Neulich stand ich beim Abholen meiner Garderobe wieder in einer Warteschlange. Und da stand ich deutlich länger als es hätte sein müssen. Warum? Weil der Strom der Wartenden nicht gut gemanagt war. Und weil mir das immer wieder passiert und auffällt, verrate ich dir in diesem Blogbeitrag, wie du lange Warteschlangen vermeiden kannst.
Ist so ein bisschen Warterei wirklich schlimm? Warum können die Eventgäste nicht ruhig mal 5 oder 10 Minuten in einer Schlange stehen und warten?
Die Antwort ist ganz klar: Unsere Zeit ist schnelllebig geworden. Ob wir es als Eventplanende nun mögen oder nicht, ob wir es verstehen oder nicht – Teilnehmende wollen nicht warten. Weder auf ihre Anmeldebestätigung noch beim Einlass, beim Buffet, bei der Garderobe oder vor den Toiletten.
Ist für deine Gäste dann noch erkennbar, dass es hätte schneller gehen können oder sie verpassen einen wichtigen Termin oder Bahn- bzw. Fluganschluss ist der Frust umso größer.
Vermeide daher Warteschlangen, wo und wann immer du kannst und reduziere sie auf das absolute Minimum. So ein sinnloses Rumstehen fällt auf deine Eventplanung zurück – egal wie viel Mühe du dir vorab gegeben hast.
Schau dich mal an Flughäfen oder an smart gestalteten Hotel-Check-ins oder in einigen Supermärkten um. Immer dort, wo Absperrbänder die wartende Masse leiten und erst kurz vorm Schalter "aufsplittet", dort geht es am schnellsten.
Wenn dich das näher interessiert, schau dir auch gern mal das Warteschlangen-Experiement von Galileo an. Hier siehst du auch, warum es nichts bringt, die Teilnehmenden permanent zum Nachrücken zu ermuntern, indem sie aufgerufen werden. "Bitte weiterrutschen" oder "Der nächste bitte" hilft nicht wirklich.
Das Prinzip deiner Warteschlangen sollte also sein: Bilde eine oder mehrere lange Warteschlangen, die sich nach einem geordneten Muster platzsparend durch den Vorraum schlängeln. Splitte dann die wartenden Menschen auf mehrere Counter oder Kontrollstationen auf. So wartet immer genau eine Person auf die optimale nächste Station am Counter und alle nachfolgenden können im gleichen Tempo nachrutschen. Es gibt also keine schnellere oder langsamere Warteschlange. Außerdem können die Mitarbeitenden hinter den Countern sich nun genau so viel Zeit nehmen, wie die "Abfertigung" einer Person benötigt. Sie können auch mal den Schalter schließen oder Sonderfälle klären.
Beim Buffet ist die eben skizzierte Warteschlange wohl kaum ansprechend noch umsetzbar. Allerdings kannst du oftmals dafür sorgen, dass dein Buffet-Angebot von mehreren Seiten erreichbar und auswählbar ist. Hast du nur eine kleine Tischfläche, verteile zumindest Salate, Brote, Desserts und Geschirr bzw. Besteck auf anderen Flächen. Achte darauf, dass du dabei nicht irgendetwas anderes blockierst.
Beispiel: Im Motel One Hotel in Würzburg befindet sich das Geschirr und Besteck UNTERHALB der Flächen auf denen die Frühstücks-Speisen stehen. Da dieser Bereich super eng ist, bildet sich sowieso schon eine lange Schlange. Will jetzt jemand, der schon alle Speisen gewählt hat, nur mal schnell einen Löffel holen, wird er oder sie zum Hindernis für alle anderen, die warten. Oder er stellt sich brav hinten an und wartet darauf, dass er endlich an den Löffel herankommt.
PS: Das ist nicht nur unangenehm mit Blick auf die Wartezeit, es ist auch unpraktisch für all jene, die sich nicht mehr so gut bücken können.
So können sich viel mehr Personen gleichzeitig am Buffet bedienen:
Hier gilt das gleiche Prinzip. Sorge dafür, dass es am vorderen Ende der Warteschlange sich gut auf mehrere Ausgabe- bzw. Annahmestationen verteilen kann.
Was super unpraktisch ist: Wenn du zwar eine lange Schlange bilden lässt, aber bei der Ausgabe bzw. Annahmestation dahinter ebenfalls eine lange Reihe bilden lässt, die für den ersten Wartenden nicht einsehbar ist. So entstaut sich gar nichts – habe ich erst kürzlich wieder an der Garderobe in der Berliner Mercedes Benz Arena erlebt. Da hilft es auch nichts, wenn die Mitarbeitenden hinter den Ausgabestationen immerzu rufen "Bitte weiterrutschen".
Hier hilft nur eines: Stelle deutlich mehr Toiletten für die Damen als für die Herren bereit. Warum öffentliche WC-Anlagen immer noch nach dem 50:50 Prinzip gebaut werden, ist mir unerklärlich. Jede·r, der oder die heute mal auf öffentlichen WC-Anlagen war, kann erkennen, dass die Damen-WCs nicht ausreichen, während die Herren schnell fertig sind.
Fazit
Mach's richtig und verkürze Warteschlangen durch ein paar organisatorische Planungen. Deine Eventgäste werden es dir danken, wenn sie ihre Event- oder Anschluss-Termine pünktlich wahrnehmen können. Oder wenn sie einfach netzwerken können, statt ewig vor dem Buffet oder den Toiletten anstehen zu müssen.
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