Events bzw. Event-Management ist immer stressig. Zumindest ist das meine Erfahrung. Die TO-DO-Liste ist lang und die Zeit immer zu kurz. Und dann diese ständigen Änderungen, vor allem die kurzfristigen. Die können einem schon die letzten Nerven klauen. Kommt dir bekannt vor? Als Eventplaner·in jonglierst du ständig mit Deadlines, Anfragen und Detailabsprachen. Kein Wunder, dass dein Tag oft einfach „weg“ ist. Genau deshalb lohnt es sich, dein Zeitmanagement unter die Lupe zu nehmen und zu optimieren. Deshalb Hier kommen hier 20 praxisnahe Tipps, mit denen du im Büro wieder mehr Fokus findest – ohne dabei deinen Job umzukrempeln.
PS: Das ist eine neverending Aufgabe und für dich für heute vielleicht einfach nur "eine nette" Erinnerung an das, was du dir schon öfter mal vorgenommen und begonnen hast.
1. Checke E-Mails nur zu festen Zeiten
Du bist kein Live-Chat. Ständiges E-Mail-Checken stört deinen Fokus. Außerdem signalisierst du so intern und extern ständige Verfügbarkeit und bei manchen auch "ach, so unter Druck ist der oder die ja gar nicht".
Plane lieber 2 bis 3 feste Slots pro Tag ein. Z. B. morgens, nach der Mittagspause und am Nachmittag.
2. Erledige kleine Aufgaben - unter 5 Minuten - sofort
Ein Rückruf, eine kurze Freigabe, ein Link verschicken? Erledige Kleinkram direkt, bevor du ihn unnötig auf deiner Liste mitschleppst. Das gilt auch für eingehende E-Mails. Kannst du eine E-Mail innerhalb von 5 Minuten erledigen, dann tu das, statt sie vor dir herzuschieben.
3. Priorisiere deine TO-DO-Liste täglich
Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig. Und Dinge ändern sich. Finde morgens oder am Vorabend heraus, was wirklich heute erledigt werden muss – und was warten kann.
4. Starte mit dem „Frosch“
"Eat that frog" – beginne deinen Tag mit der nervigsten oder wichtigsten Aufgabe. Danach läuft der Rest wie von selbst. Außerdem fühlt es sich mega gut an, das Unangenehmste schon geschafft zu haben. Versprochen.
5. Timeboxing statt Dauer-Feuer
Plane Aufgaben mit festen Zeitfenstern in deinem Kalender. So schützt du deine Zeit aktiv vor Fremdzugriff. Ja, das geht nur begrenzt; versuche es trotzdem jeden Tag.
6. Meetings kritisch prüfen
Braucht es wirklich ein Meeting – oder reicht eine schnelle Abstimmung via Tool? Weniger Meeting-Zeit = mehr Planungszeit. Frage dich dabei immer:
- Muss ich beim Meeting dabei sein?
- Müssen alle anderen dabei sein?
- Geht es auch kürzer?
- Was muss am Ende unbedingt herauskommen?
7. Pufferzeiten einplanen
Baue zwischen Calls und Aufgaben kurze Lücken ein. So gerät dein ganzer Tag nicht ins Wanken, wenn mal etwas länger dauert. Außerdem fühlst du dich weniger gehetzt, wenn du zwischendurch auch mal eine Bio-Pause machen kannst oder für 2 Minuten aus dem Fenster schauen kannst. Ja, das muss möglich sein.
8. Push-Benachrichtigungen ausschalten
Slack, Teams, Outlook – alles pingt. Schalte alle Störungen ab, wenn du konzentriert arbeiten willst. Multitasking ist ein Mythos.
9. Bündle deine Aufgaben
Bearbeite ähnliche Aufgaben gebündelt: z. B. 30 Minuten nur Mails, danach 30 Minuten nur Technikbriefings. Spart enorm viel gedankliche Umstellzeit.
10. Klare Tagesziele setzen
Was möchtest du heute erreichen? Ohne klare Zielsetzung verläuft dein Tag oft in operativem Kleinkram. Passt gut zu "eat that frog".
11. Lerne, „Nein“ zu sagen
Nicht jede Bitte verdient ein „Ja“. Gerade im Projektstress ist es wichtig, deine Prioritäten zu schützen.
Manchmal reicht auch schon ein: "Im Moment nicht."
12. Delegiere konsequent
Was nicht zwingend deine Expertise braucht, kannst du abgeben. Das entlastet dich – und stärkt das Team.
Ich weiß, das ist schwer. Versuch' es trotzdem.
13. Nutze Tools clever
Verzettel dich nicht in Excel-Listen. Nutze digitale Tools für Aufgabenmanagement – z. B. Trello, Asana oder KI.
14. Trage Aufgaben als Kalendereintrag ein
Blocke Zeit für wichtige Aufgaben genau wie für Meetings. So sieht auch dein Team: Diese Zeit gehört deinem Fokus.
15. Reserviere montags 30 Minuten für deine Wochenplanung
Plane einmal die Woche deinen Fahrplan – am besten freitags oder montags Das bringt Struktur in einen oft chaotischen Event-Alltag.
16. Berücksichtige deine Energielevel
Plane kreative Aufgaben oder konzeptionelles Denken in deine Hochphasen – meist vormittags. Routineaufgaben passen besser in Tiefphasen. Oder auch zwischen zwei Meetings. Da mache ich gern nur leichte Aufgaben mit Copy-&-Paste-Charakter.
17. Teste die Pomodoro-Technik
Die geht so: 25 Minuten fokussiertes Arbeiten, 5 Minuten Pause. Klingt simpel – bringt aber Struktur in lange To-do-Listen. Und schnell sichtbare Ergebnisse.
18. Ordnung am Arbeitsplatz
Ein aufgeräumter Schreibtisch bedeutet weniger Ablenkung. Das gilt auch für deine digitale Ablage. Probier's mal aus. Fühlt sich gleich viel leichter an. Auch das ist eine super Aufgabe für low-energy-Zeiten oder zwischen zwei Meetings.
19. Selbst-Reflexion
Nimm dir am Freitag 10 Minuten für eine Mini-Retrospektive: Was lief gut? Was kostet dich unnötig Zeit? So wirst du jede Woche ein Stück effizienter. Das ist auch eine gute Aufgabe für den Heimweg; z.B. beim Radeln, U-Bahn fahren oder heimgehen.
20. Fester Arbeitsbeginn und -schluss
Starte zur festen Zeit – und höre auch bewusst auf. So schützt du deine Energie langfristig und gibst Überstunden nicht die Macht. Außerdem signalisierst du anderen, dass dir deine Zeit wertvoll ist.
Fazit: Weniger Stress, mehr Fokus – und Luft für Qualität
Zeitmanagement heißt nicht, möglichst viel in einen Tag zu pressen. Es geht darum, dass du deine Energie gezielt einsetzt. Besonders in der Eventbranche, wo Reaktionsgeschwindigkeit oft gefragt ist, braucht es eine gute Balance aus Planung und Flexibilität. Diese Tipps helfen dir, beides unter einen Hut zu bringen.
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