Der Herbst und der Winter stehen vor der Tür und viele Eventplaner·innen fürchten sich vor bevorstehenden Restriktionen wegen der Corona-Pandemie und der Energiekrise. Letztere treibt die Transport- und Reise-Kosten immer weiter in die Höhe und macht so vor allem Präsenzevents zu einem kostspieligen Vorhaben. Von Online- oder gar Hybrid-Events will kaum eine·r etwas hören. Zu miserabel waren die ersten Erfahrungen als Veranstalter·in der Online-Events. Je weniger streng der Lockdown, desto weniger Resonanz auf die eigenen Online-Events. Und schon gar nicht auf die Networking-Angebote. Kommt dir das bekannt vor? Dann könnte es sein, dass auch du oder eben dein Event-Team in eine dieser Fallen getappt seid und deine Online-Events zum Scheitern verurteilt sind.
Du planst dein Online-Event wesentlich kurzfristiger als dein Präsenz-Event
Das „Gute“ an Präsenz-Events: Du musst eine Location buchen. Und die sind oftmals recht gut gebucht. Vor allem die beliebteren oder wenn du als Planer·in an bestimmte Termine gebunden bist. Dann musst du früh mit der Planung anfangen und du musst dich früh auf ein Datum festlegen. Das Gute daran: Wenn du dich schon mal festgelegt hast, kannst du auch gleich den Rest eintüten. Redner·innen anfragen, RFPs an Dienstleister·innen senden und das erste Save-the-Date veröffentlichen. So ein früher Planungsstart hat viele nachfolgende Vorteile. Und so bekommt dein Präsenz-Event schon viel eher, viel mehr Schwung.
Online ist doch schon geplant, oder? Eben nicht. Auch Online-Events sollten früh geplant werden. Ich sehe immer wieder solche, die kurz vor knapp veröffentlicht werden und bei denen die Veranstalter·innen noch last minute Sprecher·innen suchen.
Also: Starte eher oder leite diesen Artikel denjenigen weiter, die dich bei dem frühen Start ausbremsen wollen.
Du ignorierst die vielen guten Praxistipps, die’s für Online-Events gibt
Es gibt so viele Blogs und Fachzeitschriften, die seit circa 2,5 Jahren unendlich viele Tipps geben. Auch in zahlreichen Webinaren und Online-Events für Eventplaner·innen verraten dir die Anbieter·innen und andere Planer·innen, worauf’s ankommt.
Und doch sehe ich so viele Events, die diese guten Tipps schlichtweg ignorieren.
Noch heute gibt’s Online-Events, bei denen
- die Referent·innen von schräg oben in die Kamera schauen oder vorm übervollen Regal sitzen,
- es kaum Möglichkeiten zur Interaktion gibt,
- aktive Angebote fürs Networking fehlen,
- sich Aussteller·innen mit Standardtexten präsentieren und dann über mangelnde Resonanz klagen,
- keinerlei Spaßelemente enthalten sind,
- das Event ausschließlich als nicht kommentierbarer Stream auf YouTube stattfindet,
- der Inhalt der Talks belanglos oder zu 100% werblich ist
- und vieles mehr.
Du zwingst deine Zuschauer doch an 2 Tagen á 8 Stunden vor den Rechner
und wunderst dich dann über hohe Abbruchquoten oder gleich geringe Teilnahmequoten. Wie oft haben die Expert·innen in unserer Branche schon davon gesprochen, dass niemand für 8 Stunden vorm Rechner sitzen will? Ich kann’s kaum noch zählen. Und doch sehe ich immer und immer wieder genau solche Formate.
Du glaubst, dass deine Zielgruppe weder online-affin ist noch sich für Spielereien interessiert
„Meine bzw. unsere Zielgruppe ist sehr konservativ und spielt nicht.“ höre ich immer wieder. Die große Frage, die ich mir dabei stelle: Spielen wir alle nicht? Niemand? Warum haben spielerische Elemente in vielen anderen Bereichen des Alltags einen so enormen Erfolg, aber bei „allen“ Zielgruppen, von denen ich höre, nicht? Da stimmt etwas statistisch nicht. Oder auch du traust deiner Zielgruppe viel zu wenig zu.
Übrigens: Auch Forscher·innen, Naturwissenschaftler·innen, Ärzt·innen, Banker·innen und viele mehr kaufen sich teure Gadgets, mit denen sie „herumspielen“ können oder sammeln Punkte bei Payback, Starbucks oder gleich die „Herzen“ im Supermarkt. [klischemodus an] Viele Männer fahren voll auf alle möglichen Features ihres Autos ab, während Frauen vor allem auf’s Design und die Farbe anspringen. [klischemodus aus] Doch bei Events soll alles plötzlich korrekt und neutral gestaltet sein? Spielerei ist out, weil es hier um ernsten Wissenstransfer geht? Wusstest du, dass wir deutlich mehr Wissen aufnehmen und behalten, wenn wir emotional ergriffen waren? Also unter anderem wenn’s Spaß gemacht hat?
Du schaust dir nicht wirklich etwas von anderen Erfolgsbeispielen ab
Es gibt zahlreiche Beispiele für erfolgreiche Online-Events. Doch die meisten Veranstalter·innen verteufeln online nach den ersten schlechten Erfahrungen und setzen lieber auf die bekannten, vertrauten Präsenz-Events. Dabei verkennen wir – vielleicht auch du – dass diese Präsenz-Events beim ersten Mal auch nicht perfekt waren, sondern viele Runden brauchten, bis sie das waren, was sie heute sind.
Du setzt lieber auf ein Saison-Geschäft im Sommer als auf eine ganzjährige Community
Hast du schon mal eine Sportart oder eine Sprache erlernt und diese dann für 6 Monate ruhen lassen? Der Re-Start ist ganz schön schwer, oder? Genau so ist es auch mit der Akquise für deine Aussteller·innen, Teilnehmer·innen und Sprecher·innen, wenn du ausschließlich auf das Saison-Geschäft der Präsenz-Events im Sommer setzt. Deutlich leichter wäre es, wenn du deine Branche oder Zielgruppe das ganze Jahr über mit Angeboten und Mehrwerten versorgst. Das macht dich auch weniger anfällig für neue Restriktionen oder knappen Ressourcen wie Locations oder Personal.
Wie das konkret aussehen könnte, macht dir zum Beispiel die OMR vor. Natürlich setzt das Team voll und ganz auf das Festival in Präsenz einmal im Jahr in Hamburg. Doch zwischendrin gibt es unendlich viele Zusatzangebote: Whitepaper, Online-Lernangebote, Tool-Reviews, einen Podcast und vieles mehr. So bleibt die OMR mit allen Anbieter·innen der Branche das ganze Jahr über im Kontakt und hält zugleich den Draht zu den Teilnehmer·innen; der Zielgruppe der Anbieter·innen. Hast du schon mal ein klagendes Statement auf Social Media von Veranstalter·innen wie der OMR oder der Bits&Pretzels gehört? Ein Brandbrief an einen Verband oder an die Politik? Ich habe noch nicht gesehen. Warum sollten sie das auch tun? Sie haben sich breit aufgestellt und sind für alle Fälle gewappnet.
Du willst wissen, wie dein Online-Event wirklich ein Erfolg wird?
Finde das Schmerzthema deiner Community. Baue ein interessantes Konzept mit Mehrwerten für eben jene Zielgruppe auf und lade sie rechtzeitig ein. Hast du diese einfachen, aber enorm wichtigen Punkte berücksichtigt, kommen auch die Menschen zu deinem Online-Event. Probier’s aus.
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