Teilnehmer managen: Einfach und flexibel mit plazz

[Sponsored Post] Wenn du die Anmeldungen deiner Teilnehmer managen möchtest, kannst du mittlerweile auf richtig gute Software-Lösungen und Dienste zurückgreifen. Wichtig ist, dass du vorher weißt, was deine Lösung genau können soll. Also wie sieht der Ablauf aus Sicht deiner Teilnehmer aber auch aus deiner Sicht als Eventplaner aus? Erst dann solltest du dir ein paar deiner Wunsch-Kandidaten genauer ansehen. Zum Beispiel die „4 in 1 Lösung“ aus dem Hause der plazz AG. Neugierig? Dann geht’s los.

Teilnehmer managen mit der "4 in 1 Lösung" | © plazz AG
Teilnehmer managen mit der „4 in 1 Lösung“ | © plazz AG

Teilnehmer interessieren mit der Pre-Event-Website

Willst du Teilnehmer auf deine Veranstaltungen aufmerksam machen, brauchst du eine Präsentation im Web. Je ausführlicher dein Programm ist und du deine Sprecher, Sponsoren, Aussteller & Co. darstellen möchtest, umso mehr muss diese Pre-Event-Website können.

Sie muss so – wie die informativen und attraktiven Event-Websites von der plazz AG

  • intiutiv aufgebaut sein,
  • zumindest deine Agenda und die Referenten darstellen können,
  • die Online-Registrierung integrieren,
  • und mit deiner Event-App verbunden sein.

Letzteres gilt natürlich nur für den Fall, dass du eine App benötigst. Vor allem dann, wenn du viele Teilnehmer hast, ein komplexes Programm und auch Sponsoren attraktiv einbinden möchtest, lohnt sich das.

Denk immer daran: Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck. Das gilt auch für deine Veranstaltung und deren Website.

Teilnehmer anziehen mit der Event-Website | © plazz AG
Teilnehmer anziehen mit der Event-Website | © plazz AG

Teilnehmer registrieren mit registr

Kennst du meinen kürzlich veröffentlichten Blogbeitrag zu deinen einkommensproduzierenden Aktivitäten? In aller Kürze: Konzentriere dich auf das, was dir wirklich Umsatz bringt. Dazu gehört es eben nicht, stundenlang Teilnehmerlisten mit Infos aus verschiedenen Quellen zu füttern oder zu formatieren. Nutze eine digitale Lösung, z.B. „registr“ aus dem Hause plazz.

Teilnehmer managen heißt für dich mit plazz:

  • alle Teilnehmer schnell und einfach online registrieren,
  • Einladungs- und Bestätigungsmails aus einem Tool versenden
  • individuelle Abfragen für bestimmte Teilnehmer-Gruppen, wie Aussteller oder Referenten.

Die Lösung registr eignet sich vor allem für Veranstalter, die ihre Teilnehmer kostenfrei einladen. Die also eine klassische Registrierung benötigen und keinen Ticketverkauf. Denn Tickets verkauft plazz nicht.

Mit registr kannst du deine Veranstaltung(en) schnell und einfach angelegen. Natürlich kannst du auch im Backend deine Teilnehmerliste verwalten und Anpassungen vornehmen. Deine Liste wird in Echtzeit aktualisiert und ist somit immer auf dem neuesten Stand – für alle Beteiligten. Ganz im Gegensatz zu einer Excel-Tabelle, auf die ja nicht immer alle zeitgleich Zugriff haben. 😉

Haben sich deine Teilnehmer einmal mit registr angemeldet, kannst du weitere Event-Details abfragen. Zum Beispiel:

  • ob sie ein Hotel buchen möchten,
  • wie ihre An- und Abreise aussehen wird,
  • welche Verpflegungswünsche sie haben
  • oder welche Ausstattungswünsche die Referenten haben.

Du kannst diese Umfragen selbstverständlich zeitlich begrenzen und deren Ergebnisse nach Excel herunterladen. Neugierig auf mehr? Dann schau doch auch in das sehr verständlich gehaltene und umfangreiche Whitepaper von registr.

Teilnehmer managen mit registr | © plazz AG
Teilnehmer managen mit registr | © plazz AG

Teilnehmer involvieren mit der Event-App

Spätestens seit dem Web 2.0 wollen wir uns an Veranstaltungen beteiligen. Sei es dank eines interaktiven Eventformates oder mit Hilfe einer Event-App. Mit der Mobile Event App der plazz AG vereinfachst und unterstützt du den Austausch deiner Teilnehmer untereinander. Zum Beispiel über den eingebauten Chat, die Wall of Ideas oder das Matchmaking Feature.

Mobile Event App | © plazz AG
Mobile Event App | © plazz AG

Als Eventmanager kannst du mit dieser Event-App außerdem deinen Teilnehmern Push-Nachrichten senden uns sie so über Programmänderungen informieren. Oder noch einmal auf die nun anstehende Keynote aufmerksam machen. Darüber hinaus kannst du sie mit einer Umfrage, Live Voting oder einem Quizz in das Eventgeschehen einbinden. Ganz im Sinne der Interaktivität.

Besonders hilfreich finde ich auch die Videos mit den Anleitungen für dich als Event-Planer.

Youtube-Kanal mit Anleitungen für die Event-App von plazz
Youtube-Kanal mit Anleitungen für die Event-App von plazz

Teilnehmer einchecken mit der Check-In-App

Teilnehmer managen bedeutet auch: Sie vor Ort einchecken. Zeitgemäß, digital und deutlich schneller geht das heute zum Beispiel mit der Check-In-App von der plazz AG. Und eben nicht mehr mit Papierlisten und darauf abgestrichenen Namen. 😏

Du scannst einfach mit einem iPad die QR-Codes deiner Teilnehmer und schon sind sie eingecheckt. Solch ein Self Check-In wird übrigens von vielen Teilnehmern sehr begrüßt und von noch zu wenigen Veranstaltern angeboten.

Stellst du einfach ein paar Hostessen mit zur Seite, hast du auch diejenigen bedacht, die im Umgang mit Apps & Co. nicht so firm sind. Die Zahl der Hostessen reduziert sich für dich dadurch deutlich.

Check-In-App | © plazz AG
Check-In-App | © plazz AG

Hast du mehr Teilnehmer? Ordere einfach mehr iPads und scanne die Teilnehmer parallel. Mit der Event-App aus dem Hause plazz ganz einfach möglich. Und wenn du möchtest, kannst du deine Teilnehmer auch auschecken lassen. Zum Beispiel, weil du für die Teilnahme-Bescheinigungen wissen möchtest, wer wie lange beim Event war.

Du möchtest die Badges vor Ort live drucken oder Teilnehmer-Statistiken in Echtzeit ansehen? Ebenfalls möglich! Mehr dazu findest du im Whitepaper.

Die Check-In-App von der plazz AG:

Die 4 in 1 Lösung

IT kann dir eine Menge Arbeit abnehmen. Am besten wenn die vielen IT-Lösungen, die du nutzt, auch miteinander „reden“. Also wenn die darin gepflegten Daten aufeinander abgestimmt sind – mit Hilfe von Schnittstellen. Ich glaube ja, dass eines der größten Hemmnisse in der Digitalisierung von Event-Dienstleistungen die nicht vorhandenen oder schwer konfigurierbaren Schnittstellen sind. Eventmanager sind nun einmal keine IT’ler. Und noch seltener sitzen echte Entwickler in Event-Agenturen. Umso besser, wenn deine IT-Lösungen bereits aus einem Guss sind – wie die von der plazz AG.

Alle Daten werden zentral über ein Content-Management-System (CMS) gepflegt. Und die dazugehörigen Schnittstellen existieren bereits. 👍

Teilnehmer managen – mit IT aus einer Hand | © plazz AG
Teilnehmer managen – mit IT aus einer Hand | © plazz AG

Teilnehmer managen mit der plazz AG

Wenn du zuvor noch nichts von der plazz AG gehört hattest, dann möchte ich sie dir einmal ganz kurz und knapp vorstellen.

Mit den Sitzen in Erfurt und München ist das 28köpfige Team von plazz jederzeit komfortabel für dich erreichbar. In der gleichen Zeitzone und der gleichen Muttersprache und der gleichen Eventmanager-Sprache. Wenn du einmal mit einem ausländischen Anbieter gearbeitet hast, weißt du, wie viele “Selbstverständlichkeiten” du doch noch einmal briefen musst.

Bei 450 Kunden und 750 Event-App Einsätzen im Jahr 2018 kannst du darüber hinaus aus einem großen Erfahrungsschatz der plazz AG schöpfen. Gerade, wenn du dir selbst ein wenig unsicher sein solltest, was deine Registrierungssoftware oder deine Event-App können sollten.

Allein aus ihren Standorten und aus ihren DAX-Referenzen kannst du schon erkennen, dass auch sie sich sehr genau an die Vorschriften der DSGVO halten müssen. Möchtest du mehr darüber wissen, schau doch auch ins Whitepaper der registr-Lösung.

plazz im Überblick | © plazz AG
plazz im Überblick | © plazz AG

Wer heute schon auf plazz setzt: Referenzen

Bereits 14 DAX-Konzerne – und viele weitere Event-Planer – setzen auf die Services aus dem Hause plazz und managen ihre Events und Teilnehmer darüber. Wenn du dir einmal die Referenzen auf der plazz-Website genauer anschaust, kannst du sehen, dass sie dabei deinen Status Quo und deine Wünsche sehr genau berücksichtigen. “Der Kunde kommt zuerst” wird hier gelebt.

Zum Beispiel:

  • INTERSPORT Alpenglühen 2018
    Beim legendären „Ski-Testival“ in Obertauern kam erneut die Mobile Event App von plazz zum Einsatz. Und sie bot den Teilnehmern alles, um jederzeit auf dem neuesten Stand zu sein – inklusive Aussteller- und Sponsoreninfos.
  • Internationale Zuliefererbörse (IZB)
    Auch die IZB, die europäische Leitmesse der Automobilzuliefererindustrie, setzte bereits auf die Mobile Event App als digitalen Begleiter. Besonders spannend für Eventmanager finde ich dabei den  Synchronisierungsprozess zwischen der Webseite der IZB und der Mobile Event App. Dieser sorgte  dafür, dass die Angaben zu Ausstellern jeweils nur an einer Stelle aktualisiert werden mussten.
  • Global Media Forum
    … eine Veranstaltung der Deutschen Welle.
    Eine App für 2.000 Gäste aus 140 Ländern, mit 277 Referenten und 60 Partnerorganisationen. Diese unterstützte vorranging die Kommunikation vor und während der Veranstaltung. Die rege App-Nutzung lässt sich mit beliebten Features für die Interaktion als auch für die Orientierung erklären. Zum Beispiel: Chat, Twitter Wall, Galerie und Lageplan.

Fazit

Die Lösung aus dem Hause plazz eignet sich für alle, welche die vier Komponenten gern mit IT aus einer Hand umsetzen wollen:

  • Teilnehmer mit der Event-Website interessieren und informieren,
  • mit Hilfe von registr Einladungen versenden und Teilnehmer managen,
  • vor Ort eine Check-In App nutzen und
  • über die Event App Teilnehmer während des Events begeistern.

Und das eben alles ohne extra Schnittstellen. Besonders spannend ist diese „4 in 1 Lösung“  – vom Anbieter selbst „Alles aus einer Hand“ genannt – für Veranstalter, die klassisch Gäste einladen. Also kostenfrei einladen oder die eventuell anfallende Rechnungen separat lösen.

Ansprechpartner

Stephan Rode | Ansprechpartner bei plazz

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Stephan Rode

T:+49-89-80923656 oder

sales@plazz.ag

 

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