Da ich beide Seiten von Online-Events kenne – die Seite der Organisation und die Seite des Online-Speakers – habe ich hier einmal zusammen getragen, was schief gehen kann. Aber nicht muss. Und wie du’s verhinderst. Ja, mir ist bewusst, dass Geschmäcker und Menschen verschieden sind. Was der eine als zu viel Orga und E-Mails empfindet, ist für den anderen genau richtig oder sogar zu wenig. Manches nervt als Online-Speaker aber wirklich. Zum Beispiel, wenn sich die Techniker während deines Vortrages unterhalten und du nicht nur gegen deinen Bildschirm sondern auch noch gegen deren Worte ankämpfen musst. Daher kommen hier ein paar Hinweise für dich als Eventplaner, damit sich auch dein Speaker wohl fühlt. Schließlich überträgt sich das auf die Atmosphäre deines Online-Events und die Zufriedenheit deiner Teilnehmer.
Anfragen für übermorgen
Starten wir gleich mit dem besten Zeitpunkt für eine Referentenanfrage. Die kann aus meiner Sicht überhaupt nicht zu früh sein. Du als Eventmanager kannst sehr früh anfragen, dein Online-Speaker kann sich den Termin früh blocken und dazwischen könnt ihr die Planungen immer noch anpassen.
Bedenke: Beliebte Speaker werden von vielen Planern angefragt und haben oftmals noch viele andere Aufgaben und Projekte auf dem Tisch bzw. im Kalender. Außerdem erstellen sich Präsentationen – egal ob mit oder ohne PowerPoint – mal nicht in ein paar Minuten am Tag vor deinem Online-Event. Auch wenn es sich um das Herzensthema deines Online-Speakers handelt.
Kannst du mal eben noch?
Als Eventplaner weiß ich selbst sehr genau, dass zu Beginn eines (Online-)Events nicht alle Informationen und Abläufe feststehen. D.h. zwischen der Erstanfrage und dem tatsächlichen Vortrag vergeht einiges an Zeit und es gibt Änderungen bzw. Ergänzungen. Die musst du natürlich auch deinem Online-Speaker mitteilen oder abfragen. Was du beim Erstkontakt auf jeden Fall abfragen und klären kannst:
- Titel des Vortrages
- Referentenfoto
- Kurzvita
- vielleicht ein kurzes Statement passend zu deinem Online-Event
Nervig wird’s dann, wenn du mit der Salami-Taktik deinen Online-Speaker ständig nach neuen und weiteren Dingen fragst. Zum Beispiel:
Kannst du noch ein Kurzvideo von deinem Vortrag produzieren? Wir wollen das in der Bewerbung nutzen.
Würdest du hinterher noch für eine Meet-the-Speaker-Session oder für Networking auf wonder zur Verfügung stehen? Dauert auch nur noch 30 bis 6o weitere Minuten.
Könntest du zu Beginn des Webinars auch checken, wer sich alles einloggt und unsere Teilnehmerliste abhaken?
Versteh mich nicht falsch, du kannst alles anfragen, was du brauchst. Es ist lediglich die Salami-Taktik, die irgendwann nervt. Anfangs ist von „nur mal 20 Minuten Input“ die Rede und am Ende hat der Speaker locker mal 8 Stunden in den Beitrag investiert.
[bctt tweet=“#eventprofs Nervig wird’s dann, wenn du mit der Salami-Taktik deine Referenten ständig nach neuen und weiteren Dingen fragst.“ username=“KatrinTae“]
Technik-Testläufe, die ausufern
Das passt ziemlich gut zur Kategorie zuvor. Es gibt Veranstalter, die während des Techniktests klären, wie ihr Online-Event ablaufen soll. Einige laden sogar alle Online-Speaker auf eine Testsession von mehreren (!) Stunden ein.
Sorry, aber ein Technik-Test ist dazu da, die Technik des Online-Speakers zu testen. Dein Online-Event muss schon stehen. Das gilt auch für sämtliche Features, Tools, Sendebilder etc. Du kannst zwar nochmal Feinjustierungen zwischen den Akteuren vornehmen, aber im Schnelldurchlauf. Einladungen zu Tests mit mehreren Stunden sind wirklich zu viel des Guten.
? Tipps zu Technik-Tests und Referentenbriefings
[bctt tweet=“#eventprofs Just DON’T do it: Es gibt Veranstalter, die während des Techniktests klären, wie ihr Online-Event ablaufen soll. Einige laden auf eine Testsession von mehreren Stunden ein.“ username=“KatrinTae“]
Technik-Testläufe, die unfertig sind
Ganz dicht dran ist auch dieser Punkt. Nochmal: Es geht darum, dass du und möglicherweise dein AV-Dienstleister prüft, ob dein Online-Speaker gut zu sehen und zu hören ist. Ob er seine Folien teilen und sämtliche Videos oder andere Tools zeigen kann.
Ein Technik-Test, bei dem wir diskutieren, ob das Event als LiveStream oder als Videokonferenz umgesetzt wird, ist kein Technik-Test. Kläre das in deinem Team und mit deinem AV-Dienstleister. Aber nicht mit deinen Speakern und erst recht nicht eine Woche vor dem Event.
⚠️ Außerdem sollten alle zusätzlichen Tools – von Votingtool über Online Fotomosaik bis zum virtuellen Applaus – spätestens am Tag des Technik-Test fix und fertig eingebunden sein.
Übrigens: Die Einladung – inklusive der Logindaten – zum Technik-Test solltest du ebenfalls rechtzeitig verschicken. Ist das aufgrund deines Videokonferenz-Tools nicht möglich, sag deinem Online-Speaker einfach Bescheid, wann er die Daten erhält. Sonst fragt er oder sie sich am Tag vor dem Test: „Wann muss ich mich eigentlich wo einloggen?“
Der Technik-Test, der irgendwie in den Kalender gequetscht wird
Ups, nächste Woche ist ja schon unser Online-Event. Hättest du heute oder morgen noch Zeit für einen Technik-Test? Nur noch morgen abend? Na gut, Feierabend war eh völlig überbewertet.
Dein Online-Event steht vermutlich schon seit mehreren Wochen oder Monaten fest. D.h. du kannst die Terminslots für die Techniktests gleich im Rahmen deiner Referentenanfrage klären. Dann ist die Chance, dass sowohl dein Kalender als auch der deines Referenten noch ziemlich leer ist. Die Tests macht dein AV-Dienstleister? Auch dann kannst du die Slots schon frühzeitig festlegen.
Der Login für den Online-Speaker startet 1 (!) Minute vor dem Vortrag
Es gibt Online-Events, da bin ich als Sprecher lediglich eine Minute vor Sessionbeginn drin gewesen. Eine Minute Vorlauf ist zu kurz. Wenn du dann noch deinen Referenten sofort auf aktiv stellst, kann er nicht mal mit einem Techniker checken, ob er überhaupt zu hören ist.
Besser: Den Referenten 30 Minuten vorher (!) reinlassen, ihn pünktlich anmoderieren, ihn auf stummschalten und dann aktivieren und reden lassen.
Die Regie plaudert im Hintergrund
Auch das habe ich schon erlebt: Während ich einen Vortrag auf einem Online-Event halte, höre ich die Techniker über meine Kopfhörer während des Vortrages. Damit meine ich nicht die Anweisungen an mich. Nein, ich meine deren Absprachen zu welchen Dingen auch immer. Kannst du dir vorstellen, wie sich das anfühlt? Du stehst in deinem (Home-)Office, sprichst gegen deine PowerPoint-Präsentation, hast kein Teilnehmer-Feedback, siehst keinen einzigen Zuschauer und hörst andere Leute im Hintergrund reden. Schlimmer geht’s kaum noch. ?
Lösung: Ist dein Techniker mit dem Online-Speaker über eine 1:1 Videosession verbunden, muss dieser sein Mikro lautlos stellen solang er nicht mit dem Speaker spricht.
Ein Slide weiter, bitte!
Aus Sicht der Technik oder des Eventmanagers mag es vertretbar sein, dass die Regie die Slides weiterschaltet. Das geht allerdings nur, wenn der Online-Speaker nicht über den normalen Audiokanal hinüberruft „ein Slide weiter, bitte!“. Das macht man einfach nicht. Kein guter Redner würde je die Regieanweisung zu einem Vortrag – egal ob in Präsenz oder remote – über die Bühne hinweg rufen. ?
Was du machen kannst: Dein Online-Speaker steuert in einer 1:1 Videosession mit dem Techniker seine eigene PowerPoint-Präsentation. Und der Techniker hat die Präsentation ebenfalls vorliegen und spielt sie von seinem Rechner aus in die Bildregie ein. Dabei klickt er in gleichem Tempo weiter wie dein Referent. Das erfordert natürlich sehr hohe Aufmerksamkeit bei deinem Bildtechniker.
Alternativ nutzt ihr Remote Controller wie internetclicker, die genau dafür gemacht sind. Fürs weiter Klicken bei Online-Vorträgen.
Der Online-Speaker, der sich und andere nicht sieht
Nutze Videokonferenz-Lösungen oder Plattformen oder Lösungen deines AV-Dienstleisters, bei denen sich dein Online-Speaker irgendwie sehen kann und so ein Feedback über sein eigenes Sendebild erhält. Bei Zoom ist das beispielsweise der Fall. Außerdem sieht sich der Sprecher und ein paar weitere Teilnehmer auch dann noch, wenn er seinen Bildschirm teilt. Auch bei Streaming-Formaten klappt das – beim Event Manager Forum beispielsweise hab ich mich selbst und die anderen Sprecher – zumindest ab und zu – gesehen.
Wirklich unschön sind Tools und Plattformen, die nur noch den eigenen Bildschirm anzeigen. Das fühlt sich für den Online-Speaker wirklich an als rede er oder sie mit der Wand.
Der Online-Speaker, der den Chat nicht einsehen kann
Hast du schon mal einen Vortrag online gehalten? Wenn du deine PowerPoint-Folien teilst, siehst du in den meisten Videokonferenz-Tools nicht mehr, was im Chat steht. Aber oftmals siehst du als Online-Speaker, dass eine Nachricht via Chat eintraf. Nur was stand da drin? Bild und Ton sind weg? Oder nur ein „dankeschön“. Vielleicht bloß ein „Daumen hoch“? Als Referent kannst du nicht nachschauen, denn du musst ja deine Präsentation weiterklicken und dich auf deine Worte konzentrieren. Nebenbei relevante und irrelevante Anmerkungen lesen ist einfach nicht mehr drin. Aber die Möglichkeit, dass da etwas Wichtiges drin steht, kann schon sehr vom Vortrag ablenken. Und das wirkt sich wiederum auf die Qualität des Events und auf die Zufriedenheit deiner Zuschauer aus.
Schalte solche Chats also aus oder sorge dafür, dass jemand den Chat moderiert und dein Online-Speaker weiß: Wenn’s wichtig wird, meldet sich die Regie und alles andere übernimmt der Moderator der Session.
Fazit
Online-Vorträge sind wirklich eine Herausforderung. Jeder, der schon mal einen gehalten hat, kann dir das bestätigen. Auch wenn’s „nur 20 Minuten Input“ sind. Bedenke dies bei allen Aspekten deiner Eventplanung und strapaziere die Geduld deiner Online-Speaker nicht mehr als nötig. Sie werden es dir danken und am Ende auch deine Teilnehmer. ?