage von 1:1 Terminen beim Sales
  • Download von Sales-/Marketing-Broschüren
  • Besuch von Sessions bis zum Ende
  • Beantwortung von Quizzfragen zum Produkt oder zur Session
  • und so weiter
virtuelle bzw. hybride Event-Plattform Hubilo | Gamification
Gamification und Leaderboard – zeigt die aktivsten, engagiertesten Teilnehmer·innen

Interaktionen für Events mit Pitches

Du willst bei deinem Event ein·e Gewinner·in eines Wettbewerbes küren? Dann kannst du auch dafür gezielt Votingtools einsetzen. Besonders wirkungsvoll ist es, wenn du ein·e Moderator·in hast, der oder die das spannend präsentieren und moderieren kann. Außerdem kannst du bei einem Votingtool das Ergebnis in Echtzeit anzeigen lassen. D.h. die Balken bewegen sich während deine Teilnehmer·innen nach und nach abstimmen. Oder du wählst ein Tool, das ein Siegertreppchen anzeigen kann. Zuerst Platz 3, dann Platz 2 und zum Schluss Platz 1. Das hat neben der steigenden Spannung auch den Vorteil, dass du die hinteren Plätze nicht anzeigen lassen musst. So ersparst du den Verlierer·innen, dass sie als solche auch noch auf der Leinwand präsentiert werden.

Mit Voting- und Interaktionstools kannst du Sieger·innen bei Pitches ermitteln.
Mit Voting- und Interaktionstools kannst du Sieger·innen bei Pitches ermitteln.

Fazit

Voting- und Interaktionstools sind eine super Sache. Du hältst das Interesse der Teilnehmer·innen hoch und sie so bei deinen Events aktiv dabei. Das erhöht deren Beteiligung und damit die Behaltensquote deiner Botschaften. Setzt du die Fragen ZIELgerichtet ein, kannst auch du für dich und dein Event noch eine ganze Menge rausholen. Auch bei den Follow-Ups. Probier’s aus.

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