Wie digital organisierst du schon deine Events? Hier sind 11 Zeichen, dass du deine Events MICEstens analog organisierst.
1. Deine Teilnehmer melden sich immer noch mittels Fax- oder auf postalischem Wege an.
Natürlich hat Printwerbung ihre Berechtigung. Und mit Blick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ab 25. Mai 2018 wird sie vielleicht eine Renaissance erleben. Ebenso selbstverständlich gehört auch auf jedes Werbemittel ein Handlungsaufruf, ein “Call-to-Action”. Daher gibt es immer noch Veranstalter, die auf ihre Flyer und in ihre Programmhefte einen Anmeldebogen einfügen. Doch das muss nicht sein! Ein Call-to-Action in Kombination mit einer selbstsprechenden URL, einer gekürzten URL oder einem QR-Codes führen ebenso zum Ziel. Das Ziel ist in diesem Falle ein Online-Registrierungsportal: Intuitiv für Teilnehmer bedienbar und für Veranstalter ressourcenschonend nutzbar.
Bei der Auswahl für eine Online-Anmeldung hilft dir mein ebook: So findest du die perfekte
Software für dein Eventmanagement bzw. Teilnehmermanagement.
2. Deine mögliche Locations googelst du zwar, doch das Angebot erbittest du per E-Mail oder du rufst in den Häusern deiner Wahl an.
Wenn du jetzt noch jedes Mal den Text mit deiner Anfrage neu aufsetzen musst, bist du mit der Digitalisierung und vor allem mit der Standardisierung noch nicht sehr weit. Mittlerweile gibt es Onlineportale, die dir den Buchungsprozess erheblich erleichtern. Genannt seien hier yunyty.de und fiylo.de. Warum du diese Portale nutzen solltest? Du ersparst dir:
- E-Mails an info@, bei denen du nachhaken musst,
- 20seitige Angebote, die du erst wieder in die Sprache deiner Agentur, deines Unternehmens oder deines Verbandes übersetzen muss, damit sie vergleichbar sind,
- das Halten von mehreren Optionen und das bis ins Unendliche Hinauszögern derselbigen,
- eine aufwendige Online-Recherche vor allem bei kleineren Locations und
- die Recherche der Location zu verschiedenen Terminen
3. Du druckst alle Angebote und Verträge all deiner Event-Dienstleister aus und heftest sie ordentlich ab.
Natürlich musst du die ausdrucken, wenn es eure internen Regeln so vorschreiben. Erst recht, wenn ihr Verträge nur auf postalischem Wege oder per Fax als gültig anerkennt. Doch digital ist das nicht. Vorreiter oder Querdenker bist du so auch nicht.
Angebote könntest du per E-Mail erhalten und einfach digital abspeichern. Fertig. Kein Ausdruck. Auch nicht zur Sicherheit.
Für die Datensicherheit ist deine IT-Abteilung zuständig. Gemeinsam mit dieser könntest du ein paar Bäume retten und auf den Ausdruck verzichten. Gemeinsam mit dieser kannst du dich auch um alternative, rechtsgültige Übertragung von Dokumenten und Unterschriften kümmern. Stichwort: Digitale Signatur. Frag doch mal bei deiner IHK nach, wie das geht. Die wissen das – und zwar alle.
[bctt tweet=“#eventprofs Druckst du Angebote aus? Die könntest du per E-Mail erhalten und einfach digital abspeichern. Fertig. Kein Ausdruck. Auch nicht zur Sicherheit. ✅“ username=“KatrinTae“]
4. Die Zimmerkontingente für deine Events verwaltest du per Fax.
Wenn auch du, so wie ich vor einigen Jahren, gelernt hast, das Fax sei das einzig rechtsgültige Dokument, brauchst du ein Wissens-Update. Nutze die zuvor erwähnte digitale Signatur für die rechtsgültige Übertragung von Daten oder arbeite mit Instant Booking Portalen für Hotelkontingenten zusammen. HCX24 ist so eines.
5. Die Buchungsformulare für deine Ausstellungsflächen müssen ausgedruckt, unterschrieben und gescannt oder gefaxt werden und deinen Sales-Report verwaltest du mit Excel.
Aussteller und Sponsoren könnten diese Buchungen natürlich auch auf verschlüsseltem Wege übertragen. Oder du richtest ein Online-Buchungsportal mit geschütztem Login für deine Aussteller ein. Alle Zusatzbestellungen, Werbetexte und Logos können sie dort ebenfalls eingeben bzw. hochladen.
Idealerweise ist dieses Buchungsportal an dein CRM und deine Buchhaltungssysteme gekoppelt. Du sparst dir so eine Menge manueller Übertragungsarbeit und Fehlerquellen. Auch für gibt es Software. Im Idealfall errechnet dir die Software auf Basis deiner Standpläne auch gleich die verkauften m².
[bctt tweet=“#eventprofs Nutze ein Online-Tool für die Verwaltung deiner Aussteller und Sponsoren. #CRM “ username=“KatrinTae“]
6. Dank deiner Eventkalkulationen und -abrechnungen bist du Profiuser in Sachen Excel. Trotzdem brauchst du unheimlich viel Zeit, die Daten aus den unterschiedlichsten Quellen zusammenzutragen und permanent zu aktualisieren.
Besser wäre, wenn all deine Daten – digital – aus einer Quelle kommen.
Stell dir vor, wie leicht dein Leben wäre, kämen Sales-Reports für Teilnehmer und Sponsoren aus einer Datenbank. Darüber hinaus kannst du mit einem Klick auf die Standardpreise in deinem Unternehmen zugreifen:
- Namensschilder,
- Referentenschilder,
- Teilnahmezertifikate,
- Technikvermietung,
- Stundensätze für den Mitarbeitereinsatz vor und während deiner Events,
- Tagessätze für Beratung oder Site-Inspections oder auch für externe Helfer wie Hostessen.
Natürlich muss so ein System gut durchdacht werden, braucht Berechtigungsstufen für den Datenzugriff und muss immer weiterentwickelt werden. Doch hey, ist das nicht genau diese permanente Optimierung der Punkt von Digitalisierung?
7. Deine Kollegen hinterlassen dir kleine Post-its mit “Rückruf-Bitten” auf deinem Schreibtisch.
Keine Frage, das ist schön bunt und manchmal auch kommunikativ. Manchmal auch schlichtweg nicht lesbar. Von wem und von wann der Zettel stammt, weisst du auch nicht immer. Du brauchst ein CRM – für dich, deine Kollegen, deine Vorgesetzten und allem voran für deine Kunden.
Dieses CRM muss natürlich mit eurer Telefonanlage verknüpft sein. Ruft der Kunde an, erkennt das System die Nummer und öffnet für dich just in time die richtige digitale “Karteikarte”. Du bist sofort im Bilde – über den Kunden und die letzten Absprachen und was du sonst noch wissen musst. Das Post-it kannst du dir dann sparen, wenn dir das Tool auch die entgangenen Anrufe anzeigt. Natürlich kann es anschließen mit nur einem Klick genau diese Rufnummer für dich (zurück) wählen. Dass du eine Lösung wie Rufumleitung oder Anrufbeantworter für entgangene Anrufe brauchst, ist selbstverständlich, oder?
[bctt tweet=“#eventprofs Hinterlassen dir deine Kollegen auch kleine Post-its mit “Rückruf-Bitten” auf deinem Schreibtisch? ✍️“ username=“KatrinTae“]
8. In deinem Posteingang blinken permanent neue E-Mails und du weisst partout nicht mehr, welche Datei den letzten Stand der Dinge anzeigt und ob du bei einigen Projekten nicht schon längst den Anschluss verloren hast.
Dabei gibt es doch so viele digitale Kollaborationtools! Schau dir die Tool wie Trello, Basecamp, Asana, Slack oder Evernote an. Wähle eines, das deiner Arbeitsweise und deiner Ausgangssituation entspricht.
Gerade die, die wie Onlineforen aufgebaut sind, eignen sich sehr gut, um Projekte mit langer Vorbereitungszeit im Überblick zu behalten. Natürlich musst du auch dort für Strukturen sorgen und diese immer wieder herstellen bzw. einfordern.
9. Bei Weiterbildungsveranstaltungen müssen sich deine Teilnehmer müssen sich in Papierlisten in jedem Raum eintragen. Dort bestätigen sie ihre Anwesenheit und erhalten korrekte Teilnahmebescheinigungen von dir.
Erkennst du deine Veranstaltung wieder? Dann verschenkst du immer noch viele Ressourcen: Papier und deine Arbeitszeit. Viele Softwareanbieter für die Online-Registrierung bieten mittlerweile auch Check-in-Lösungen mittels Barcode an. Frag einfach einmal den Anbieter deiner Wahl, wie er dich in diesem Punkt unterstützen kann.
10. Kurz vor deiner Veranstaltung türmen sich die Programmhefte, gespickt mit Vortragsinformationen, Referentenvitae und Sponsorenbeiträgen.
Gerade Veranstalter von medizinisch-wissenschaftlichen Kongressen produzier(t)en riesige Papierberge für die sogenannten “Vor- und Hauptprogramme”. Aber auch andere Weiterbildungsinstitute und Behörden verteilen für ihre Kunden gern zentnerschwere Informationsmaterialien. Ressourcenschonender, nachhaltiger, leichter und stets aktuell dagegen sind Event-Apps. Übrigens: Für fast jeden Geldbeutel gibt es heutzutage mittlerweile einen Anbieter.
11. Auf jeder Veranstaltung verteilst du unzählige Evaluierungsbögen. Doch nur ein Teil davon findet den Weg zu dir zurück und dieser Teil ist nur schwer zu entziffern.
Nutze Onlineumfragen. Spare Papier – der Umwelt zuliebe. Spare Zeit und Nerven – dir zuliebe. Genauso wie die gedruckte Umfrage, kannst du die Onlineumfrage bereits während der Veranstaltung einsetzen. Das schlägt das Argument “Teilnehmer würden solche Bögen hinterher einfach nicht mehr ausfüllen”. Möchtest du Teilnehmer “lediglich” aktiv ins Geschehen einbinden, empfehle ich dir Votingtools für interaktivere Events.
Geht es dir um eine echte Evaluierung, habe ich gute Erfahrungen mit SurveyMonkey gemacht. Dort kannst du selbst mehrtägige Kongresse mit vielen parallel stattfindenden Sessions anlegen und übersichtlich bewerten lassen. Mit nur einem Klick hast du dann auch die Auswertung der eingegangenen Antworten parat. Schau auch in den ausführlichen Blogbeitrag dazu: 7 Tipps für deinen online Fragebogen.
Fazit:
Digital arbeiten hat viele Facetten und oftmals ist der Umstieg leichter als gedacht. Meistens schonst du dabei deine Ressourcen und tust sogar etwas für die Umwelt. Probiere es einfach einmal aus.
[bctt tweet=“#eventprofs Wie digital organisierst du schon deine Events? Hier sind 11 Zeichen, dass du deine Events MICEstens analog organisierst. “ username=“KatrinTae“]
PS: Wie automatisiert und strukturiert verteilst du schon deine Social-Media- und Blog-Postings? Mit Blog2Social behältst du den Überblick über alle Kanäle.