[Sponsored Post] Eine Individuallösung, also eine maßgeschneiderte Event-Software hat zahlreiche Vorteile. Zum Einen passt sie genau zu deinen Bedürfnissen und zum Anderen kannst du vorhandene IT-Lösungen damit sehr gut einbinden. Die Event-Software, die ich dir heute von rayseven vorstellen möchte eignet sich besonders für komplexe Prozesse rund um dein Event. Einfach, weil dann die Vorteile der individuell konfigurierten Lösung so richtig zum Tragen kommen.
Warum und wann lohnt sich eine maßgeschneiderte Event-Software?
Standardlösungen haben ihre Berechtigung. Keine Frage. Doch auch ich selbst habe schon eine Event- oder eine Teilnehmermanagement-Software gesucht. Und einfach keine passende gefunden. Gut, ich gebe zu, die Lösungen haben sich inzwischen stark weiterentwickelt. Allerdings kann ich mir sehr gut vorstellen, dass auch du das ein oder andere Mal an die Grenzen einer Standard-Software stößt. Dann kann sich eine maßgeschneiderte Event-Software für dich lohnen.
Beispielsweise eine, die praxiserprobte Event-Module passgenau für dich zusammenstellt und bei der die Schnittstellen zu deinen vorhandenen Tools auf deine Wünsche und Anforderungen konfiguriert werden. Natürlich konfigurieren dir auch Standard-IT-Anbieter eine Software. Doch das ist nicht ihr Kerngeschäft. Viel genauer schauen meist die Anbieter hin, die für dich eine Individuallösung entwickeln. So wie bei ray.seven.
Maßgeschneiderte Event-Software von Eventmanagern für Eventmanager
Die maßgeschneiderte Event-Software ray.seven stammt aus der Feder von Event-Experten. Denn die Kollegen der IT-Entwickler von ray.seven organisieren selbst auch Events – in der Eventagentur STR8.
Wie sinnvoll die Kombination von IT & Event sein kann, habe ich selbst schon erlebt. Z.B. wenn die Kollegen aus der Software-Entwicklung zu den Kollegen aus dem Bereich Hardware einfach über den Flur herüberlaufen können.
Folglich kennt ray.seven die Wünsche eines Eventmanagers aus erster Hand ebenso wie Verbesserungspotenziale bei der eigenen Software. Diese beheben sie kurzerhand in Absprache mit den Kollegen am anderen Ende des Ganges.
So erhältst du eine praxiserprobte und maßgeschneiderte Event-Software, die stets up to date ist.
Wie du von der Event-Software von ray.seven besonders profitierst
Gute Individuallösungen beginnen damit, dass ihr gemeinsam herausfindet, was die neue maßgeschneiderte Event-Software können soll. Denn die Wünsche und Anforderungen, die du im Kopf hast oder vielleicht deine Kollegen oder dein Chef müssen klar und strukturiert beim IT-Anbieter landen. So kann dich dein Anbieter auch in verschiedenen Punkten beraten. Welche Features sind sinnvoll? Was ist vielleicht ein Prozess, den du mit dem neuen Tool viel effizienter lösen könntest?
All das und mehr klärt ray.seven zu Beginn eines Software-Projektes deshalb immer in einem Workshop – mit dir und allen relevanten Beteiligten.
Die Module der Event-Software von ray.seven
Auch wenn du auf eine Individuallösung setzt, dein IT-Anbieter wird und muss nicht jedes Mal das Rad neu erfinden. Deshalb gibt es auch bei ray.seven verschiedene Module, die je nach Bedarf zusammengestellt werden.
Teilnehmermanagement
Stelle zusammen, was du brauchst und wie du es brauchst:
- Online Anmeldeportal inklusive Registrierung für Workshops, Seminare, Vorträge,
- digitales Einladungs- und Teilnehmermanagement,
- anpassbares Layout nach CD-Vorgaben,
- mehrsprachige Registrierungsseiten,
- Tools für den Check-In und -Out,
- umfassendes Live-Eventcontrolling,
- Name Badges.
- eTicketing, z.B. E-Mail, Smartphone,
- Event App für die Teilnehmer,
- Orga App für dich als Veranstalter,
- Hotelverwaltung,
- Live-Umfragen,
- integriertes Leadmanagement
- und vieles mehr
Seminar – & Eventmanagementsysteme
Dieses Feature wird interessant, wenn du Veranstaltungsreihen organisieren und durchführen willst. Oder Seminare und Workshops deines Gesamt-Events einzeln buchen lassen möchtest. Diese kannst du im Anmeldeportal entweder einfach als weiteren Abfragepunkt hinzufügen. Oder du legst eine neue Veranstaltung in deinem Eventportal Portal von ray.seven an. So kannst du beispielsweise deine Raumkapazitäten und deine Workshop-Kontingente steuern.
Leadmanagement
Willst du die Gespräche mit deinen (potenziellen) Kunden auf Messen und Events erfassen, nutze ein digitales Leadmanagement-Tool. Papierbögen sind weder zeitgemäß noch schnell oder gar effizient. Bis die Info über einen Lead beim Vertrieb landet, hat dein potenzieller Kunde schon längst ein Angebot vom Wettbewerber.
Bist du Veranstalter von Messen, biete daher deinen Ausstellern ein professionelles Leadmanagement-Tool an. Oder besorge dir selbst eins, wenn du Aussteller bist. Die Individuallösung von ray.seven hat folgende Features und Eigenschaften:
- intuitive Erfassung über Tablet und PC,
- unabhängig vom Betriebssystem,
- kein Account für Appstore, Playstore etc. notwendig,
- rechtegesteuertes Backend,
- anpassbare Masken zur Erfassung der Leads,
- integriert in die bestehende Prozesse in deinem Hause,
- automatisches Follow-up und automatisierte Zuordnung, z.B. nach Vertriebsregionen,
- Live-CRM-Suche und CRM-Importe,
- Live Reports und Exporte,
- unbegrenzte Anzahl an Usern pro Einsatz,
- beliebig viele Leads pro Einsatz.
Darüber hinaus kannst du auch Tablets oder andere Hardware für deinen Check-In bei ray.seven mieten.
Messestandmanagement
Lass dich bei der Organisation deiner Messestände unterstützen. Mithilfe der Online-Plattform für deine Messeorganisation kannst du Mitarbeiter und Termine verwalten, Hotelkontingente steuern sowie sämtliche andere Kontingente verwalten. Außerdem kannst du in Echtzeit sehen, wer am Messestand und damit für Kunden verfügbar ist oder auch Besprechungsräume und Caterings buchen.
Individuallösung
Eine im wahrsten Sinne des Wortes maßgeschneiderte Event-Software. Hier blühen die Macher von ray.seven so richtig auf. Fordere sie heraus und lass sie deine Prozesse verstehen, abbilden und weiterentwickeln.
Referenzen
Schau dir einfach einmal ein Referenz-Video für das Fujitsu Forum 2017 an. Da kam das Teilnehmermanagement-System von ray.seven zum Einsatz.
Oder diese Veranstaltung hier für Autodesk in Europa – die One Team Extension. Ray.seven hat das digitale Teilnehmermanagement für 2.500 PAX übernommen.
Und hier ein Messe-Beispiel: Europas größte ITK-Hausmesse “ALSO – channel trends+visions” mit über 150 Herstellerpartnern und 4.000 PAX. Von ray.seven kam das Teilnehmermanagement-Tool sowie ein eigenes Ausstellerportal – für die Organisation aber auch Interaktion mit den Ausstellern, Partnern, Händlern aber auch Crew und Interne. Über das Ausstellerportal können deine Aussteller auch ihren kompletten Messestand buchen und ausstatten.
Gibt’s ray.seven auch für kleine Projekte?
Ja, natürlich. Wenn du lediglich eine Webseite mit einem einfachen Registrierungsformular brauchst, bekommst du das auch. Das volle Potenzial einer auf deine Wünsche und Anforderungen abgestimmten Software-Lösung hebst du allerdings vor allem dann, wenn es etwas komplexer wird. Eben dann, wenn die standardisierten Lösungen am Markt für dich nicht richtig passen. Und wenn du sie nur mit großem Aufwand auf deine Events anpassen lassen müsstest.
Was kostet eine maßgeschneiderte Event-Software von ray.seven?
Für die maßgeschneiderte Event-Software von ray.seven gibt es verschiedene Preis-Modelle und es hängt natürlich sehr davon ab, was du in welchem Umfang brauchst. Einmalig bezahlst du das Set-Up, also für die individuelle Entwicklung. Und dann gibt es unterschiedliche Lizenzmodelle, z. B. auf Basis der User, auf Basis der Anzahl der Veranstaltungen oder auch hier ein individuelles Paket. Dazu können Support- und Hardware-Kosten kommen, beispielsweise für gemietete iPads, und Aufwand für Weiterentwicklungen der Software.
Fazit
Je umfangreicher und komplexer deine Anforderungen an eine Teilnehmermanagement-Software sind, desto eher lohnt sich eine maßgeschneiderte Event-Software wie die von ray.seven. Kombiniere die für dich richtigen Module, lass die Schnittstellen konfigurieren und optimiere deine Event-Prozesse – für ein effizientes und zeitgemäßes Eventmanagement.
Je umfangreicher und komplexer deine Anforderungen an eine Teilnehmermanagement-Software sind, desto eher lohnt sich eine maßgeschneiderte Event-Software wie die von ray.seven. Kombiniere die für dich richtigen Module, lass die Schnittstellen konfigurieren und optimiere deine Event-Prozesse – für ein
effizientes und zeitgemäßes Eventmanagement.
Ansprechpartner
Mirko Voges
STR8. Agentur für geplante Ereignisse
T: +49 511 390 890 – 17
mirko.voges@str8.de
> ray.seven
PS: Von STR8. erhältst du auch eine Plattform für deine digitalen Messen oder Kongresse.