Corona-konformes Teilnehmer-Management mit iventic

[Sponsored Post] Ein Corona-konformes Teilnehmer-Management hilft dir, damit du wieder mit Präsenz-Events starten kannst.

Wie du ganz bestimmt selbst mehr oder weniger schmerzvoll erfahren hast, waren wirklich sehr lange keine Präsenz-Events möglich. Und die ersten, die jetzt stattfinden, zeigen ganz deutlich: Viele von uns sehnen sich danach, sich endlich wieder einmal “live” zu treffen. Also auf einer Präsenz-Veranstaltung statt “nur” hinter dem Rechner dem Event-Geschehen zu folgen.

Corona-konformes Teilnehmer-Management mit iventic
Corona-konformes Teilnehmer-Management mit iventic

 

Corona-konformes Event-Management

Jetzt ist wirklich der Zeitpunkt gekommen, zu dem wir viel besser und zuverlässiger planen können. Alles deutet darauf hin, dass trotz steigender Inzidenzen auch größere Veranstaltungen, z.B. mit 3G oder 2G plus PCR-Test und den bekannten Hygieneregeln, wieder möglich sind. Wenn du nur einmal in den Newsfeed von Social Media schaust, siehst du überall erste Events wieder stattfinden. Das stimmt viele positiv – Teilnehmer wie Veranstalter.

Corona-konformes Teilnehmer-Management

Doch wie schon angekündigt – so ganz ohne Hygiene-Konzepte oder durchdachter Abfrage von Teilnehmerdaten geht es nicht. Und das wird uns noch eine ganze Weile begleiten. Darüber hinaus hat das DSGVO-konforme Einholen von Daten auch für dich als Veranstalter seine Vorteile. So kannst du Events anbieten, die besser auf die Bedürfnisse deiner Teilnehmer und deiner Aussteller oder Sponsoren zugeschnitten sind. Und im Moment lautet dieses Bedürfnis vor allem: Sicherheit. Sicherheit vor Ansteckung und vor Verbreitung des Virus.

Deshalb brauchst du ein Corona-konformes Teilnehmer-Management, wie du es beispielsweise von iventic erhältst.

Features für ein Corona-konformes Teilnehmer-Management

Ein Corona-konformes Teilnehmer-Management ermöglicht es dir:

  • die Teilnehmer-Registrierung durchzuführen
    D.h. du registrierst alle Besucher vorab – bekannte Teilnehmer durch eine Einladung, unbekannte Teilnehmer durch eine offene Anmeldung.
  • Teilnehmer vor Ort einzuchecken
    Damit kannst du nachverfolgen, wer wann da war und möglicherweise auch, wann wer das Event wieder verliess.
  • die Teilnehmer kontaktlos einzuchecken
    So vermeidest du Infektionen über Check-In-Materialien wie Listen, Kugelschreiber und ähnliche Dinge, die jeder einmal angefasst hat.
  • feste Sitzplätze für deine Teilnehmer zu vergeben und zu verwalten
    Da in vielen Landesverordnungen die Maximalzahl für Teilnehmer bei Präsenz-Events oftmals höher ist, wenn du eine feste Sitzplatzvergabe einhalten und nachweisen kannst.

Darüber hinaus brauchst du auch für die Abstimmung und Vorbereitung mit anderen Dienstleistern zuverlässige Teilnehmerlisten – in unterschiedlichster Form, Umfang und Inhalt. D.h. dein Caterer muss wissen, wie viele Personen du an welchem Tag erwartest und welche Ernährungsbeschränkungen oder Vorlieben diese mitbringen. Dagegen reicht es, wenn die Location für die Bestuhlung im Hauptsaal weiß, wie viele Teilnehmer du maximal erwartest. Und ein Gesundheitsamt benötigt im Fall des Falles wiederum ganz andere Daten deiner Teilnehmer von dir – und das mit gebotener Geschwindigkeit.

Registrierung - Corona-konformes Teilnehmer-Management mit iventic
Registrierung – für ein Corona-konformes Teilnehmer-Management mit iventic

 

Funktionen von iventic für dein Corona-konformes Teilnehmer-Management

All das kannst du mit dem Teilnehmer-Management von iventic auf- und umsetzen. Dank des flexiblen Frontends und auch Backends.

Von der Planung deines Events mit der Kontrolle der jeweiligen Kapazitäten, heruntergebrochen auf einzelne Tage, Räume oder auch Sessions bis hin zu der integrierten, automatischen Wartelisten-Funktion, ist alles mit iventic möglich. Darüber hinaus kannst du auch die Einladung mit Registrierung auf individuellen Registrierungsseiten im eigenen CI mit iventic umsetzen oder eben auch den kontaktlosen und sehr effizienten Check-In vor Ort. Ebenso stehen dir im Backend von iventic viele Zusatzfunktionen wie das bei Präsenz-Events wertvolle Seating zur Verfügung. Übrigens: Mit dem Seating-Tool bist du einerseits Corona-konform, andererseits ermöglichst du dir so Tickets mit einem gestaffelten Preismodell zu verkaufen. Tickets in Reihe eins sind dabei natürlich teurer, als jene in Reihe 10. Ebenso könntest du die Tickets für besonders begehrte Tische im Rahmen deiner Abendveranstaltung verkaufen – beispielsweise an Sponsoren, die ihre treuesten Kunden an einen besonders prominenten Tisch einladen wollen.

 

Warteliste - für dein Teilnehmer-Management iventic
Warteliste – für dein Teilnehmer-Management iventic

 

Smarte Funktionen eines effizienten Teilnehmer-Managements

Auch deine Workflow-Planung kannst du mit iventic anlegen und verabschiedest dich so von den ewigen Exceltabellen, bei denen nie klar ist, welche eigentlich die aktuelle Version ist. Du kennst das bestimmt “Planung-final.xls”, “Planung-final-2.xls”… und so weiter. Jeder, der Zugriff auf dein Backend hat, ist sofort im Bilde und hat die aktuellen Daten vor Augen.

Darüber hinaus erhältst du mit der Software von iventic umfangreiche Export-/Import-Funktionen, mit denen du sämtliche Listen erstellen und Daten austauschen kannst, die du dir vorstellen kannst.

Workflow - Event-Management mit iventic
Workflow – Event-Management mit iventic

 

Die Event-App von iventic – Corona-konformer Check-In vor Ort

Wie bereits angedeutet, bedeutet Corona-konformes Teilnehmer-Management auch, dass deine Gäste vor Ort möglichst kontaktfrei einchecken können. Von iventic gibt es dafür eine eigene Event-App, die du als Web-App selbst konfigurieren kannst. So kannst du sowohl den Check-In Corona-konform umsetzen als auch deine Teilnehmer vor Ort

  • an Abstimmungen teilnehmen lassen
    Das ist übrigens auch für hybride Events sehr hilfreich.
  • Teilnehmerlisten einsehen lassen
    Das wiederum ist fürs Networking wertvoll.
  • Infomaterialien zum Download anbieten.

Darüber hinaus kannst du mit iventic auch nach deinem Event ein individuell gestaltbares Portal für deine Teilnehmer zusammenstellen und ihnen dort weitere Informationen zur Verfügung stellen. So kannst du ihnen außerdem auch nach dem Event den Kontakt zu anderen Teilnehmern, Sprechern, Ausstellern und Sponsoren anbieten.

 

kontaktloser Check-In für ein Corona-konformes Teilnehmer-Management mit iventic
kontaktloser Check-In mit iventic – für ein Corona-konformes Teilnehmer-Management

 

Fazit

Mit iventic erhältst du alles, was du für ein Corona-konformes Teilnehmer-Management im Rahmen eines Präsenz- oder Hybrid-Events brauchst. Saubere Registrierungen in deinem CI, automatische Wartelisten, Teilnehmerlisten, die sich an Gesundheitsämter schnell weiterleiten lassen, kontaktfreier Check-In, Event-Management-Workflows, die du dir selbst zusammenstellen kannst und vieles, vieles mehr.

Übrigens: Von iventic gibt es auch eine sehr umfangreiche Event-Plattform > Event Management Software & Event-Plattform: iventic

Kontakt

Oliver Warnke
CEO | Geschäftsführer
iventic GmbH
T: +49 (30) 5770 3974-0
info@iventic.com
iventic.com

 

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