Viele Eventregistrierungen wirken wie ein Bewerbungsgespräch. Vorname, Nachname, Firma, Position, Branche, Unternehmensgröße, Telefonnummer – und bitte noch drei Einwilligungen bestätigen. Und das Ergebnis kennen viele Veranstalter: Die Registrierung wird abgebrochen, die Conversion sinkt und trotzdem fehlen wichtige Informationen über die Teilnehmenden. Dabei gibt es einen besseren Ansatz: Weniger fragen und später Teilnehmerdaten anreichern.
Genau hier kommt ein Konzept aus dem Marketing ins Spiel, das im Eventbereich zunehmend interessant wird: Mit KI kannst du Teilnehmerdaten automatisch ergänzen. Aus einer einzigen E-Mail-Adresse kann so ein deutlich vollständigeres Teilnehmerprofil entstehen.
Teilnehmerdaten anreichern statt langer Registrierungsformulare
Viele Eventveranstalter·innen wollen möglichst viele Informationen über ihre Zielgruppe sammeln. Das ist nachvollziehbar. Schließlich helfen Teilnehmerdaten dabei, Inhalte zu personalisieren, Networking zu verbessern und Leads auszuwerten.
Das Problem: Diese Informationen werden häufig zu früh abgefragt.
Beim Erstkontakt zählt vor allem Geschwindigkeit. Wer sich für ein Event anmeldet, möchte möglichst schnell durch das Formular kommen. Je länger die Registrierung dauert, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Interessenten abspringen.
Deshalb gilt eine einfache Regel:
Frage beim ersten Kontakt lieber nur wenige Daten ab und lass später die Teilnehmerdaten anreichern.
Oft reichen zunächst völlig aus:
- Name
- E-Mail-Adresse
Weitere Informationen kannst du später ergänzen (lassen). Zum Beispiel durch Interaktionen während des Events oder durch automatisierte Datenanreicherung. Und dabei kann dir KI enorm helfen.
Wie dir KI hilft, Teilnehmerdaten anzureichern
Wenn Tools automatisch Teilnehmerdaten anreichern, versuchen sie aus vorhandenen Informationen weitere Hinweise abzuleiten.
Ein typisches Beispiel ist die E-Mail-Adresse. Viele Systeme analysieren die Domain und greifen auf öffentlich verfügbare Informationen über das Unternehmen zurück.
So kann aus einem einfachen Datensatz wie max.mustermann@firma.de ein deutlich vollständigeres Profil entstehen. Mögliche zusätzliche Informationen sind zum Beispiel:
- Firmenname
- Branche
- Website des Unternehmens
- Tätigkeitsfeld
Für dich als Eventmanager·in bedeutet das: Teilnehmerdaten anreichern, ohne dass deine Teilnehmenden ein langes Formular ausfüllen müssen.
Achtung:
KI kann super viele Teilnehmerdaten anreichern. Mega. Ganz easy.
Aber man sollte sie ALLE manuell korrigieren. Weniger mega.
Teilnehmerdaten anreichern verbessert Eventmarketing und Kommunikation
Wenn Veranstalter·innen wie du Teilnehmerdaten anreichern, entstehen mehrere Vorteile für dein Eventmarketing.
Erstens wird Segmentierung einfacher. Du als Veranstalter·in kannst deine Zielgruppen nach Branche, Unternehmensgröße oder Tätigkeitsbereich strukturieren.
Zweitens verbessert sich die personalisierte Kommunikation. Eventmails kannst du stärker auf bestimmte Zielgruppen zuschneiden.
Drittens profitieren Networking und Matchmaking. Wenn mehr Kontext über deine Event Teilnehmer·innen vorhanden ist, können Event-Tools wie Apps und Plattformen passende Kontakte besser miteinander verbinden.
Gerade im B2B-Bereich kann das einen großen Unterschied machen. Events sind dort häufig einer der wichtigsten Lead-Generatoren. Wenn du Teilnehmerdaten anreichern kannst, erhältst du wertvollere Event-Leads.
Beispiel: Teilnehmerdaten anreichern mit KlickTipp
Ein Beispiel für automatisierte Datenanreicherung zeigt ein Video zur Funktion „SmartEnrichment“ im Marketing-Tool KlickTipp.
Die Idee: Aus einer vorhandenen E-Mail-Adresse werden automatisch zusätzliche Informationen über den Kontakt ergänzt.
Wichtig ist dabei: Dieses Beispiel zeigt nur eine mögliche Umsetzung, du deine Teilnehmerdaten anreichern könntest.
Ähnliche Funktionen entstehen aktuell in vielen Systemen:
- Marketing-Automation-Tools
- CRM-Systeme
- Event-Management-Plattformen
Tipp:
Deshalb lohnt sich eine einfache Frage an den eigenen Tool-Anbieter: Gibt es Funktionen, mit denen du automatisch Teilnehmerdaten anreichern kannst?
Manchmal existieren solche Möglichkeiten bereits im System. Manchmal stehen sie auf der Produkt-Roadmap. Und manchmal braucht es einfach Kunden, die danach fragen.
Fazit: Teilnehmerdaten anreichern, statt Registrierungen kompliziert machen
Viele Eventveranstalter·innen versuchen beim Erstkontakt möglichst viele Informationen einzusammeln. Die Folge sind lange Formulare, niedrige Anmelderaten und frustrierte Nutzer·innen. Der bessere Ansatz lautet: Erst wenig fragen, später Teilnehmerdaten anreichern.
Eine KI-basierte Datenanreicherung kann dabei helfen, Teilnehmerprofile automatisch zu ergänzen und gleichzeitig die Registrierung schlank zu halten.
Das verbessert:
- die Conversion der Event-Anmeldung
- die Qualität der Teilnehmerdaten
- die Möglichkeiten für Personalisierung und Networking
Oder anders gesagt: Wer Teilnehmerdaten anreichern kann, braucht beim ersten Kontakt nicht mehr alles abzufragen.
Manchmal reicht eine einzige E-Mail-Adresse. Der Rest folgt (von ganz allein).
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