Die Veranstaltungsbranche steht vor tiefgreifenden Transformationen – das zeigt das aktuelle Whitepaper „Transforming Business Events“ des ebx.lab 2024. Drei zentrale Themen stehen dabei im Fokus: Digitalisierung, Nachhaltigkeit und der Generationenwandel. Diese Entwicklungen bergen Herausforderungen, bieten aber auch Chancen für dich als Eventplaner·in, um Business Events zukunftsfähig gestalten zu können.
Worum geht es in dem Whitepaper Transforming Business Events?
Das ebx.lab 2024 ist eine strategische Innovationswerkstatt für die Eventbranche. Das Whitepaper fasst die Erkenntnisse aus Workshops, Umfragen und Expertenrunden zusammen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen. Ziel ist es, die Branche fit für die Zukunft zu machen und neue Lösungen für eine sich wandelnde Veranstaltungswelt zu entwickeln.
Die zentralen Fragen:
- Wie steht die Eventbranche in Bezug auf Digitalisierung, Nachhaltigkeit und den Generationenwandel da?
- Welche Herausforderungen müssen bewältigt werden?
- Welche konkreten Maßnahmen helfen dir als Eventplaner·innen, den Wandel aktiv zu gestalten?
Wer steckt hinter dem Whitepaper?
Das Whitepaper wurde von der ebx.lab Community erarbeitet – einer Gruppe aus Expert*innen der Event-, Marketing- und Kommunikationsbranche. Unterstützt wurde die Analyse vom GCB German Convention Bureau e.V., dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation sowie führenden Unternehmen und Organisationen aus der Eventbranche.
Die drei zentralen Themen – und was du als Eventplaner·in daraus lernen kannst
Das sind die Kernthemen.
1. Digitalisierung: Mehr Mut und eine strategische Herangehensweise
Die Digitalisierung von Events wird oft technisch gedacht – dabei braucht es vor allem einen kulturellen Wandel. Die größten Hürden sind starre Strukturen, unklare IT-Richtlinien und eine fehlende Experimentierfreude. Das Whitepaper empfiehlt dir:
- Mut zur Veränderung: Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Unternehmen (dein Team, du ...) sollten agile Methoden fördern, um schneller auf Veränderungen zu reagieren.
- Wissen teilen: Schulungen und Peer-Learning-Formate helfen, digitale Kompetenzen in deinem Team zu stärken.
- Daten als Chance nutzen: Durch datenbasierte Event-Analysen kannst du als Planer·in deine Veranstaltungen gezielt verbessern.
2. Nachhaltigkeit: Von Checklisten zu Standards
Nachhaltigkeit ist längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern eine Notwendigkeit. Doch viele Unternehmen setzen bisher nur Einzelmaßnahmen um, statt eine umfassende Strategie zu entwickeln. Wichtige Erkenntnisse aus dem Whitepaper:
- Nachhaltigkeit beginnt bei der Führungsebene: Du oder deine Entscheider·innen müssen klare Ziele setzen und Nachhaltigkeit als Priorität etablieren.
- Standardisierung fehlt: Die Eventbranche benötigt einheitliche Nachhaltigkeitsrichtlinien und Zertifizierungen.
- Praxisnahe Ansätze fördern: Pilotprojekte helfen, nachhaltige Lösungen schnell zu testen und in den Arbeitsalltag zu integrieren.
3. Generationenwandel: Wissenstransfer als Schlüssel
Die Anforderungen an Events verändern sich mit den Generationen. Während ältere Teilnehme·innen Wert auf Inhalte legen, erwarten jüngere ein flexibles, interaktives Erlebnis. Unternehmen sollten daher:
- Wissenstransfer fördern: Reverse-Mentoring-Programme helfen, Erfahrungen zwischen den Generationen auszutauschen.
- Events diverser gestalten: Veranstaltungen sollten generationenübergreifend geplant werden – mit hybriden Formaten und flexiblen Teilnahmemöglichkeiten.
- Feedback ernst nehmen: Durch regelmäßigen Austausch kann die Eventbranche besser auf die Bedürfnisse aller Altersgruppen eingehen.
Beispiele und Use Cases
Das ebx.lab 2024 Whitepaper enthält zahlreiche praxisnahe Beispiele und Use Cases, die dir als Eventplaner*in helfen können. Hier sind einige besonders wertvolle Ansätze aus den drei Hauptthemen Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Generationenwandel:
1. Digitalisierung: Die „Digital-Change-Architektur“
👉 Beispiel: Sophie, 21, Junior-Eventmanagerin
- Sie nutzt ein zentrales Dashboard mit Echtzeit-Daten zu Kundenvorlieben und Event-Feedback.
- KI-gestützte Automatisierungen übernehmen Routineaufgaben, sodass mehr Zeit für kreative Eventplanung bleibt.
- Ihr Unternehmen setzt auf agile Prozesse – neue Ideen werden schnell getestet, ohne Angst vor Fehlern.
✅ Was du daraus lernen kannst:
- Nutze digitale Tools gezielt, um Workflows zu automatisieren.
- Binde dein Team regelmäßig in digitale Weiterbildung ein.
- Schaffe eine offene Innovationskultur, die Experimente und schnelle Anpassungen fördert.
2. Nachhaltigkeit: Der „Mount-Perfect“-Ansatz
👉 Beispiel: Meredith, 42, Eventleitung eines internationalen Unternehmens
- Sie startet eine neue Nachhaltigkeitsinitiative, die alle Standorte weltweit einbindet.
- Ihr Team arbeitet mit einer internen Sustainability-Pipeline, um nachhaltige Event-Maßnahmen systematisch umzusetzen.
- Mitarbeitende können durch das „Klima-Hero“-Programm CO₂-Prämien für umweltfreundliche Entscheidungen sammeln.
✅ Was du daraus lernen kannst:
- Etabliere Nachhaltigkeit als kontinuierlichen Prozess mit kleinen, erreichbaren Schritten.
- Nutze Gamification-Ansätze, um nachhaltiges Verhalten bei deinen Events zu fördern.
- Setze interne Anreize, damit dein gesamtes Team die Nachhaltigkeitsziele mitträgt.
3. Nachhaltigkeit: Ein CO₂-Budget für Business Events
👉 Beispiel: Emilio, 48, Cheflogistiker einer Eventagentur
- Die Eventagentur hat ein CO₂-Budget für Events eingeführt, das jährlich reduziert wird.
- Eine Sharing-Plattform ermöglicht es, Referenten zwischen mehreren Events zu teilen – das spart Reisekosten und Emissionen.
- Messebauten und Materialen werden durch eine Circular-Production-Börse wiederverwendet.
✅ Was du daraus lernen kannst:
- Führe CO₂-Budgets für Reisen und Eventlogistik ein.
- Teile Referent·innen und Ressourcen über mehrere Events hinweg, um nachhaltiger zu planen.
- Nutze Eventmaterialien mehrfach und binde sie in eine Kreislaufwirtschaft ein.
4. Generationenwandel: Wissenstransfer durch Tandems
👉 Beispiel: Melek, 21, Junior-Marketingmanagerin, und Rudolf, erfahrener Kollege
- Sie arbeiten als generationsübergreifendes Tandem zusammen.
- Melek bringt frische, digitale Ansätze in die Eventkommunikation ein.
- Rudolf teilt strategische Erfahrungen aus jahrzehntelanger Arbeit in der Messeplanung.
✅ Was du daraus lernen kannst:
- Führe Reverse-Mentoring-Programme ein, um Wissen zwischen erfahrenen und jungen Eventplaner·innen in deinem Team auszutauschen.
- Baue Hierarchien ab, um eine offene Feedbackkultur zu fördern.
- Nutze Tandem-Modelle für verschiedene Eventrollen, um langfristiges Wissen zu sichern.
5. Demokratisierung & Flexibilität in der Eventbranche
👉 Beispiel: Micah, 28, wechselt in eine Eventtech-Organisation mit innovativer Kultur
- Ihr neuer Arbeitgeber hat flache Hierarchien und flexible Arbeitsmodelle.
- Mitarbeitende können an "Workbench Wednesdays" eigene Ideen für die Organisation oder soziale Projekte entwickeln.
- Strategische Entscheidungen werden gemeinsam mit Mitarbeitenden getroffen.
✅ Was du daraus lernen kannst:
- Flache Hierarchien und flexible Arbeitsmodelle machen Eventjobs attraktiver.
- Binde Mitarbeitende stärker in die Unternehmensstrategie ein.
- Schaffe Raum für kreative Ideen, um Innovation bei deinen Events zu fördern.
Kurzum – diese Beispiele kannst du direkt umsetzen:
- 💡 Digitale Eventplanung optimieren: Dashboards, KI-Tools und agile Prozesse nutzen.
- 🌱 Nachhaltige Events gestalten: CO₂-Budgets, Sharing-Modelle und Gamification einführen.
- 👥 Generationendialog fördern: Reverse-Mentoring, Wissenstransfer durch Tandems.
- 📢 Flexible und mitbestimmte Eventkultur schaffen: Mitarbeitende aktiv in Prozesse einbinden.
Fazit: Wandel als Chance begreifen
Die Veranstaltungsbranche steht an einem Wendepunkt. Wer die Herausforderungen von Digitalisierung, Nachhaltigkeit und dem Generationenwandel aktiv angeht, kann Business Events innovativer, nachhaltiger und zukunftsfähiger gestalten. Das ebx.lab Whitepaper liefert hierfür wertvolle Impulse und praxisnahe Lösungsansätze. Du als Eventplaner·in bist gefragt, den Wandel aktiv zu gestalten – mit Mut, Offenheit und einer strategischen Herangehensweise.
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