Das kostet ein Online Event – Budgetplanung von A bis Z

Es gibt so ein paar Mythen, die sich sich ziemlich hartnäckig halten. Zum Beispiel, dass „jeder, der mal eine Geburtstagsfeier oder Hochzeit organisiert hat, ein Event organisieren könne.“ Oder dass Wissen kostenfrei jederzeit zur Verfügung gestellt werden sollte – vor allem im Internet. Ein weiterer Mythos ist, dass ein Online Event fast nichts oder nur sehr wenig kostet. Immerhin gibt’s doch Zoom und Co. fast zum Nulltarif. Stimmt’s? Nun ja, ganz so schwarz-weiß ist’s dann doch nicht. Natürlich gibt es Tools und IT-Lösungen, deren Nutzung gratis ist. Aber ein gutes Online Event hat seinen Preis. Woran das liegt und was du alles einkalkulieren solltest, erfährst du in diesem Beitrag.

Budgetplanung – was ein Online-Event kostet
Budgetplanung – was ein Online Event kostet

Gratisleistungen, Gratisprodukte und kostenfreie Events

Lass uns hinter die Kulissen von Gratisprodukten und Leistungen schauen. Diese will ich dabei ausdrücklich nicht kritisieren sondern dir lediglich klar machen.

There is no such thing as a free lunch.

Nichts im Leben ist gratis. Eine alte Volksweisheit, die vor allem in den USA bekannt ist. Das Sprichwort geht zurück auf die kostenfreien Mittagsmenüs, die im 19. Jahrhundert in Saloons in Nordamerika ausgegeben wurden – in der Hoffnung der Wirte, dass die Kunden bei den Drinks mehr Geld ausgeben als das Mittagsmenü gekostet hätte. Gelockt wurden sie wohl mit eher billigen und salzigen Speisen und sparsamer eingeschenkten Drinks. Eben um, den Getränkekonsum anzukurbeln.

Wenn das Produkt nichts kostet, bist du das Produkt.

Bekannt geworden ist diese „Weisheit“ vor allem durch die Geschäftsmodelle der Tech-Riesen. Dabei ist es egal, wohin du schaust oder was du nutzt. Sei es das kostenfreie Facebook, Google Mail, Google Maps, LinkedIn, Twitter, Whatsapp und viele mehr. Deren Dienste sind für dich nur deshalb gratis, weil du ihnen Daten gibst, mit denen sie arbeiten und Geld verdienen können.

Ein kostenfreies Online Event ist eine Marketingmaßnahme

Bei der Frage ob dein Online Event oder dein Präsenzevent Geld kosten darf, wägst du zunächst einmal ab, ob es eine Marketingmaßnahme für dich und deinen Auftraggeber ist oder ob du damit Geld verdienen willst. Bietest du es gratis an, sind deine Kunden auch nicht mehr deine Kunden – sondern wie im Abschnitt zuvor dargestellt nun das eigentliche Produkt. Denn irgendeine Leistung sollen sie am Ende des Tages kaufen – deine Event-Plattform, die Leistungen deiner Aussteller oder Sponsoren, dein neu herausgebrachtes Buch und ähnliches.

Gratis Event-Plattformen oder Videokonferenz-Tools

So wie bei dem von dir gratis angebotenen Online Event oder Präsenzevent, wie beim kostenfreien Lunch oder der Datennutzung bei den Tech-Riesen so ist’s auch bei allen Gratistools für Online Events oder Videokonferenz-Lösungen: Du bist das Produkt. Sei dir dessen einfach bewusst, wenn du dich für die Gratisnutzung entscheidest. Egal ob bei einem kostenfreien Votingtool bzw. dessen kostenpflichtigem Pendant oder bei einer Plattform fürs Livestreaming. Stichwort: YouTube oder Facebook Live versus akamai, Intermedia Solutions oder dacast.

kostenfreie Leistungen sind auch bei Online Events nicht wirklich gratis
kostenfreie Leistungen sind auch bei Online Events nicht wirklich gratis

Was ein Online Event kostet

Nachdem wir uns angeschaut haben, wo der Haken bei kostenfreien Leistungen liegt, solltest du dir auch darüber bewusst sein, dass der Leistungsumfang erheblichen Einfluss auf den Preis hat. Schau dir dazu gern auch nochmal den Beitrag „Online Messe: Standard, Full-Service oder individuell?“ an.

Dabei ist’s egal, ob du eine Online Messe, ein Online Event oder lediglich ein Webinar umsetzen willst. Das Prinzip bleibt gleich.

Ein Standard-Anbieter kann dir nur die standardisierten Leistungen bieten. Natürlich wird er dir noch ein paar Fragen beantworten, aber im Großen und Ganzen „muss das Online Event von allein durchlaufen“. Sonst lohnt es sich für ihn schlicht weg nicht. Ein Online Event bzw. eine Event-Plattform für circa 1.000 bis 7.000 Euro ist fast immer ein Standard-Geschäft.

Ein Full-Service-Anbieter bringt in der Regel viel mehr Personal ein und steht dir deshalb auch deutlich häufiger zur Verfügung. Hier gibt’s mehrere Personen, die im Hintergrund deine Wünsche umsetzen und deine Fragen beantworten können. Anpassungen sind hier einkalkuliert und deshalb „auch einfach drin“. Meist begleitet dich ein fester Ansprechpartner über mehrere Wochen und jongliert im Back Office mehrere Personen für dein Online Event. Allein das treibt die Kosten in die Höhe und die liegen meist im fünfstelligen Bereich.

Eine Individuallösung ist maßgeschneidert. Der Anbieter beschäftigt meist ein ganzes Team mit nur deinem Online Event. Darüber hinaus sind oftmals externe Dienstleister involviert, die dein Projekt zu einer individualisierten Leistung machen. Kostenrahmen: schnell sechsstellig, kann auch noch mehr werden.

Folgende Kostenblöcke entstehen bei einem Online Event. Wobei davon nicht immer alle zum Tragen kommen und manches bei dir vielleicht noch hinzukommt. Es hängt halt davon ab, was du genau umsetzen möchtest.

  • Kosten für eine Videokonferenz-Lösung
  • Streaming-Dienst
  • Internetverbindung
  • Veranstaltungstechnik
  • Sende-Studio oder reale Location
  • Teilnehmermanagement
  • Event-Webseite oder Event-Plattform
  • Voting- oder Interaktionstools
  • reale Präsente und deren Versand
  • Aufzeichnungen
  • Honorare für Referenten, Moderatoren, Künstler, GEMA, KSK
  • weiteres Rahmenprogramm & Interaktionen
  • Marketing
  • Backup-Plan
  • interne Personalkosten

Kostenblöcke für ein Online Event

Schauen wir uns die einzelnen Kostenblöcke mal genauer an. Allein anhand der Preisspannen kannst du erkennen, dass ein Online Event zwar sehr kostengünstig sein kann, jedoch auch sehr kostenintensiv. Es kommt auf deinen Anspruch an. Darauf, wie viel du intern selbst erbringen kannst, wie gut deine Werbeverteiler schon aufgestellt sind und wie oft du auf „ein free lunch“ setzt.

Kosten für eine Videokonferenz-Lösung

Lass uns hier ein wenig unterscheiden – zwischen den Videokonferenz-Lösungen und den Streaming-Lösungen. Kurz gesagt: Bei einer Videokonferenz könnt ihr euch gegenseitig sehen und meist auch alle sprechen. Das geht sogar ganz oft bei Webinar-Lösungen, bei denen die Teilnehmer zunächst stumm geschaltet sind. Dass man 100 Teilnehmer in der Realität nicht gleichzeitig auf laut stellt, ist eine ganz andere Frage.

Schauen wir uns das einmal am Beispiel von Zoom an:

  • Basic: Du kannst Zoom gratis nutzen – bis zu einer Meetingdauer von 40 Minuten. Das wird wohl für dein Online Event nicht reichen.
  • Pro: Das erste Paket für bis zu 100 Teilnehmern gibt’s momentan für 139,90 €/Jahr. Darin sind sogar Aufzeichnungen bis zu 1GB.
  • Business: Erwartest du bis zu 300 Teilnehmer erhältst du das für 189,90 €/Jahr. Sogar inklusive Transkripte und der Dolmetscher-Funktion.
  • Den „Customer Success Manager“ gibt’s erst in der Enterprise-Version.

Brauchst du eine Videokonferenz-Lösung, die in Deutschland gehostet wird, sieht’s mit den Preisen schon ganz anders aus. Das vergessen Eventmanager und Einkäufer, denen die DSGVO wichtig ist, schon einmal. Ein Tool DSGVO-konform aufzusetzen und zu hosten, bedeutet nun einmal Mehraufwand. Es ist wie mit einem Präsenzevent, auf dem es Sicherheitspersonal und ausreichend Fluchtwege gibt. Das kostet auch mehr.

Bei vicos² kostet dich eine Videokonferenz mit bis zu 100 Teilnehmern pro Monat daher 250,- € und bei ecosero sind’s derzeit 31,44 €/Monat. Gratis gibt’s da keine Konferenz. Ein Indiz dafür, dass du hier etwas einkaufst statt selbst das Produkt zu sein.

Tools für Videokonferenzen, Online-Meetings und Web-Seminare und Online-Events
Tools für Videokonferenzen, Online-Meetings und Web-Seminare und Online-Events

Kosten für einen Streaming-Dienst

Wie gesagt: Das gibt’s gratis, z.B. Facebook Live, oder in der Bezahlvariante, z.B. Intermedia Solutions. Sei dir bewusst, dass du zum einen das Produkt selbst bist und zum anderen, dass du bei den Gratisdiensten die Leistung nicht beeinflussen kannst.

Was ein Streaming-Dienst kostet, ist ebenfalls sehr unterschiedlich. Zum einen wegen der Geschäftsmodelle der Anbieter zum anderen wegen der Daten, die bei deinem Online Event übertragen werden sollen. Wie viel Datenvolumen du benötigst, hängt von mehreren Parametern ab. Z.B. von dem Anspruch an die Sendequalität, von der Sendedauer, von der Anzahl der Zuschauer.

Exkurs: Videokonferenz-Lösungen, die sehr günstig sind, müssen daher die Qualität des Sendebildes stark drosseln, je mehr Teilnehmer dabei sind und je mehr Personen auch live sichtbar sind. Außerdem drosseln sie es so, wie sie es für richtig halten und nicht so, wie du oder dein AV-Techniker das steuern würden.

Profi AV-Dienstleister oder Anbieter einer anspruchsvollen Event-Plattform greifen daher gern zu einer Videokonferenz-Lösung, die sie selbst aussteuern können. Beispielsweise wenn du 3D-Modelle bei deinem Online Event präsentieren möchtest.

Beispiel Intermedia Solutions

Bei diesem Anbieter gibt’s einen Starterpreis pro Eventtag (!) von 249 € für bis zu 500 gleichzeitigen Teilnehmern bei deinem Online Event. Sollen gleichzeitig 1.000 zusehen können, kostet es dich schon 499 €/Eventtag. Nochmals weitere 1.000 Teilnehmer kannst du für 325 €/Eventtag hinzubuchen. Oder 32,5 Cent pro GB. Wie viel GB du brauchst, kannst du grob in deren Traffic-Kalkulator berechnen. So bekommst du auch ein Gefühl für die Datenmengen, die bei deinem Online Event entstehen.

Ein sauberes Sendebild für dein Online Event kostet dich im Stream für 2.000 Teilnehmer also ca. 824 €/Eventtag. Bedenke dabei: Hier ist nicht inkludiert, dass du das Bild deiner Sprecher aus den Home-Offices reinholst. Diesen Part kannst du mit den oben vorgestellten Videokonferenz-Lösungen umsetzen. Bei vier Sprechern brauchst du also vier Einzellizenzen, um sie in deine Sendung reinzuholen.

Internetverbindung

Wer im Büro oder im Home Office „sowieso“ eine stabile Internetverbindung hat, denkt oftmals nicht an diesen Punkt. Allerdings ist das für einen Live-Stream aus den eigenen Räumen nicht immer ausreichend. Hier kommt es auch wieder sehr darauf an, was und wie viel du sendest. Einige hundert Euro kommen hier schnell zusammen.

Kosten für die Bildregie dank eines AV-Dienstleisters

Möchtest du dein Sendebild gestalten statt das zu nutzen, was Videokonferenz-Tools im Standard anbieten, brauchst du einen Techniker bzw. Technikdienstleister, der das für dich übernimmt. Meist sitzen mehrere Personen hinter den Rechnern beim AV-Dienstleister und steuern dein Event. Je mehr unterschiedliche Anweisungen es für die Bildregie gibt und je mehr Sprecher von unterschiedlichen Orten reingeholt werden, desto komplexer wird’s. Wenn es dann noch eingespielte Videos und unterschiedlichste Präsentationen gibt, sitzen dort immer mehr Personen. Und genau das treibt die Kosten – verständlicherweise – in die Höhe. Außerdem sind die Techniker natürlich nicht nur während deines Online Events für dich tätig, sondern auch schon in der Planungsphase, ein paar Stunden vor dem Event und meist auch danach noch. Zum Beispiel für die Aufbereitung der Aufzeichnungen.

Hier gibt es auch sehr unterschiedliche Preismodelle bei den Anbietern. Aerovision Broadcast beispielsweise beginnt im unteren vierstelligen Bereich beim Einsteigerpaket. Andere Full-Service-Anbieter im Bereich AV kommen schnell auf mittlere fünfstellige Beträge – je nach Zahl der parallelen Sessions, der Speaker und der Komplexität deines Online Events.

Übrigens: Es gibt mittlerweile auch Event-Plattformen, mit denen du das Sendebild steuern kannst. Im einfachsten Falle geht das z.B. bei ticketareo. Deutlich mehr bietet dir beispielsweise Intrado. Mit dieser virtuellen Event-Plattform steuerst du das Bild deines Livestreamings selbst.

Miete für ein Sendestudio oder eine reale Location

Auch hier gibt es sehr günstige Studios für wenige hundert Euro oder du mietest größeres Studio mit mehr Equipment, mehr Möglichkeiten und mehr Personal an. Hier kommen schnell 10.000 oder 20.000 Euro pro Tag zusammen. Oder auch mehr, wenn du richtig aufwändige Sendungen produzieren willst. So hat der ein oder andere Veranstalter eines Online Events in den letzten Monaten beispielsweise eine Werkhalle umgebaut oder eine Messehalle angemietet.

Kosten für ein digitales Teilnehmermanagement beim Online Event

Registrierungsfunktionen haben die meisten Event-Plattformen integriert – manchmal ist das sogar schon in einem Videokonferenz-Tool enthalten. Zumindest in einer sehr einfachen Form, z.B. bei GoToWebinar. Alternativ kannst du natürlich auch weiterhin per E-Mail und Excel Teilnehmerlisten verwalten. Bei einem kleineren Online Event funktioniert das auch. Wird’s größer und komplexer, brauchst du eine Lösung für ein digitales Teilnehmermanagement. Die Preise dafür variieren stark. Manche gibt’s im monatlichen Abo für z.B. 69 €/Monat. Andere kosten 1.000 € pro Event. Je komplexer es wird, desto teuerer wird’s meistens. Hier kommen auch sehr schnell fünfstellige Summen zusammen. Und natürlich gibt’s auch hier kostenfreie Lösungen, z.B. wenn dein Online Event gratis ist oder du ein einfaches Plugin für WordPress nutzt.

Teilnehmermanagement Software für Events
Teilnehmermanagement Software für Events

Kosten für eine Event-Website oder Event-Plattform

Vielleicht hast du schon eine Website oder eine Event-Website. Dann kannst du das Videokonferenz-Tool deiner Wahl dort einbinden oder zumindest verlinken. Soll’s ansprechender aussehen und mehr können, brauchst du eine Event-Plattform. Diese integriert deinen Videostream und baut drum herum Event-Features. Z.B. die Logos deiner Sponsoren, die Referenten, das Programm und vieles mehr. Die Preise variieren stark. Siehe oben – Standard-, Full-Service-Anbieter oder Individuallösung.

Von vier- bis sogar siebenstellig ist hier alles möglich.

Event-Plattform
Event-Plattform

Kosten für Voting- oder Interaktionstools

Neben den sehr bekannten kostenfreien Votingtools wie sli.do oder mentimeter gibt’s auch Profi-Anwendungen auf dem Markt. Beispielsweise von TEDME, teambits, Vote@home, VOXR und Co. Übrigens gibt’s auch TEDME und teambits in der kostenfreien Einsteiger-Version. Willst du mehr Leistungen, kannst du mit zwei- bis dreistelligen Beträgen rechnen.

Möchtest du eine virtuelle Mitgliederversammlung rechtssicher umsetzen, kannst du das z.B. mit Voting Partner realisieren. Je nach Leistungsumfang wird das dann auch kostenintensiver, z.B. wenn deine Abstimmungen und Wahlen komplex sind und wenn du eine Betreuung vor Ort brauchst.

Votingtools
Votingtools

Kosten für reale Präsente und deren Versand

Hier kommt’s natürlich darauf an, was du verschicken willst. Eine Präsentbox bei Online Event Box kostet ungefähr 30 bis 40 Euro – pro Teilnehmer. Und die Präsentboxen von OnlinePartyBox kosten dich zwischen 24 und 43 Euro. Rechne außerdem noch mit dem Versand und beachte die Preise (und natürlich auch Versandzeiten) für Lieferungen ins Ausland.

Box für virtuelle Festivals: Deichbrand At Home Festivalbox
Box für virtuelle Festivals: Deichbrand At Home Festivalbox

Kosten fürs Catering

Natürlich kannst du auch richtige Menüs versenden oder über Gutscheine in die Offices deiner Teilnehmer senden lassen. Die Preisspanne ist auch hier ziemlich groß.

Die einfachste Variante ist wohl ein Gutschein über Lieferando. Hier legst du fest, wie viel du deinen Teilnehmern „schenken“ willst und wie lange die Gutscheine gültig sein sollen. Am besten beschränkst du dich dabei auf die Tage deines Online Events. So behältst du die Kosten im Griff und die Teilnehmer erinnern sich daran, warum sie heute gratis speisen dürfen.

Außerdem haben sich einige Caterer bzw. Catering-Plattformen bereits auf virtuelle Events spezialisiert:

  • heycater! – von 7,50 €/Person bis 119,90 €/Person.
  • HelloFresh Go – Preise auf Anfrage.
  • Kaiserschote – ab 19,50€/Person. Inklusive Kommissionierung, Verpackung und Versand. Zusätzlich erhältst du hier eine Mini-Kochshow für dein Online Event.
  • LPS Manufakturboxen – ab 19,50 €/Person.

Auf BarCamps meckert keiner übers Essen

Kosten für Aufzeichnungen

Ein Videokonferenz-Tool zeichnet meist für dich alles automatisiert auf. Hast du einen AV-Dienstleister beauftragt, musst du ihn briefen, ob er das Sendebild für dich aufzeichnen und möglicherweise sogar nachbearbeiten soll. Und für welchen Zeitraum deine Online-Sessions noch verfügbar sein sollen. Für eine grobe Preisorientierung kannst du nochmal bei den Streaming-Diensten nachschauen.

Und wie immer kannst du’s auch hier kostenfrei lösen und es bei YouTube, Dailymotion, Facebook hochladen bzw. speichern lassen. Andere Anbieter, z.B. das Jetpack Plugin für WordPress gibt’s für wenige Euro pro Monat, bei Wistia kannst du 10 Videos für 99 $/Monat buchen oder bei Spotlightr für 24$/Monat 100 GB Speicherplatz kaufen. Alternativ fragst du den AV-Dienstleister deiner Wahl nach dem passenden Paket für dein Online Event.

Honorare für Referenten, Moderatoren und Künstler

Hier kommt’s auf dein Verhandlungsgeschick drauf an und welche externen Referenten, Moderatoren und Künstler du buchen möchtest. Angebot und Nachfrage steuern hier den Preis – wie schon bei Präsenzevents. Von kostenfrei bis zu fünfstellig ist auch bei einem Online Event alles möglich.

Denk auch an die Honorare für Personen, die Referenten, Moderatoren und Künstler beim Online Event unterstützen. Also den technisch-organisatorischen Support. Das kannst du beim AV-Dienstleister deiner Wahl einkaufen oder auch Freelancer dafür buchen.

Außerdem kann’s sein, dass du deine internen Sprecher erst noch einmal coachen lassen möchtest. Weil sie bislang nur auf Präsenzevents gesprochen haben. Plane in diesem Fall auch dafür ein Budget ein.

Referentenbriefing: einfarbige Kleidung bei Online Events

Kosten für GEMA und KSK beim Online Event

Ob die musikalischen Einspieler GEMA-pflichtig sind oder nicht, hängt davon ab, ob du lizenzpflichtige Musik abspielst. Denke bei deiner Kalkulation deines Online Events auch daran, dass die Aufzeichnungen ebenfalls GEMA-pflichtig sind. Die Details dafür findest du in diesen GEMA-Formularen:

  • VR-OD 10“ für Musikübertragung in geringem Umfang, also Musik als Begleitwerk bei Business-Events
  • VR-OD 4“ – für Musik-Videos on-demand, wenn die Musik der Hauptbestandteil ist
  • beim Einsatz von DJs den Tarif „VR-Ö“.

Beispielsweise gibt’s Music on-demand Streaming ab 240 € bis hin zu 1.200 €.

Rahmenprogramm & Interaktionen

Hierunter fällt alles, was dein Online Event aufpeppen soll und noch nicht genannt wurde. Zum Beispiel ein interaktiv gestaltetes Online-Fotomosaik oder eine virtuelle Schnitzeljagd, ein virtueller Escape Room oder das gemeinsame Cocktails mixen und der fürs Event engagierte Fitnesstrainer oder die Yogalehrerin.

Fitness mit einem Olympiasieger erhältst du z.B. für 1.500 € bei hirschfeld.de, während ein virtuelles Escape Room Event schon ab 5 €/Teilnehmer erhältlich ist.

Kosten fürs Marketing

Je besser deine Verteiler gepflegt sind, desto günstiger wird dieser Part für dich und dein Online Event. Hast du kaum Empfänger in deiner E-Mail-Liste und kaum Follower in den sozialen Medien, kannst du zusätzliche Empfänger über Google Ads, Facebook-, Instagram-, LinkedIn- oder XING-Werbung & Co. einkaufen. Natürlich kannst du auch postalisch einladen. Allerdings ist das in Zeiten, in denen viele Empfänger im Home-Office sitzen, schwieriger. Besser ist’s, wenn du sie online erreichst.

Was so eine Werbung kostet, lässt sich pauschal kaum sagen. Es kommt darauf an, wie viele Personen du erreichen willst, wie genau du die Zielgruppe definierst und was deine Keywords gerade kosten. Suchbegriffe, die mit virtuellen Events zu tun haben, sind gerade besonders teuer. Zum Teil bis zu 4 oder 5 Euro pro Klick. Bedenke bei den Klickkosten auch, dass nicht alle, die klicken auch etwas kaufen. Manche sind von der Konkurrenz andere nur neugierig und wiederum andere hatten doch etwas anderes erwartet. 1.000 Euro Marketingbudget bei Google Ads sind also schnell aufgebraucht.

E-Mail-Marketing | Newsletter-Tools
E-Mail-Marketing

Backup-Plan

Ein Backup-Plan hilft dir, dass dein Online Event sauber und sicher durchläuft. Dass die Internetverbindung hält, die Plattform mit dem Besucheransturm zurechtkommt und dass auch jede Videokamera bis zum Schluss sendet. Denke daran: Jegliche Technik kann ausfallen. Muss allerdings nicht. Viele Dienstleister arbeiten daher mit einem zweiten Reservesystem: Von der Reservekamera, über den zweiten USB-Stick bis hin zum zweiten Server für dein Online Event. Je weniger ausfallen darf, desto teurer wird der Backup-Plan.

Frag am besten gleich in der Angebotsphase nach, was der Dienstleister deiner Wahl tut, damit dein Online Event vor dem Ausfall gesichert ist.

Interne Personalkosten

Gut, dass sind meist „eh da“-Kosten. Dennoch solltest du sie berücksichtigen. Das gilt auch bei der Frage, ob du die Registrierung per E-Mail und Excel machen willst oder ob du auf ein kostenpflichtiges Tool fürs Teilnehmermanagement setzen möchtest. Frage dich dabei immer: Was kostet mich die Lösung intern und was extern? Ist es wirklich die Sache wert, dass deine Kollegen viele Stunden lang Teilnehmerdaten verwalten? Oder wäre ein monatlicher Abopreis von 69 Euro eine bessere, weil wirtschaftlichere, Lösung?

Zusammenfassung: Kosten für ein Online Event

Fassen wir nochmal kurz zusammen, was so ein Online Event kostet bzw. kosten kann. Das ist für fast jede Position eine Gratislösung gibt, erwähne ich hier noch einmal kurz.

  • Kosten für eine Videokonferenz-Lösung: kostenfrei bis circa 250 €/Monat bei 100 Teilnehmern.
  • Streaming-Dienst: z.B. 499 €/Tag bei 1.000 Teilnehmern.
  • Internetverbindung: schnell im dreistelligen Bereich
  • Veranstaltungstechnik: vier- bis fünfstellige Beträge
  • Sende-Studio oder reale Location: schnell fünfstellige Beträge
  • Teilnehmermanagement: zwei- bis fünfstellig
  • Event-Webseite oder Event-Plattform: vier-, fünf- oder sechsstellige Beträge
  • Voting- oder Interaktionstools: zwei- bis drei- oder vierstellig
  • reale Präsente und deren Versand: circa 30 Euro pro Teilnehmer
  • Catering: zwei bis dreistellige Beträge
  • Aufzeichnungen: zwei bis dreistellige Beträge
  • Honorare für Referenten, Moderatoren, Künstler: nach Verhandlung
  • GEMA, KSK: drei- bis vierstellige Beträge bzw. 4,2% der Auftragssumme
  • Rahmenprogramm und Interaktionen: wenige €/Teilnehmer bis vierstellige Beträge
  • Marketing: 1.000 € sind schnell verbraucht
  • Backup-Plan: Reservekosten für die eingesetzte Technik
  • interne Personalkosten: es können schnell mehrere Wochen oder Monate Arbeitszeit anfallen

Fazit

Auch wenn immer noch viele Akteure glauben, ein Online Event kostet nichts oder nur sehr wenig, summieren sich die Kostenblöcke sehr schnell zu fünf- oder sechsstelligen Beträgen. Auch siebenstellig ist möglich – eben ganz wie bei Präsenzevents. Denk nur einmal an Großkongresse oder aufwändige Messebauten im Rahmen internationaler Leitmessen.

 

 

Das kostet ein Online Event – Budgetplanung von A bis Z