Hand aufs Herz: Wie viele deiner täglichen Aufgaben sind manuelle Kleinstarbeit und wie viel davon hast du schon automatisiert? Kopierst du neue Kontakte oder Follower aus der einen digitalen Anwendung in die nächste? Oder lässt du dir dabei von Schnittstellen helfen und kümmerst dich um die Dinge, die IT heutzutage noch nicht wirklich lösen kann? Je mehr Tools du nutzt und je größer die Datenmengen, z.B. Teilnehmerzahlen, sind, desto wichtiger sind Schnittstellen. Nur dank solcher kannst du deine Events wirklich skalieren und damit mehr Umsätze – bei Teilnehmer- und Sponsoringeinnahmen – oder mehr Leads und damit letztendlich auch Umsätze generieren. Da die Konfiguration von Schnittstellen ziemlich komplex ist und deshalb auch schnell teuer wird, sind Do-It-Yourself (DIY) Lösungen eine prima Sache. Die DIY-Schnittstellen-Lösung heißt Zapier. Was das Tool in Sachen Automationen kann und wie du damit deine Events auf ein ganz neues Level bringst und nebenbei noch viel Zeit einsparst, erfährst du in diesem Blogbeitrag.
Zapier im Überblick – die wichtigsten Vokabeln für deine Automatisierungen
Basisbegriffe
Zap
Ein Zap ist ein automatisierter Workflow, der deine Tools miteinander verbindet. Jeder Zap besteht aus einem Auslöser und einer oder mehreren Aktionen. D.h. wenn du eine Zap aktivierst, werden die Aktionen jedes Mal ausgeführt, wenn das Auslöseereignis eintritt.
Zap-Editor
Mit dem Zap-Editor kannst du einen Zap, d.h. einen Workflow, erstellen und dabei sowohl einen Auslöser und eine oder mehrere Aktionen einrichten.
App
Eine App ist ein Webservice oder eine Anwendung, wie z. B. Cvent, Eventbrite, Salesforce und viele andere. Zapier bietet dir Integrationen für mehr als 3.000 Apps, mit denen du Daten zwischen ihnen austauschen oder sich wiederholende Aufgaben automatisieren kannst.
Trigger = Auslöser
Ein Trigger ist ein Ereignis, das einen Zap startet. Beispielsweise kann ein Auslöser sein, dass sich jemand in deinem Online-Registrierungstool für deine Veranstaltung anmeldet.
Polling interval = Abfrageintervall
Das Abfrageintervall oder die Aktualisierungszeit ist die Häufigkeit, mit der Zapier deine Trigger-Apps auf neue Daten überprüft. Das Abfrageintervall variiert zwischen 1 und 15 Minuten, je nach Preisplan.
Action
Eine Action ist ein Ereignis, das ein Zap ausführt, nachdem es ausgelöst wurde. Beispielsweise, wenn sich jemand bei Cvent, Eventbrite oder XING Events angemeldet hat, wird er oder sie automatisch auch in Pipedrive, Salesforce, in Zoom oder Whova oder vielen anderen Apps hinzugefügt.
Task = Aufgabe
Eine Aufgabe ist eine Aktion, die ein Zap erfolgreich abschließt. Wenn dein Zap zum Beispiel eine Aktion zum Erstellen neuer Mailchimp-Kontakte hat, zählt jeder erstellte Kontakt als eine Aufgabe.
Für Fortgeschrittene
Zap-History
Dein Zap-Verlauf zeigt ein Protokoll aller deiner Zap-Aktivitäten an, einschließlich aller Daten, die rein und rausgehen.
Autoreplay
Hast du einen Professional-Plan oder höher und zugleich Autoreplay aktiviert, versucht Zapier, alle Zap-Schritte zu wiederholen, die aufgrund von temporären Fehlern oder Ausfallzeiten fehlschlagen.
Filter
Du kannst zu jedem Zap können Filter hinzufügen, um ihn nur dann auszuführen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Beispielsweise wenn ein neuer Kontakt eine bestimmte E-Mail-Adresse aufweist.
Paths = Pfade
Mithilfe von Pfaden kannst du erweiterte Workflows erstellen. Beispielsweise nutzen diese eine Wenn/Dann-Logik. Wenn A eintritt, dann soll die Aktion A1 ausgeführt werden, wenn B eintritt, dann B1.
Multi-Step-Zap
Eine Single-Step-Zap hat einen Auslöser und eine Aktion. Wenn der Zap mehr als eine Aktion hat oder Filter oder Suchen enthält, spricht man von einem Multi-Step-Zap.
Premium-App
Premium-Apps sind für Benutzer mit bezahlten Tarifen verfügbar. Bei Starter-Tarifen kannst du bis zu 3 Premium-Apps verwenden.
Was du mit Zapier automatisieren kannst – die Workflows „Zaps“
Wie du siehst, ist Zapier ist ein sehr mächtiges Tool zur Automatisierung von Workflows. Diese kannst du vollkommen selbständig erstellen.
Mit Zapier kannst du
- automatisierte Workflows, sogenannte „Zaps“ mit wenigen Klicks selbst einrichten. Dabei kannst du die Workflows ganz nach deinen Anforderungen erstellen und aufbauen.
- Zapier bietet dir integrierte Apps wie eine Nachrichtenbox, eine Anruf-App, Erinnerungen, Kalender und verschiedene andere Apps mit denen du Workflows erstellen kannst.
- dank intelligenter Automatisierung gerade dich mehr auf den Verkauf konzentrieren, anstatt Zeit mit der Dateneingabe zu verschwenden.
- intelligente Marketingstrategien entwickeln und mehr Leads bei geringeren Kosten generieren.
Trigger, die Auslöser für automatische Aktionen
Zahlreiche Trigger lassen sich in Zapier festlegen. Beispielsweise können solche Auslöser folgende Ereignisse sein:
- ein neuer Kontakt wurde in einer der Anwendungen kreiert,
- eines deiner Events in einem Videokonferenz-Tool oder auf deiner Event-Plattform startet in Kürze,
- du startest ein virtuelles Event auf der Plattform deiner Wahl,
- wenn eines deiner Online- oder Hybrid-Events endet,
- sich jemand in deiner Plattform oder dem Online-Anmeldetool deiner Wahl registriert,
- wenn sich jemand zu einem ganz bestimmten Event anmeldet,
- ein neuer Kommentar auf einer Social Media Plattform oder auf deiner Website hinterlassen wurde,
- oder wenn dort ein neuer Post veröffentlicht wurde
- und viele andere mehr.
Apps, die du dank Zapier miteinander verbinden kannst
Mehr als 3.000 Anwendungen kannst du via Zapier miteinander verbinden und so automatisch Daten austauschen und Aktionen auslösen. Einige davon stelle ich dir hier vor. Mehr findest du in der Rubrik „Apps“ von Zapier.
Airmeet
Eine Event-Plattform, mit der du virtuelle und hybride Events umsetzen kannst. Airmeet kannst du dank Zapier mit zahlreichen anderen Lösungen verbinden, zum Beispiel Google Sheets, Airtable, Mailchimp, Discord, Miro, Cvent, Hubspot, ActiveCampaign oder Salesforce. So kannst du neu angemeldete Teilnehmer zu Marketo als Lead hinzufügen, sie zu deinen Google Sheets automatisch hinzufügen lassen, als Kontakt in ActiveCampaign automatisch anlegen lassen und vieles mehr.
Cvent
Die Event-IT-Lösung von Cvent kann unheimlich viel, z.B. Registrierungen, Event-App, Speakermanagement, hat ein Appointment-Tool und ist Plattform für virtuelle oder hybride Events. Cvents Module kannst du dank Zapier beispielsweise mit diesen Tools verbinden: Zoom, Hubspot, Google Sheets, Hopin, GoToWebinar, Airtable, WordPress, Slack, Mailchimp, Salesforce, Whova oder Xero. Dank dieser Integrationen kannst du beispielsweise neue Teilnehmeranmeldungen in Mailchimp aktualisieren oder hinzufügen oder eine Zoom-Anmeldung basierend auf einer Cvent-Registrierung anlegen lassen.
Eventbrite
Die bekannte Ticketing-Lösung Eventbrite kannst du ebenfalls dank Zapier mit anderen Apps verbinden und so automatisch Daten austauschen. Beispielsweise lässt sich ActiveCampaign, GoToWebinar, Zoom, Mailchimp, Hubspot oder Salesforce mit Eventbrite verknüpfen. So kannst du u.a. neue Eventbrite-Teilnehmer automatisch in Google Sheets anlegen lassen, dir darüber neue Slack Benachrichtigungen senden lassen oder diese in einer ActiveCampaign-Liste erstellen lassen.
Hubspot
Ein sehr umfangreiches Tool für dein Marketing – inklusive Newsletter-Marketing, automatisiertes Marketing und Webanalyse. Dank Zapier kannst du viele andere Anwendungen mit Hubspot synchronisieren. Beispielsweise Pipedrive, LinkedIn Lead Gen Forms, GoToWebinar, Zoom oder das Payment-Tool Stripe. So kannst du u.a. neue Kontakte automatisch aus MailChimp oder aus Typeform Einträgen in Hubspot anlegen lassen.
Marketo
Eine mächtige IT-Lösung für (Event-) Marketing Automation: Marketo. Wer Leads automatisch weiterentwickeln will und automatisierte Nachrichten/E-Mails an seine potenziellen oder Bestandskunden will, sollte sich Marketo unbedingt einmal ansehen. Dank Zapier kannst du Marketo mit Eventbrite, Facebook Lead Ads, LinkedIn Lead Gen Forms, dem Online-Terminplaner Calendly, GoToWebinar, Bizzabo, EasyWebinar, Hubspot, dem Umfragetool SurveyMonkey und vielen weiteren verbinden. So kannst du beispielsweise neue Leads von Typeform, Drift, QuickTapSurvey, G2 Grow leads und vielen anderen Tools in Marketo automatisch anlegen und so mit automatisierten Nachrichten bespielen.
Pardot
Auch Pardot ist eine umfassende digitale Lösung für (Event-) Marketing Automation. Du kannst u.a. diese Apps an Pardot anbinden: BigMarker, Webinarjam, Facebook Lead Ads, LinkedIn Lead Gen Forms, LeadPages und viele weitere. So kannst du z.B. „Prospects“, d.h. potenzielle Kunden, in Pardot über diese Tools automatisch hinzufügen lassen.
Yoast SEO
Mit dem Plugin Yoast verbesserst du deine WordPress-SEO. Wer die Premium-Version von Yoast SEO nutzt, kann Beiträge sofort auf mehr als 2000 Kanälen wie LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest, Slack und vielen mehr teilen.
Weitere interessante Apps für Eventmanager, die sich dank Zapier verbinden lassen.
- Aventri
- Big Tickets
- Bizzabo
- Evenium
- Eventmaker
- Eventmix
- Eventable
- Eventrebels
- Eventsforce
- EventTemple
- Eventzilla
- Hopin
- Humanitix
- Luma
- Meetup
- Passage Ticketing
- RegFox
- Remo
- Simpletix
- Splash
- SpotMe
- Swapcard
- Ticketbud
- TicketCo
- TicketTailor
- Townscript
- Whova
- Zoho Backstage
Ebenso kannst du sehr viele Videokonferenz-Lösungen und Newsletter-Tools dank Zapier integrieren. Zum Beispiel GoToWebinar, ON24, Livestorm, Crowdcast, Demio, Zoho Showtime oder eben ActiveCampaign, Mailchimp, Sendinblue, MailerLite, GetResponse viele mehr.
Zapier Alternativen
Zapier ist unheimlich bekannt und wird gerade auch von vielen Event-IT-Anbietern gern als die DIY-Schnittstelle angepriesen. Dennoch gibt es einige Tools, die du alternativ nutzen kannst. Zum Beispiel – in alphabetischer Reihenfolge:
- Apiant
- Automate.io
- Elastic.io
- Exalate
- IFTTT
- Integromat
- Microsoft Power Automate
- n8n.io
- OneSaaS
- Operations Hub™
- Outfunnel
- Tray.io
- Workato
- Wyzebulb
- Zoho Flow
Zapier und Kosten
Zapier hat verschiedene Preispläne, die du je nach Zahl der Apps und Aufgaben, die du brauchst, nutzen kannst. In der Gratisversion sind 5 Single-Step-Zaps, 50 Aufgaben pro Monat bei einem 15minütigen Abfrageintervall inklusive. Premium-Apps, Multi-Step-Zaps und Filter gibt’s ab 17,25€/Monat (Stand 22. August 2021). Willst du Zapier kündigen, kannst du das jederzeit tun und erhältst eine anteilige Gutschrift für den verbleibenden Abrechnungszeitraum dieses Monats.
Zapier und DSGVO
Laut eigenen Angaben ist Zapier DSGVO-konform und äußert sich auf seiner Website dazu wie folgt:
Informationen, die wir von der Website erfassen, werden in die Vereinigten Staaten und in jedes andere Land, in dem Zapier oder seine verbundenen Unternehmen, Tochtergesellschaften oder Drittanbieter Einrichtungen oder Personal unterhalten, übertragen und dort verarbeitet.
Wenn Sie Ihren Wohnsitz im EWR, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz haben oder ein Besucher aus diesen Ländern sind, schützen wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn sie außerhalb dieser Länder übertragen werden, indem wir sie in einem Gebiet verarbeiten, das nach Auffassung der Europäischen Kommission ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten bietet, oder indem wir auf andere Weise geeignete Schutzmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ergreifen, einschließlich der Verwendung von Standardvertragsklauseln oder eines anderen von der Europäischen Kommission genehmigten rechtmäßigen Übertragungsmechanismus.
Außerdem veröffentlicht Zapier unter GDPR compliance at Zapier die Subdienstleister, die dieses Tool nutzt. Alle dort genannten haben ihren Sitz in den USA.
Fazit
Zapier ist ein Online-Automatisierungstool, das deine Apps und IT-Lösungen miteinander verbindet. Du kannst zwei oder mehr Apps miteinander verbinden und so sich wiederholende Aufgaben automatisieren. Ganz ohne dass du programmieren oder dich auf IT-Entwickler verlassen musst, um Integration zu erstellen. Schau einfach einmal in die verfügbaren Apps – vielleicht sind welche dabei, die auch du schon nutzt.
Schau doch auch mal hier rein: