Warum dein Ziel das Wichtigste deiner Eventplanung ist

Kürzlich wurde ich gefragt, was das Wichtigste bei der Veranstaltungsplanung sei. Hast du DEN einen Tipp für Eventmanager und für ein gelungenes Event? Was gehört auf jede Event-Checkliste? Also was hat Priorität Nummer eins? Wow! Da war ich für einen kurzen Moment sprachlos. Denn ich könnte Bücher darüber schreiben, was du bei deiner Eventplanung unbedingt beachten solltest. Oder eben auch Blogs wie diesen hier füllen. 😏 Doch nach kurzem Nachdenken war es mir glasklar: Das Wichtigste an deiner Veranstaltung ist das Ziel.

So banal? Ja! So banal ist die Antwort! Und weißt du auch warum? Vieles wird dir klar, wenn du weißt, was das Ziel deiner Veranstaltung ist. Dann stellen sich viele Fragen dir gar nicht mehr. Und bei vielen ist die Antwort auf einmal sonnenklar. Überleg doch einmal kurz und denke an wichtige Bestandteile deiner Veranstaltung:

  • Zielgruppe
  • Titel
  • Termin und Dauer
  • Location
  • Eventformat
  • Referenten
  • Aussteller oder Sponsoren
  • Design & Layout
  • Marketing

Angenommen du organisierst eine jährlich stattfindende Veranstaltung.  Die meisten von uns organisieren das, weil es eben auf dem Jahresplan steht. Da steht es häufig schon seit vielen Jahren. Kaum einer hinterfragt noch das Ziel der Veranstaltung.  Als Eventmanager solltest du es jedoch tun.

Musst du mit dieser Veranstaltung die Jahres-Einnahmen für deinen Arbeit- oder Auftraggeber maßgeblich sichern? Oder geht es um eine Image-Veranstaltung? Wollt ihr Trendsetter sein? Habt ihr den Anspruch, das Klassentreffen der Branche zu organisieren? Möchtest du, dass sich Einsteiger wie Fortgeschrittene treffen können? Oder geht es um Weiterbildung auf allerhöchstem Niveau? Sollen Forschungsergebnisse präsentiert werden? Oder auch Basiswissen vermittelt werden? Wie auch immer deine Antworten lauten, sie beeinflussen die oben genannten Kern-Elemente deiner Veranstaltung.

Ziel definieren für Events
Was sind die Ziele deines Events?

Die Zielgruppe deiner Veranstaltung

Ist dir klar, welches Ziel du mit deiner Veranstaltung erreichen möchtest, kannst du auch ganz klar die Zielgruppe definieren. Und nur wenn du die ganz genau beschreiben kannst, findest du auch

  • den passenden Titel für dein Event
  • die richtigen Marketingmaßnahmen und Marketingkanäle
  • einen für diesen Personenkreis attraktiven Termin und Event-Dauer
  • die richtige Bildsprache und das Corporate Design für deine Veranstaltung
#eventprofs Ist dir klar, was du mit deiner Veranstaltung erreichen möchtest, kannst du auch ganz klar die Zielgruppe definieren. 🎯🎯🎯 Klick um zu Tweeten
Zielgruppe und Ziel Events festlegen
Was ist deine Zielgruppe?

Deine Eventformate

Sollen sich auf deiner Veranstaltung möglichst viele Menschen austauschen können? Sollen sie voneinander lernen? Oder möchtest du neues Branchenwissen möglichst vielen Personen innerhalb kurzer Zeit nahe bringen?

Mit anderen Worten: Wie interaktiv sollen und dürfen deine Eventformate sein? Für eine Incentive-Veranstaltung für die besten Außendienstler wirst du sicherlich ganz andere Ziele verfolgen und damit auch ein ganz anderes Eventformat wählen als für einen Produkt-Launch oder für einen wissenschaftlichen Kongress.

Ist dir das Networking wichtiger als die Wissensvermittlung stehen auch ganz andere Rahmen- und Abendprogramme auf der Agenda.

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Ziele beeinflussen die Wahl der Eventformate
Ziele beeinflussen die Wahl der Eventformate

Deine Wunschlocation

Auch diese hängt vom Ziel deiner Veranstaltung ab. Seminarräume sehen anders aus als eine Location für ein Festival. Soll es lockerer zugehen, brauchst du vielleicht Co-Working Spaces statt klassischer Tagungsräume in Hotels und Tagungszentren.

Willst du Geh-Spräche in deine Veranstaltung integrieren, wäre eine inspirierende Umgebung schon wirklich toll, oder? 😉 Wer will schon an der zentral gelegenen Autobahnausfahrt oder direkt am Flughafen spazieren gehen?

Vielleicht möchtest du deine Teilnehmer bewusst etwas in eine ruhige Atmosphäre zum Lernen und Nachdenken bringen? Dann sind Innenstadtlagen mit gefährlicher Nähe zu Bars und Shopping Centern eher kontraproduktiv.

Versetze dich einfach in deine Teilnehmer (statt dich nur zu fragen, ob in diese Location alle rein passen): Würde ich dort gern tagen? Würde ich dort gern neue Leute kennenlernen und drei Tage lang über die Themen XYZ nachdenken wollen? Wenn du dabei schon Bedenken hast, wollen es andere meist auch nicht.

#eventprofs Versetze dich einfach in deine Teilnehmer (statt dich nur zu fragen, ob in diese Location alle rein passen): Würde ich dort gern tagen? Klick um zu Tweeten
Geh-Spräche dank der richtigen Location
Geh-Spräche dank der richtigen Location

Die Referentenwahl

Eine hochkarätige Veranstaltung braucht hochkarätige Speaker. Ob die wirklich mehr wissen oder vermitteln können als die „normalen“ Referenten, steht auf einem ganz anderen Blatt. Willst du ein first-class-Event organisieren, brauchst du auch echte Zugpferde.

Und ja, dafür musst du tief in die Tasche greifen. Die meisten verlangen deutlich mehr als die nächsten 30 Referenten zusammen. Das sollte es dir allerdings Wert sein. Denn solche Magneten ziehen eben viele und zahlungsbereite Teilnehmer an.

Im Umkehrschluss: Nicht für jedes „normale“ Event brauchst du auch einen TOP-Speaker. Frag dich immer: Passt das zu meinem Ziel? Muss das Budget dieser regionalen  Veranstaltung wirklich so strapaziert werden? Denk’ immer dran: Zu viel des Guten ist auch nicht gut. Manchmal erwarten deine Teilnehmer geradezu Leute wie dich und mich als Referenten aus ihrer Mitte.

Wähle die richtigen Referenten
Wähle die richtigen Referenten

Aussteller und Sponsoren

Je klarer dein Ziel und je klarer deine Zielgruppe, desto klarer ist deine Sponsoren- und Ausstelleransprache. Willst du wirklich für deine Zielgruppe etwas bewegen und erreichen, weißt du genau, von wem du Gelder annehmen kannst. Und von wem du es lieber lassen solltest – weil es einfach unglaubwürdig wirkt.

Wer eine Endverbrauchermesse für Reisen organisiert,  braucht keine Wellnessliegen. Klar, da können sich Besucher ausruhen. Doch warum kamen die nochmal zu dir? Ja genau! Weil sie auf der Suche nach Inspiration und Angeboten rund ums Reisen sind.

So kannst du jede x-beliebige Messe, jeden Kongress, jede Tagung und jedes Festival auf die geeigneten Unterstützer überprüfen. Der nette Nebeneffekt dieser Glaubwürdigkeit bei deinen Besuchern ist: Deine Aussteller und Sponsoren treffen die richtigen Besucher. Und weil sie die treffen, kommen sie im nächsten Jahr gern wieder. Zum vollen Preis.

#eventprofs Je klarer dein Ziel und je klarer deine Zielgruppe, desto klarer ist deine Sponsoren- und Ausstelleransprache. ✅ ✅ ✅ Klick um zu Tweeten

Eventplanungstools, Apps & Co.

Ja, auch darauf hat dein Ziel wirklich Einfluss. Möchtest du digitaler Vorreiter sein, weil es dein Geschäftsmodell schon vorsieht? Zum Beispiel wie das von T-System? Dann brauchst du wie das Eventteam von T-System auch ein digitales Teilnehmermanagement. Sonst wirkst du auch hier schnell wieder unglaubwürdig.

Oder wolltest du nur in kleinem Kreise ein Networkingevent organisieren? Eines bei dem nach wenigen Minuten eh jeder jeden kennt?

Dann investiere dein Budget doch lieber in andere Dinge. Zum Beispiel in gutes Catering. Du weisst ja, sind die Grundbedürfnisse nicht erfüllt, kannst du organisieren was du willst. Du wirst nie auf einen grünen Zweig kommen (also eine positive Evaluierung erhalten).

#eventprofs Überlege dir wirklich einmal, welches Ziel du mit deinem Event verfolgst. Davon hängt auch die Wahl deiner Tools, Apps & Co. ab. 📲 💻 Klick um zu Tweeten
Software für Teilnehmermanagement
Das Ziel bestimmt auch dein Einsatz von Software für dein Teilnehmermanagement.

Was ist das Ziel deiner Veranstaltung?

Und jetzt bist du dran. Kennst du wirklich das Ziel für die Veranstaltungen die du organisierst? Ich gebe unumwunden zu: Auch ich kenne und kannte es nicht immer. Wenn ich jedoch von meinem Arbeit- oder Auftraggeber keine Antwort auf diese Frage erhalte, definiere ich ein Ziel für mich selbst. So wird wenigstens für mich klarer, wohin die Reise gehen soll.

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