So verfolgst du deine Ziele in Asana – effizient und effektiv

Ist es nicht egal, wie du deine Ziele verfolgst, hauptsache, du hast welche? Nun ja, es ist fast egal. Aber eben nicht ganz. Wichtig ist, dass du ein System nutzt, mit dem du klarkommst und dass es möglichst eng an deine reguläre Arbeit angebunden ist. Viele Event- und Marketingprofis nutzen jedoch separat erstelle Excel-Listen dafür. Das ist schon mal weniger gut. Wenn jetzt auch noch deine Ziele nicht von den Unternehmenszielen abgeleitet sind, ist das wirklich wenig hilfreich. Besser du nutzt gleich ein digitales Tool, mit dem du eh arbeitest und leitest deine Event- oder Abteilungsziele vom Unternehmensziel ab. Wie du das ganz konkret mit Asana machen kannst, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

PS: Natürlich kannst du auch andere Kollaborationstools wählen. Damit’s schön konkret wird, zeig ich dir das Schritt für Schritt in Asana.

Ziele in Asana mittels OKR tracken und erreichen
Ziele in Asana tracken und erreichen

 

Wie du Ziele entwickelst und für dein Event oder Team ableitest

Es gibt viele Möglichkeiten, wie du zu deinem Ziel bzw. deinen Zielen kommst. Eine sehr beliebte Variante ist die OKR-Methode. Diese Methode liegt übrigens auch der Zielprozess in Asana zugrunde.

OKR, genauer gesagt OKRs, steht für „Objectives and Key Results“ und ist eine Management-Methode, die vor allem durch den Einsatz bei Google bekannt wurde. Bei der OKR-Methode geht es also um Ziele (Objectives) und Kernergebnisse (Key Results). Ganz vereinfacht gesagt, werden aus den Unternehmenszielen die darunter liegenden Abteilungs-, Team-, Jahres-, Monatsziele abgeleitet. Schritt für Schritt logisch heruntergebrochen. So weißt du genau, was dein Anteil an den Unternehmenszielen ist und warum du genau dieses oder jenes erreichen sollst.

Mehr über OKR erfährst du auch im Blogbeitrag OKR: So setzt du die Management-Methode auch bei euch um.

 

Wie du Ziele in Asana anlegst und verfolgst

Basierend auf dem OKR-Modell kannst du also in Asana

  • Unternehmensziele,
  • Teamziele
  • und persönliche Ziele anlegen, monitoren und steuern.

Und weil die darunter liegenden Ziele die darüber liegenden Ziele in einem Unternehmen beeinflussen, ist genau dies auch das Prinzip von Asana.

D.h. für deine Event-Ziele, die du aus den Unternehmenszielen abgeleitet hast, kannst du ebenfalls Unterziele bzw. Meilensteine einrichten und verfolgen. So weißt du ganz genau auf jeder Ebene, wie sehr du gerade im Plan bist, diesen übererfüllst oder hinterherhinkst.

 

In 4 Schritten zur Ziel-Verfolgung in Asana

1) Lege ein Unternehmensziel in Asana an.

Vergib einen Namen, trag die Mitglieder für dieses Ziel (die Abteilung, das Team, alle) ein und lege fest, wie du die Fortschritte messen willst. Das Praktische in Asana ist, dass du hier basierend auf einem Projektfortschritt die Zielerreichung automatisch ausrechnen lassen kannst. Passt das nicht zu deinem Projekt oder Ziel, kannst du es auch manuell pflegen. Das ist vor allem bei Daten aus externen Pools und Tools sinnvoll. Z.B. die Zahl deiner Follower in LinkedIn oder die Zahl deiner Event-Anmeldungen in einem anderen Tool.

Ziele in Asana anlegen und managen

2. Lege Unterziele fest, die dein Hauptziel unterstützen

Beispielhaft habe ich hier mal für dich angelegt, wie viele Blogbeiträge ich in diesem Jahr veröffentlichen wollte und auch tatsächlich habe. Angenommen, ich will pro Monat 9 Blogartikel schreiben, kommen im Jahr 108 zusammen. Damit ich auch im Verlauf des Jahres tracken kann, ob ich im Plan bin, lege ich für jeden Monat ein Unterziel an. Diese Unterziele kannst du noch genauer definieren; z.B. ob du in Zahlen, in Währung oder in Prozent den Fortschritt tracken möchtest.

 

Teil-Ziele in Asana anlegen
Teilziele in Asana tracken
Ziele in Asana genauer definieren
Teil-Ziele in Asana anlegen
Teilziele in Asana tracken
Ziele in Asana genauer definieren
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3. Prüfe, ob du im Plan bist

Anhand der Prozentualen Angabe oder durch einen absoluten Zahlenvergleich siehst du gleich, ob du im Plan bist oder nicht. Du kannst deine Zielerreichung jedoch auch noch manuell hinzufügen und mithilfe eines Status-Updates das Ergebnis mit dem Team, der Abteilung oder Vorgesetzt·innen teilen.

 

planmäßiges Ziel in Asana - OKR-Methode
Status-Report - Ziele in Asana tracken
planmäßiges Ziel in Asana - OKR-Methode
Status-Report - Ziele in Asana tracken
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4. Tracke die Ziele auf persönlicher, Team- und Unternehmensebene
 
Eben ganz im Sinne von OKR kannst du die Ziele auf jeder Ebene verfolgen. Ganz einfach in Asana. Beispielhaft habe ich hier einmal weitere Ziele angelegt.
Du siehst hier sehr schön den Fortschritt auf jeder Ebene.

 

benutzerdefinierte Felder lösen Workflows in Asana aus
angelegte Unteraufgaben nach Workflow in Asana
benutzerdefinierte Felder lösen Workflows in Asana aus
angelegte Unteraufgaben nach Workflow in Asana
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Warum die Zielverfolgung in Asana effizienter und effektiver ist

Dir ist noch nicht so ganz klar, wo hier der Gamechanger ist? 4 wichtige Gründe dafür hab ich dir mal mitgebracht:

1) Du schaffst eine Verbindung zwischen den Aufgaben und den Zielen

Indem du deine Arbeit genau dort verwaltest und koordinierst, wo du deine Ziele erfasst, schaffst eine klare Verbindung zwischen den einzelnen Aufgaben und den Zielen. So kannst du besser Aufgaben priorisieren und rechtzeitig erkennen, wenn deine Projekte oder Events gefährdet sind.

2) Du erhältst einen Einblick in Echtzeit über deinen Ziel-Fortschritt

Vermutlich erfassen die meisten Unternehmen ihre Ziele in Tabellen. Da liegen sie meist gut. Und es gibt oft keinen Echtzeit-Überblick über den Fortschritt. Erst recht nicht durch eine Visualisierung mit Balken und Farben. Mit der Ziele-Funktion in Asana kannst du deine Ziele-Fortschritte in Echtzeit tracken und jederzeit im Blick behalten.

3) Die Ziele sind auf Unternehmens- und auf Team-Ebene sichtbar

Sowohl die lang- als auch die kurzfristigen Ziele sind in einem einzigen Tool miteinander verbunden und für jeden einsehbar.

4) Wer auf ein Ziel hinarbeitet, ist oft motivierter

Mitarbeitende sind motivierter, wenn sie wissen, worauf sie hinarbeiten und wie ihre Arbeit zum Ziel beiträgt. So wird die eigene Arbeit sinnstiftend(er) – gerade in Zeiten von Fachkräftemangel ein wichtiger Aspekt für Arbeitgeber·innen und Vorgesetzte.

 

OKRs erreichen

Fazit

Willst du deine Ziele wirklich effizient und effektiv verfolgen, musst du sie mit deinen Projekten, deinen Aufgaben und den Tätigkeiten deines Teams oder deiner Abteilung in Echtzeit verfolgen sowie steuern. In einem digitalen Projektmanagement-Tool wie Asana geht das ganz einfach. Du kannst natürlich auch eines der vielen anderen nutzen.

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