Eventtech: Was Eventmanager wirklich wollen

Ein Blogbeitrag für die Anbieter von Lösungen rund um virtuelle Events. Normalerweise blogge ich über Ideen und Lösungen, die Eventmanager direkt anwenden können. Heute will ich mal den Spieß umdrehen und darüber schreiben, was sich Eventmanager wirklich … oder sagen wir mal zumindest häufig … von einer Plattform für Online-Events oder von einem Tech-Anbieter wünschen. Alle Streaminganbieter, Locations und Full-Service-Anbieter sind damit auch gemeint, wenn es dazu beiträgt, dass der Eventmanager ein Online-Event damit umsetzen kann. Warum ich das aufschreibe? Weil ich hoffe, dass es am Ende doch wieder dem Eventmanager hilft, wenn die Anbieter wissen, was sich Erstere oft wünschen.

Was sich Eventmanager von einer Online-Event-Plattform wünschen
Was sich Eventmanager von einer Online-Event-Plattform wünschen

DSGVO-konform und Serverstandort Deutschland

Dabei ist gemeint: Am liebsten in Deutschland, allerdings unbedingt innerhalb der EU.

Was dabei auffällt: Ja, hier steht ein „und“ zwischen den beiden Kriterien. Mir ist durchaus bewusst, dass es DSGVO-konforme Lösungen gibt, die ihre Daten außerhalb der EU (in sogenannten Drittländern) hosten. Und mir ist auch klar, dass ein Tool nicht automatisch DSGVO-konform ist, nur weil der Server in Deutschland steht. Trotzdem gibt es diese Vorgabe, die beide Kriterien meint. Es ist halt einfach eine Vorgabe „von oben“ und da kann sich der Eventmanager auf den Kopf stellen und den Mund fusselig reden. „Serverstandort Deutschland“ heißt in ziemlich vielen Fällen genau das: „Serverstandort Deutschland“. Und nichts anderes.

Bist du Anbieter von Event-Tech-Lösungen, wäre es gut, wenn du die Option anbietest, dass der Server auch in Deutschland stehen könnte. Fahre also in dieser Hinsicht zweigleisig – wenn du kannst und willst.

Was ebenfalls auffällt: Es ist Kriterium Nummer 1. Mit anderen Worten: Hast du dieses Kriterium nicht erfüllt, bist du (ganz oft) raus. Egal wie gut deine Plattform sonst ist.

Online-Event-Plattform: DSGVO-konform UND Serverstandort Deutschland
Online-Event-Plattform: DSGVO-konform UND Serverstandort Deutschland

Browserbasierte Teilnahme für die Teilnehmer

Ein Wunsch, der fast immer geäußert wird. Begleitet von der Bemerkung: „Unsere Eventteilnehmer oder Messebesucher sind nicht so online affin. Wir brauchen daher eine Lösung, die im Browser läuft. Man soll nichts herunterladen müssen.“

Steht das gleich auf der Website der Plattform oder deines Angebots, ist das ein Pluspunkt.

Nahtlose Integration des Videokonferenz-Tools – sprich via iframe

Es gibt noch ziemlich viele Eventmanager, die das nicht ganz klar kommunizieren (können), aber sich ganz oft wünschen. Der Teilnehmer soll also in keinem zweiten Browserfenster landen und auch nichts installieren müssen. (siehe Punkt zuvor)

Tipp für die Anbieter: Sag gleich, welche Tools du via iframe integrieren kannst bzw. willst und was du deshalb den Eventmanagern empfiehlst. So nach dem Motto: „Zoom könnt ihr bei uns nahtlos einbinden. D.h. aber auch, dass der Serverstandort nicht mehr Deutschland ist. OK, das muss er aber sein? Dann haben wir hier auch noch eine jitsi-Lösung oder vicos² -Einbindung oder alfaview oder oder..“

Soll lediglich der Sprecher via GoToMeeting o.ä. ins Bild geholt werden, kannst du klar kommunizieren: Unsere Bildregie sendet das fertig gemischte Sendebild über einen Livestream raus. Den haben wir nahtlos in die Event-Plattform eingebunden. Alles passiert also in ein und demselben Browserfenster.

LiveChat, Gruppenchat, Videochat – was denn nun?

Das Wort „Chat“ wird von sehr vielen Anbietern in unterschiedlichsten Variationen genutzt und genau das verwirrt viele Eventmanager. Sag als Anbieter einfach glasklar, was sie bei dir erhalten. Sie erfahren es früher oder später sowieso. Nur sparst du dir viel Zeit, wenn du gleich sagst, was es bei dir gibt und was nicht.

  • Also, gibt es bei dir eine TEXT-Chatfunktion neben dem Stream, so dass diese Chatnachrichten für alle sichtbar sind? Und lässt sich dieser Chat moderieren? Wenn ja, wie granular? Pro Session? Pro Videoraum? Pro Kommentar? Mit anderen Worten: Wie verhindert der Eventmanager auf deiner Plattform einen Shitstorm?
  • Können sich die Teilnehmer in TEXT-Chats untereinander austauschen? Auch 1:1?
  • Gibt es auf der Plattform die Möglichkeit für 1:1 VIDEOchats – oder auch Videosessions oder Videomeetings genannt – ? Wie können diese entstehen? Zufällig? Terminiert? Per Algorithmus?

Unterscheide ganz deutlich zwischen Text- und Videogesprächen. Am besten an jeder Stelle, an der du davon sprichst.

Findest du deine Kollegen in den Social Media?

Breakout-Sessions, virtuelle Tische, spontane Meetingräume

Ist das Videokonferenz-Tool via iframe eingebunden und gibt’s auch 1:1 Textchats sowie 1:1 Videosessions, sind häufig auch kleinere Breakout-Sessions gefragt. Am liebsten welche, in denen sich die Teilnehmer auch tatsächlich sehen können. Eben so wie wir es mittlerweile wohl alle von Zoom kennen.

Interessant dabei ist: Was kann deine Plattform anbieten und wie? Gibt es „nur“ parallele Videostreams, in denen sich die Leute wieder nicht per Videobild sehen können? Oder kannst du echte Breakout-Sessions anbieten? Was kann man in diesen machen? Gibt’s ein integriertes Whiteboard? Wenn nicht, wie könnten die Leute dann miteinander arbeiten oder brainstormen? Und wie müsste der Eventmanager diese Breakout-Sessions organisieren und die Teilnehmer den einzelnen Räumen zuordnen? Wie bei Zoom zufällig? Oder manuell? Oder ginge das dank eures Teilnehmermanagements schon im Vorfeld? Also über eine personalisierte Registrierung für einzelne Workshopräume? Oder geht einfach jeder Teilnehmer dahin, wo er will? Und sieht der Teilnehmer auch vorab, wer in welchem Raum ist? Nur per Profilbild oder kann er auch nach anderen Teilnehmernamen oder Tags suchen?

Egal was du anbietest, kommuniziere es einfach deutlich. Denn manchmal will der Eventmanager ganz genau die Teilnehmer verteilen können – z.B. weil Workshop A mehr kostet als der parallele Workshop B. Und manchmal soll jeder Teilnehmer selbst entscheiden können, wohin er geht.

Manchmal wünschen sich Eventmanager auch, dass ihre Teilnehmer selbst ein virtuelles Meeting auf der Plattform starten können. Ganz wie auf realen Events, wenn sich eine kleine Gruppe von Menschen gefunden hat, die sich zu einem Thema austauschen will.

Wonder (ehemals Yotribe)
Wonder | Breakout-Sessions und spontane 1:1 Videosessions

Teilnehmerprofile und Social Logins

Wie leicht können sich die Teilnehmer auf deiner Eventplattform einloggen? Gibt’s auch Social Logins? Vorzugsweise via XING oder LinkedIn, wenn es um B2B-Events geht.

Und können die Teilnehmer ihr einmal angelegtes Teilnehmerprofil über mehrere Events behalten? Zum Beispiel wenn der Eventmanager mehrere Events auf der Plattform durchführt?

Matchmaking und Networking

Gibt es auf der Plattform Features fürs Matchmaking? Und worauf basierend das Matchmaking? Auf gemeinsamen Interessen, die als Tags durch den Eventmanager angelegt wurden, z.B. wie bei congreet? Gibt’s ein Networkingkarussell wie bei „Lets get digital“ (d.h. ich weiß vorher nicht, wer hier gleich erscheint) oder sind das terminierte Anfragen? Oder ähnelt es eher dem Speednetworking, wie es z.B. converve (Event-Plattform) anbietet?

Wie generiere ich auf dieser Plattform Leads?

Nicht jeder braucht Leads. Für manch einen Veranstalter ist die Wissensvermittlung oder die Reichweite wichtiger. Aber wer Leads über Online-Messen oder Online-Events generieren will und muss, will vorher wissen, wie diese genau generiert werden können.

Diese Eventmanager wollen eben nicht erfahren, dass 300 Besucher auf dem Stand von A waren und 500 Teilnehmer dem Stream von B zugeschaut haben. Sie wollen wissen: WER war da. Sie brauchen die E-Mail-Adresse des Besuchers und natürlich die DSGVO-konforme Einwilligung desjenigen, dass sie ihn kontaktieren dürfen. Oder eben dass sie die Daten an (Mit-)Aussteller weitergeben dürfen.

Virtueller Applaus

Ach und ich persönlich wünsch mir die Funktion „virtueller Applaus„.

virtueller Applaus auf Online-Events
virtueller Applaus auf Online-Events | © veel.it | © digitaler Bundesparteitag der Grünen | © SpotMe – „EventTrends 2021“
MyApplaus: virtueller Applaus für Online-Events
MyApplause: virtueller Applaus für Online-Events
Eventtech: Was Eventmanager wirklich wollen