Wie hybride Events in 5 Jahren aussehen könnten

Normalerweise findest du bei mir how-to-Artikel für deine tägliche Arbeit im Eventmanagement. Doch heute will ich einfach einmal in die Glaskugel schauen und dir vorstellen, wie hybride Events in fünf Jahren aussehen könnten. Oder auch in zwei oder eben in 10 Jahren. Kann ich deshalb hellsehen? Nein, natürlich nicht. Allerdings zeichnen sich einige Trends bereits jetzt ganz deutlich ab. Andere gehören wohl eher in die Kategorie “das hab ich mir schon immer gewünscht”. Neugierig auf eine kleine Reise in die Zukunft? Dann komm mit.

hybride Events in der Zukunft
hybride Events in der Zukunft

Events haben stets eine virtuelle Komponente

Zukünftig haben alle Events eine virtuelle Komponente und damit meine ich deutlich mehr als eine Twitter-Wall oder eine Kamera, die frontal eine Bühne abfilmt. Ich spreche von virtuellen Eventbestandteilen, wie wir sie in den letzten Monaten erleben konnten. Also davon, dass virtuelle Eventteilnehmer wirklich gleichberechtigt zu den physischen Teilnehmern sind.

Warum das so sein wird?

Zum einen weil wir alle – und das in Windeseile – gelernt haben, dass virtuelle Events ja doch funktionieren. So wie viele vor der Coronakrise das Home Office für ausgeschlossen hielten, so wird eben auch eine virtuelle Eventteilnahme völlig normal sein. Weil es Teilnehmer fordern und weil Eventveranstalter mehr Reichweite generieren können.

Zum anderen weil wir zukünftig weniger um die Welt jetten werden, zumindest wenn es um kurze Eventteilnahmen oder Business-Meetings geht. Für einen einzigen spannenden Vortrag durch ganz Deutschland reisen und dabei insgesamt 2 Arbeitstage darauf verwenden? Das wird kaum ein Arbeitgeber noch gutheißen noch ist es für den Reisenden interessant.

die virtuelle Eventteilnahme wird selbstverständlich
die virtuelle Eventteilnahme wird selbstverständlich

Hybride Events beziehen beide Teilnehmergruppen gleichberechtigt ein

Präsenzteilnehmer sowie virtuelle Teilnehmer sind gleichberechtigt. Sie sehen zwar nicht 1:1 das, was die andere Gruppe sieht, allerdings wird weder der eine noch der andere benachteiligt.

Event-Plattformen kennzeichnen die Gruppen auf einfach und attraktive Art und Weise. So weiß jeder gleich, auf welchen Kanälen er den jeweils anderen am besten erreicht. Längst passé sind der manuelle Versand von Teilnehmerlisten aus einem Teilnehmermanagement-System an eine virtuelle Plattform, nur um dort Passwörter generieren und an Teilnehmer zurückspielen zu können.

Speaker und Aussteller reisen deutlich seltener

Hochrangige Speaker reisen nicht mehr pausenlos von einem Event zum nächsten sondern sind häufig ganz selbstverständlich digital zugeschaltet – entweder aus einem Highend-Sendestudio in ihrer Nähe oder per höchst professionell gedrehter Videoaufzeichnung. Wie selbstverständlich sind sie bei ihren on-demand Vorträgen dennoch live dabei und beantworten im Chat die Fragen der beiden Teilnehmergruppen. Nach ihrem Vortrag stehen sie ausgewählten Teilnehmern in einem “meet the speaker”-Raum Rede und Antwort. Manch ein Veranstalter monetarisiert auch solche Gelegenheiten.

Dank der virtuellen Zuschaltung von Sprechern auf hybriden Events ist es für Veranstalter deutlich leichter geworden, ein ansprechendes Programm für ihre Teilnehmer zu gestalten. Das wiederum kommt auch bei den Teilnehmern sehr gut an, die bereit sind für die neue und auf sie zugeschnittene Wissensdichte mehr zu bezahlen.

weniger Reisen dank hybrider Events
weniger Reisen dank hybrider Events

Eventlocations haben Highspeed-Internet

Die Zeiten in denen in Tagungshotels, Eventlocations und Messehallen regelmäßig das WLAN zusammenbrach, gehören der Vergangenheit an. Jetzt sind endlich alle User mit Höchstgeschwindigkeit unterwegs. Und diese brauchen sie auch, beispielsweise um sich vor Ort mit Teilnehmern im Videochat zu treffen, die sich virtuell zugeschaltet haben. Oder um einem Vortrag außerhalb des ursprünglichen Tagungsraumes zu folgen, zum Beispiel in der Lobby.

Dort steht selbstverständlich auch ausreichend Verpflegung für alle Teilnehmer zur Verfügung. Die Zeiten, in denen sich Messebesucher oder Teilnehmer von Medizinkongressen auf den Ständen der Aussteller gastronomisch” versorgen lassen mussten” oder Wucherpreise für ein Glas Wasser oder einen durchschnittlichen Kaffee bezahlten, sind längst vorbei.

 

Highspeed Internet auf hybriden Events
Highspeed Internet auf hybriden Events
#eventprofs Die Zeiten in denen in Tagungshotels, Eventlocations und Messehallen regelmäßig das WLAN zusammenbrach, gehören der Vergangenheit an. Endlich sind alle mit Highspeed unterwegs. Klick um zu Tweeten

Vorträge laufen auch in Lounges

Wurden Vorträge bisher nur dann in einen weiteren Raum übertragen, wenn der ursprüngliche an seine Kapazitätsgrenzen kommt, so werden diese jetzt zusätzlich in Networkingbereiche übertragen. So als liefe nebenbei noch ein Fußballspiel oder die aktuelle Nachrichtensendung. Das ist für alle spannend, die vor allem wegen des Networkings gekommen sind und die sich aus Respekt gegenüber dem Redner in regulären Tagungsräumen nicht mit dem Nachbarn unterhalten hätten. Wer beim Small Talk feststellt, dass er inhaltlich doch gern mehr gehört hätte, schaut sich später einfach die Aufzeichnung an.

#eventprofs Vorträge auf Events werden künftig auch in Lounges & Co. übertragen. So kann man auch nebenbei networken. Klick um zu Tweeten

Konzerte sind auch online spannend

Wohnzimmer-Konzerte waren zu Coronazeiten die einzige Alternative, doch mittlerweile setzen Künstler vor allem bei Releasekonzerten auf die digitale Verlängerung und bieten hybride Events an. Dabei binden sie ihre Fans allerdings auch tatsächlich in das Erlebnis ein. Von der Goodiebag für Fans über exklusive 1:1 Videosessions mit den Stars bis hin zum Einmischen der Fangesanges in die Tonspur vor Ort – ebenso wie auf realen Konzerten auch mitgesungen wird – sind virtuelle Fans mittendrin statt nur vorm Bildschirm dabei.

Große Leinwände zeigen im Zufallsprinzip die Videobilder der remote Teilnehmer, die über Votings ihre Lieblingssongs einbringen können und mit über die Großleinwand fliegende Emojis ihren Wunsch nach einer Zugabe oder das “virtuelle Feuerzeug” bei langsamen Songs ausdrücken können.

#eventprofs Große Leinwände zeigen im Zufallsprinzip die Videobilder der remote Teilnehmer, die über Votings ihre Lieblingssongs einbringen können. Darüber hinaus fliegen Emojis über die Bühnen - für mehr Zugaben. Klick um zu Tweeten

Hybride Events sind personalisiert

Endlich ist mehr personalisiert als die Anrede in einem Newsletter. Alles, was sich durchs Einsammeln und Segmentieren von Daten personalisieren lässt, wird personalisiert. Vom individuell gestalteten Newsletter, über individualisierte Programmvorschläge bis hin zum Matchmaking mit spannenden Teilnehmern. Dabei hat sich die Trefferquote der Vorschläge in den letzten Jahren enorm verbessert.

Auch die Bannerwerbung rund um die Videostreams ist personalisiert. Ganz wie es dank GoogleAds auf anderen Webseiten bereits heute Gang und Gäbe ist.

Messeveranstalter fokussieren sich nicht mehr auf den Verkauf von Quadratmetern

Messeveranstalter haben einen neuen Mix für ihr Dienstleistungsportfolio gefunden. Mittlerweile rechnen sie die Beteiligung eines Ausstellers oder Sponsors nach generierten Leads ab. Was im Bereich SEA (costs per click) längst Standard ist, hat auch in der Messe- und Eventwelt Einzug gehalten. Das alles ist möglich geworden, weil sowohl die Daten der Online- als auch die der Offline-Teilnehmer transparent und umfassend eingesammelt werden.

SEA und leadbasierte Geschäftsmodelle statt Quadratmeter-Verkauf
SEA und leadbasierte Geschäftsmodelle statt Quadratmeter-Verkauf
#eventprofs Messeveranstalter rechnen künftig nicht mehr über Quadratmeter sondern über generierte Leads ab. Eben so wie bei SEA. Klick um zu Tweeten

Aussteller setzen vor Ort aufs Networking und verlagern die Produkte in den virtuellen Raum

Auch Aussteller haben den Wettbewerb um Quadratmeter längst aufgegeben. Große Maschinen, Autos und Co. werden längst nur noch virtuell, beispielsweise als 3D-Modell präsentiert. Vor Ort findet persönliches Networking statt. Lounges prägen das Bild der Messestände statt großer Fuhrparks oder Maschinen, die regelmäßig über den Globus von einer zur anderen Messe geschifft werden.

Hybride Events sind ein attraktives Geschäftsmodell

Vorbei sind längst die Zeiten, in denen Veranstalter ihren Content gratis angeboten haben. Im Gegenteil. Da vor-Ort-Besucher vom realen Networking und virtuelle Besucher von den eingesparten Reiseaufwänden profitieren, gibt es für beide Seiten spannende Teilnahmeoptionen. Wer sich als Teilnehmer darüber hinaus bereit ist, seine persönlichen Daten herauszugeben, kann seine Event-Teilnahme werblich finanzieren lassen. Ganz so wie es Online-Medien bereits seit Langem tun: personalisierte Werbeanzeigen und Cookies zulassen oder mit bezahltem Account teilnehmen.

Sowohl die Videostreams – nach dem Vorbild von YouTube – sind mit Werbeeinschaltungen versehen als auch die Webplätze rechts und links des Videostreams.

Aussteller und Sponsoren erhalten so wertvolle Kontakten und füllen in Echtzeit ihren Lead-Funnel. Veranstalter von hybriden Messen und hybriden Events fungieren nach wie vor als Vermittler – nur jetzt eben auch als digitale Plattform.

#eventprofs Vorbei sind längst die Zeiten, in denen Veranstalter ihren Content gratis angeboten haben. Klick um zu Tweeten

Hotels kooperieren mit Eventveranstaltern

Partnerhotels bieten dank ihrer Kooperationen mit dem Event- oder Messeveranstalter vergünstigte Zugänge zu den gestreamten Vorträgen aus der Eventlocation an. Teilnehmer, die für ein mehrtägiges Event in der Stadt sind, müssen nicht mehr für jeden Vortrag “zur Location rausfahren” sondern können einzelne Event-Teile ganz bequem vom Hotelzimmer oder aus der Lobby anschauen. So bleibt auch mehr Zeit für Treffen mit anderen Geschäftspartnern oder für eigene Freizeitaktivitäten und mehr Work-Life-Balance auf Geschäftsreisen.

Den Hotels verschaffen diese Kooperationen zusätzliche Einnahmen über die Veranstalter. Darüber hinaus konsumieren die Teilnehmer in den jeweiligen Hotels mehr: Vom Abendessen bis zur Wellnessbehandlung.

#eventprofs Partnerhotels bieten dank ihrer Kooperationen mit dem Event- oder Messeveranstalter vergünstigte Zugänge zu den gestreamten Vorträgen aus der Eventlocation an. Klick um zu Tweeten

Fazit

Hybride Events haben noch richtig viel Potenzial. Ich bin sehr gespannt, was sich davon wirklich realisiert und in welchem Umfang. Und du? Was könntest du dir für die Zukunft vorstellen oder was wünscht du dir?

👉 Wie wär’s mit ein paar Praxistipps für jetzt und heute? 5 wertvolle Tipps für Hybridevents.

Wen könnte das noch interessieren? Sag's weiter oder speicher es für später:
Wie hybride Events in 5 Jahren aussehen könnten